Mencatat absensi karyawan adalah hal yang cukup penting dalam sebuah perusahaan. Biasanya, absensi karyawan dicatat oleh bagian HRD sebagai salah satu tugas perangkat kerja. Namun, dengan menggunakan Microsoft Excel, kita dapat membuat sebuah aplikasi absensi otomatis yang mempermudah pekerjaan HRD dalam mencatat kehadiran karyawan.
Excel Absensi Karyawan
Excel merupakan salah satu program aplikasi dari Microsoft Office yang memiliki banyak manfaat dalam mengelola data, termasuk membuat absensi karyawan. Dalam membuat absensi karyawan, kita dapat memanfaatkan beberapa fitur Microsoft Excel, seperti formula, VLOOKUP atau fungsi pencarian, dan pivot table atau tabel dinamis. Dengan memanfaatkan fitur-fitur tersebut, kita dapat membuat sebuah aplikasi absensi otomatis yang efektif dan efisien dalam mencatat kehadiran karyawan.
Tutorial Membuat Aplikasi Absensi Otomatis di Ms Excel
Berikut adalah tutorial membuat aplikasi absensi otomatis di Microsoft Excel yang dapat membantu mengelola kehadiran karyawan secara efektif dan efisien.
1. Membuat data dasar
Langkah pertama dalam membuat aplikasi absensi otomatis di Microsoft Excel adalah membuat data dasar, seperti daftar nama karyawan, jabatan, dan departemen. Data dasar ini akan digunakan sebagai referensi atau data masukan dalam membuat aplikasi absensi. Cara membuat data dasar adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel, kemudian buatlah satu file baru.
- Setelah itu, buatlah satu sheet dan beri nama “Data Dasar”.
- Di dalam sheet “Data Dasar”, buatlah beberapa kolom, seperti kolom Nama Karyawan, Kolom Jabatan, dan Kolom Departemen.
- Di dalam kolom Nama Karyawan, masukkan satu per satu daftar nama karyawan yang ada di perusahaan.
- Di dalam kolom Jabatan, masukkan informasi jabatan setiap karyawan.
- Di dalam kolom Departemen, masukkan informasi departemen setiap karyawan.
2. Membuat daftar hadir karyawan
Setelah membuat data dasar, langkah selanjutnya adalah membuat daftar hadir karyawan. Daftar hadir karyawan atau absensi karyawan ini akan menjadi data utama untuk mencatat kehadiran karyawan. Cara membuat daftar hadir karyawan adalah sebagai berikut:
- Buatlah satu sheet baru dengan nama “Daftar Hadir”.
- Buatlah beberapa kolom pada sheet “Daftar Hadir”, seperti Kolom Nama Karyawan, Kolom Tanggal, Kolom Jam Masuk dan Kolom Jam Pulang.
- Masukkan rumus =Data_Dasar!A1 pada sel A2 pada sheet “Daftar Hadir”. Rumus ini akan menampilkan daftar nama karyawan yang telah dimasukkan pada sheet Data Dasar.
- Masukkan juga rumus =TODAY() pada kolom Tanggal. Rumus ini akan menampilkan tanggal hari ini.
- Di dalam kolom Jam Masuk dan Jam Pulang, kita dapat menggunakan formula IF untuk menampilkan waktu masuk atau waktu pulang. Misalnya, kita dapat menggunakan formula =IF(C2<>“”, C2, “”) pada sel D2 untuk menampilkan waktu masuk atau waktu pulang.
- Pastikan juga untuk memberikan formatting pada sheet, seperti memberikan border atau garis pada sel, dan memberikan warna yang berbeda untuk setiap nilai kehadiran karyawan.
3. Membuat laporan absensi karyawan
Setelah membuat daftar hadir karyawan, langkah selanjutnya adalah membuat laporan absensi karyawan. Laporan ini akan menampilkan informasi kehadiran karyawan selama satu periode waktu tertentu. Cara membuat laporan absensi karyawan adalah sebagai berikut:
- Buatlah satu sheet baru dengan nama “Laporan Absensi”.
- Buatlah beberapa kolom pada sheet “Laporan Absensi”, seperti Kolom Nama Karyawan, Kolom Jabatan, Kolom Departemen, dan Kolom Total Kehadiran.
- Masukkan rumus =Data_Dasar!A1 pada sel A2 pada sheet “Laporan Absensi”. Rumus ini akan menampilkan daftar nama karyawan yang telah dimasukkan pada sheet Data Dasar.
- Di dalam kolom Total Kehadiran, kita dapat menggunakan formula COUNTIF untuk menghitung total kehadiran karyawan. Misalnya, kita dapat menggunakan formula =COUNTIF(‘Daftar Hadir’!E:E, “Hadir”) pada sel E3 untuk menghitung total kehadiran karyawan.
- Gunakan formula VLOOKUP untuk menampilkan informasi jabatan dan departemen karyawan. Misalnya, kita dapat menggunakan formula =VLOOKUP(A3,Data_Dasar!A:C,2,FALSE) pada sel B3 untuk menampilkan informasi jabatan karyawan.
- Pastikan juga untuk memberikan formatting pada sheet, seperti memberikan border atau garis pada sel, dan memberikan warna yang berbeda untuk setiap karyawan yang sudah masuk.
Cara Membuat Absensi di Excel
Selain dengan tutorial di atas, terdapat beberapa cara lain untuk membuat absensi di Excel. Berikut adalah cara-cara membuat absensi di Excel yang dapat dilakukan oleh pengguna Microsoft Excel.
1. Membuat absensi dengan menggunakan pivot table
Pivot table atau tabel dinamis merupakan salah satu fitur yang sangat berguna dalam mengelola data di Microsoft Excel. Dalam membuat aplikasi absensi, kita dapat memanfaatkan fitur pivot table untuk menampilkan data kehadiran karyawan secara visual dan mudah dibaca. Cara membuat absensi dengan menggunakan pivot table adalah sebagai berikut:
- Buatlah satu sheet baru dengan nama “Data Absensi”.
- Di dalam sheet “Data Absensi”, buatlah beberapa kolom, seperti Kolom Nama, Kolom Tanggal, dan Kolom Status (masuk, izin, sakit, atau alpa).
- Masukkan data kehadiran karyawan pada kolom Nama dan Tanggal.
- Di dalam kolom Status, kita dapat memasukkan status kehadiran karyawan, seperti masuk, izin, sakit, atau alpa.
- Setelah semua data kehadiran karyawan telah dimasukkan, kita dapat menggunakan pivot table untuk menampilkan informasi kehadiran karyawan secara visual. Cara membuat pivot table adalah dengan mengikuti langkah berikut:
- Pada menu Insert, pilihlah Pivot Table.
- Pada jendela Create Pivot Table, pilihlah Range Data yang ingin dijadikan pivot table.
- Pilih lokasi tempat pivot table akan ditempatkan, kemudian klik OK.
- Tambahkan kolom Status ke dalam bagian Column Labels.
- Tambahkan kolom Tanggal ke dalam bagian Row Labels.
- Tambahkan kolom Nama ke dalam bagian Value.
2. Membuat absensi dengan menggunakan macro
Macro merupakan salah satu fitur dalam Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna untuk melakukan beberapa tindakan sekaligus dengan hanya menggunakan satu perintah. Dalam membuat aplikasi absensi, kita dapat memanfaatkan fitur macro untuk mencatat kehadiran karyawan secara otomatis. Cara membuat absensi dengan menggunakan macro adalah sebagai berikut:
- Buatlah satu sheet baru dengan nama “Data Absensi”.
- Di dalam sheet “Data Absensi”, buatlah beberapa kolom, seperti Kolom Nama, Kolom Tanggal, dan Kolom Status (masuk, izin, sakit, atau alpa).
- Masukkan data kehadiran karyawan pada kolom Nama dan Tanggal.
- Di dalam kolom Status, kita dapat memasukkan status kehadiran karyawan, seperti masuk, izin, sakit, atau alpa.
- Kemudian, buatlah sebuah macro untuk mencatat kehadiran karyawan secara otomatis. Berikut adalah contoh kode macro:
“`VBA
Sub Absen()
Dim CompanyName As String, Karyawan As String, Tanggal As String, Status As String
Dim LastRow As Long‘Mendapatkan Company Name
CompanyName = ThisWorkbook.Name‘Mendapatkan data dari input box
Karyawan = InputBox(“Masukkan Nama Karyawan”)
Tanggal = InputBox(“Masukkan Tanggal (dd-mm-yyyy)”)
Status = InputBox(“Masukkan Status Kehadiran (Masuk/Izin/Sakit/Alpa)”)‘Menemukan baris terakhir untuk menambahkan data baru
LastRow = Sheets(“Data Absensi”).Range(“A” & Rows.Count).End(xlUp).Offset(1).Row‘Memasukkan data baru
Sheets(“Data Absensi”).Range(“A” & LastRow).Value = Karyawan
Sheets(“Data Absensi”).Range(“B” & LastRow).Value = Tanggal
Sheets(“Data Absensi”).Range(“C” & LastRow).Value = Status‘Membuat pesan konfirmasi
MsgBox “Data Kehadiran Telah Ditambahkan!”End Sub
“` - Setelah dibuat, macro dapat dijalankan dengan menekan tombol Ctrl+Shift+M atau dengan memilih menu Developer -> Macros -> Absen -> Run.
- Setiap kali kita menjalankan macro tersebut, data kehadiran karyawan akan otomatis tercatat pada sheet “Data Absensi”.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah aplikasi absensi yang dibuat di Microsoft Excel bisa diakses secara online?
Jawaban: Tergantung. Jika aplikasi tersebut disimpan pada sebuah cloud storage seperti OneDrive atau Google Drive, maka aplikasi tersebut dapat diakses secara online asalkan terhubung dengan internet. Namun, jika aplikasi tersebut hanya disimpan pada komputer lokal, maka aplikasi tersebut hanya bisa diakses melalui komputer tersebut.
Pertanyaan 2: Apakah aplikasi absensi yang dibuat di Microsoft Excel bisa digunakan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak?
Jawaban: Sebenarnya, aplikasi absensi yang dibuat di Microsoft Excel tidak ideal untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak. Hal ini dikarenakan memasukkan data kehadiran karyawan secara manual pada Excel bisa memakan waktu yang cukup lama jika jumlah karyawan cukup banyak. Namun, jika pengguna memiliki pengetahuan VBA atau bahasa pemrograman lainnya, maka aplikasi tersebut bisa dioptimalkan agar lebih mudah digunakan dan bisa menangani perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial tentang cara membuat aplikasi absensi otomatis di Microsoft Excel.
