Excel adalah salah satu software yang banyak digunakan untuk mengolah data di berbagai bidang seperti keuangan, administrasi, dan lain-lain. Dalam pengolahan data di Excel, seringkali kita membutuhkan data dari file lain atau sheet yang berbeda. Salah satu cara untuk mengambil data tersebut adalah dengan menggunakan rumus VLOOKUP di Excel.
VLOOKUP Beda File
VLOOKUP adalah salah satu rumus di Excel yang sering digunakan untuk mencari nilai tertentu dalam tabel atau range data. Pada umumnya, VLOOKUP digunakan pada satu file atau satu sheet yang sama. Namun, bagaimana jika kita ingin menggunakan VLOOKUP pada file atau sheet yang berbeda?
Untuk melakukan VLOOKUP pada file atau sheet yang berbeda, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan.
Langkah 1: Memastikan Kedua File Terbuka
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan kedua file terbuka. Misalnya, ada dua file Excel yang bernama “file1.xlsx” dan “file2.xlsx”. Kedua file tersebut harus dalam keadaan terbuka sehingga kita bisa menggunakan VLOOKUP pada file lainnya.
Langkah 2: Memilih Tabel Tempat Data Akan Dimasukkan
Langkah kedua adalah memilih tabel tempat data akan dimasukkan. Misalnya, kita akan menggunakan file “file1.xlsx” untuk mengambil data dari file “file2.xlsx”. Kita akan memasukkan data tersebut pada tabel yang ada di file “file1.xlsx”.
Pada tabel di file “file1.xlsx”, kita akan membuat 4 kolom yaitu “Nama”, “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji”. Kolom “Nama” akan diisi dengan nama-nama karyawan, kolom “Kota” akan diisi dengan kota asal karyawan, kolom “Posisi” akan diisi dengan posisi karyawan, dan kolom “Gaji” akan diisi dengan gaji karyawan.
Langkah 3: Mengetik Rumus VLOOKUP
Langkah ketiga adalah mengetik rumus VLOOKUP pada file “file1.xlsx” untuk mengambil data dari file “file2.xlsx”. Rumus VLOOKUP pada file “file1.xlsx” akan kita masukkan pada kolom “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji”.
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Kota” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$B$8,2,FALSE)
Penjelasan:
- VLOOKUP : fungsi rumus VLOOKUP
- $A2 : nilai yang akan dicari pada file “file2.xlsx”. Kolom “Nama” pada tabel di file “file1.xlsx” akan dijadikan acuan untuk mencari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. $A2 adalah tipe reference absolute.
- ‘[file2.xlsx]Sheet1’!$A$2:$B$8 : range data yang akan dicari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. Pada contoh ini, kita akan mencari nilai yang sama pada kolom “Nama” dan “Kota” pada file “file2.xlsx”. [file2.xlsx] adalah nama file yang akan diambil datanya, “Sheet1” adalah nama sheet tempat data berada, dan $A$2:$B$8 adalah range data tempat nilai yang akan dicari pada kolom “Nama” dan “Kota”.
- 2 : angka yang menunjukkan kolom pada range data yang akan diambil nilainya. Pada contoh ini, kita akan mengambil nilai pada kolom “Kota”.
- FALSE : nilai benar atau salah pada rumus VLOOKUP. Jika nilai ini diisi dengan benar (TRUE), maka VLOOKUP akan mencari nilai yang sama atau nilai terdekat pada range data. Jika nilai ini diisi dengan salah (FALSE), maka VLOOKUP hanya akan mencari nilai yang tepat pada range data.
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Posisi” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$C$8,3,FALSE)
Penjelasan:
- VLOOKUP : fungsi rumus VLOOKUP
- $A2 : nilai yang akan dicari pada file “file2.xlsx”. Kolom “Nama” pada tabel di file “file1.xlsx” akan dijadikan acuan untuk mencari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. $A2 adalah tipe reference absolute.
- ‘[file2.xlsx]Sheet1’!$A$2:$C$8 : range data yang akan dicari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. Pada contoh ini, kita akan mencari nilai yang sama pada kolom “Nama”, “Kota”, dan “Posisi” pada file “file2.xlsx”. [file2.xlsx] adalah nama file yang akan diambil datanya, “Sheet1” adalah nama sheet tempat data berada, dan $A$2:$C$8 adalah range data tempat nilai yang akan dicari pada kolom “Nama”, “Kota”, dan “Posisi”.
- 3 : angka yang menunjukkan kolom pada range data yang akan diambil nilainya. Pada contoh ini, kita akan mengambil nilai pada kolom “Posisi”.
- FALSE : nilai benar atau salah pada rumus VLOOKUP. Jika nilai ini diisi dengan benar (TRUE), maka VLOOKUP akan mencari nilai yang sama atau nilai terdekat pada range data. Jika nilai ini diisi dengan salah (FALSE), maka VLOOKUP hanya akan mencari nilai yang tepat pada range data.
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Gaji” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$D$8,4,FALSE)
Penjelasan:
- VLOOKUP : fungsi rumus VLOOKUP
- $A2 : nilai yang akan dicari pada file “file2.xlsx”. Kolom “Nama” pada tabel di file “file1.xlsx” akan dijadikan acuan untuk mencari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. $A2 adalah tipe reference absolute.
- ‘[file2.xlsx]Sheet1’!$A$2:$D$8 : range data yang akan dicari nilai yang sama pada file “file2.xlsx”. Pada contoh ini, kita akan mencari nilai yang sama pada kolom “Nama”, “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji” pada file “file2.xlsx”. [file2.xlsx] adalah nama file yang akan diambil datanya, “Sheet1” adalah nama sheet tempat data berada, dan $A$2:$D$8 adalah range data tempat nilai yang akan dicari pada kolom “Nama”, “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji”.
- 4 : angka yang menunjukkan kolom pada range data yang akan diambil nilainya. Pada contoh ini, kita akan mengambil nilai pada kolom “Gaji”.
- FALSE : nilai benar atau salah pada rumus VLOOKUP. Jika nilai ini diisi dengan benar (TRUE), maka VLOOKUP akan mencari nilai yang sama atau nilai terdekat pada range data. Jika nilai ini diisi dengan salah (FALSE), maka VLOOKUP hanya akan mencari nilai yang tepat pada range data.
Langkah 4: Menyalin Rumus VLOOKUP Ke Seluruh Kolom yang Diperlukan
Langkah terakhir adalah menyalin rumus VLOOKUP ke seluruh kolom yang diperlukan. Pada contoh tersebut, rumus VLOOKUP pada kolom “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji” sudah dibuat. Namun, kita masih perlu menyalin rumus VLOOKUP tersebut ke seluruh baris data yang ada pada tabel. Untuk melakukan hal tersebut, kita dapat men-drag rumus VLOOKUP pada seluruh baris data yang ada pada tabel.
Setelah itu, kita dapat mengecek hasil dari rumus VLOOKUP dengan melakukan perubahan nilai pada kolom “Nama” yang ada pada file “file2.xlsx”. Jika hasil pada tabel di file “file1.xlsx” berubah sesuai dengan nilai pada file “file2.xlsx”, maka rumus VLOOKUP pada file “file1.xlsx” sudah berhasil untuk mengambil data dari file “file2.xlsx”.
Contoh Penerapan VLOOKUP Beda File
Untuk memperjelas cara menggunakan VLOOKUP pada file atau sheet yang berbeda, berikut ini adalah contoh penerapan VLOOKUP untuk mengambil data pada file “file2.xlsx” dan memasukkannya pada tabel di file “file1.xlsx”.
File 1 (file1.xlsx):
| No. | Nama | Kota | Posisi | Gaji |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Joko | |||
| 2 | Rudi | |||
| 3 | Siti | |||
| 4 | Dian | |||
| 5 | Budi |
File 2 (file2.xlsx):
| No. | Nama | Kota | Posisi | Gaji |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Joko | Jakarta | Marketing | 10.000.000 |
| 2 | Rudi | Bandung | IT Support | 8.000.000 |
| 3 | Siti | Surabaya | HRD | 12.000.000 |
| 4 | Dian | Medan | Finance | 9.000.000 |
| 5 | Budi | Jakarta | IT Developer | 15.000.000 |
| 6 | Agus | Surabaya | Marketing | 10.000.000 |
| 7 | Dewi | Jakarta | Finance | 11.000.000 |
| 8 | Wati | Bandung | IT Developer | 14.000.000 |
Pada contoh ini, kita akan menggunakan rumus VLOOKUP pada file “file1.xlsx” untuk mengambil data pada file “file2.xlsx”. Data yang akan diambil adalah data kota asal, posisi, dan gaji dari setiap karyawan yang ada pada file “file2.xlsx”.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
Langkah 1: Memastikan Kedua File Terbuka
Masukkan kedua file pada Excel dan pastikan kedua file dalam keadaan terbuka.
Langkah 2: Memilih Tabel Tempat Data Akan Dimasukkan
Pada file “file1.xlsx”, buat tabel dengan 4 kolom yaitu “Nama”, “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji”. Kolom “Nama” akan diisi dengan nama-nama karyawan dan kolom “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji” masih kosong.
Langkah 3: Mengetik Rumus VLOOKUP
Ketik rumus VLOOKUP pada kolom “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji” pada tabel yang ada di file “file1.xlsx”.
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Kota” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$B$8,2,FALSE)
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Posisi” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$C$8,3,FALSE)
Contoh rumus VLOOKUP pada kolom “Gaji” adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP($A2,'[file2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$D$8,4,FALSE)
Rumus VLOOKUP pada kolom “Kota”, “Posisi”, dan “Gaji” sudah lengkap. Namun, kita masih perlu menyalin rumus tersebut ke seluruh baris data yang ada pada tabel.
