Excel merupakan salah satu software atau program yang sangat penting bagi pekerja di berbagai bidang. Dalam penggunaannya, Excel memiliki beragam fitur yang bisa memudahkan pekerjaan, salah satunya adalah membuat grafik, tabel, dan model data yang dapat membantu pemilik bisnis dalam mengambil keputusan berdasarkan analisis yang akurat. Selain itu, Excel juga dapat digunakan untuk menyimpan, mengedit, dan mencetak data dengan mudah. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan Excel adalah teknik mencetak data yang baik dan benar, cara membuat grafik, serta mengimpor dan mengolah data. Berikut ini adalah beberapa langkah mudah untuk menggunakan Excel.
Cara Mencetak Data dengan Excel
Mencetak data dengan Excel terkadang menjadi masalah bagi beberapa pengguna. Hal ini disebabkan karena pengguna tidak mengetahui teknik mencetak yang baik dan benar. Beberapa langkah yang perlu dilakukan agar hasil cetakan dapat optimal antara lain:
Menentukan Area Cetakan
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan area cetakan. Area cetakan dapat ditentukan dengan merujuk pada beberapa tampilan di Excel seperti Normal, Page Break Preview, atau Page Layout. Tampilan Normal menunjukan seluruh lembar kerja Excel, sedangkan tampilan Page Break Preview menunjukkan bagaimana Excel membatasi setiap halaman pada saat mencetak. Tampilan Page Layout memungkinkan pengguna untuk melihat dan menentukan margin, ukuran kertas, orientasi kertas, dan area cetakan.
Menentukan Margin
Margin adalah jarak antara tepi kertas dengan isi dokumen. Standar margin yang digunakan pada Microsoft Office adalah 2,54 cm pada setiap tepi kertas. Pengguna dapat menentukan margin pada tampilan Page Layout pada menu Page Setup. Selain itu, terdapat pilihan untuk mengatur margin kiri dan kanan, serta margin atas dan bawah.
Menyesuaikan Skala Cetakan
Skala cetakan merupakan proporsi antara ukuran cetakan dengan ukuran layar. Pada umumnya, ukuran kertas yang digunakan pada Excel adalah Letter atau A4. Pengguna dapat menyesuaikan skala cetakan pada tampilan Page Layout dengan mengubah besaran atau menyesuaikan lebar kolom atau tinggi baris. Namun, pengguna harus memperhatikan agar tidak mengubah proporsi sesuai skala.
Header dan footer adalah bagian yang terletak pada bagian atas dan bawah lembar kerja. Fungsi utama dari header dan footer adalah untuk memberikan informasi tambahan atau rincian mengenai dokumen seperti nama file, nama author, tanggal cetak, dan lain-lain. Pengguna dapat mengatur header dan footer pada menu Insert. Selain itu, terdapat fitur untuk menambahkan nomor halaman pada setiap lembar kerja.
Mengatur Settings Cetakan
Setelah menentukan area cetakan, margin, skala cetakan, dan header dan footer, langkah berikutnya adalah mengatur settings cetakan. Beberapa pengaturan yang perlu diperhatikan antara lain:
- Pilih ceatkan pada bagian Print, kemudian tentukan Printer, dan jumlah copy.
- Pada Print Quality, pilih kualitas cetakan yang diinginkan agar hasil cetakan lebih jelas dan tajam.
- Centang fitur Fit to Page agar data sesuai dengan lembar kerja dan tidak terpotong.
- Pilih orientation kertas jika ingin mengatur tata letak Lembar kerja, seperti portrait (vertical) atau landscape (horizontal).
- Centang fitur Scale to Fit, jika ingin mengubah ukuran data agar sesuai dengan ukuran kertas dalam batasan tertentu, seperti menyesuaikan dengan lebar % atau tinggi halaman %.
- Tentukan Fitur gray scale, kosongkan jika tidak ingin barang berwarna disamakan dengan warna abu-abunya.
Dengan mengikuti beberapa langkah di atas, pengguna dapat mencetak data dengan Excel dengan hasil cetakan yang baik dan benar.
Cara Membuat Grafik dengan Excel
Grafik adalah salah satu fitur Excel yang digunakan untuk memvisualisasikan data secara sederhana dan mudah dipahami. Grafik dapat menjelaskan pola data dan trend pada suatu waktu tertentu. Cara membuat grafik pada Excel sangat mudah, pengguna hanya perlu mengikuti beberapa langkah sebagai berikut:
Melakukan Persiapan Data
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan persiapan data. Data yang akan digunakan untuk membuat grafik harus disiapkan terlebih dahulu. Data harus teratur dan mudah dibaca agar bisa diolah dan ditampilkan secara visual. Data bisa diletakkan pada worksheet yang sama atau pada worksheet yang berbeda. Data juga bisa disimpan pada workbook yang terpisah.
Memilih Tipe Grafik
Setelah persiapan data selesai, langkah berikutnya adalah memilih jenis grafik yang akan digunakan untuk memvisualisasikan data. Excel menyediakan beberapa jenis grafik, diantaranya adalah grafik bar, grafik kolom, grafik pie, grafik line, grafik area, grafik xy (scatter), dan grafik radar. Pilih jenis grafik yang sesuai dengan tipe data yang dimiliki dan tujuan dari pembuatan grafik. Setiap jenis grafik memiliki kelebihan masing-masing tergantung dari model atau bentuk data yang akan dianalisis.
Memasukkan Data ke dalam Grafik
Setelah memilih jenis grafik, selanjutnya adalah memasukkan data ke dalam grafik tersebut. Data dapat dimasukkan melalui menu Insert > Chart atau melalui toolbar Chart yang terletak di toolbar standard. Pilih data yang ingin dimasukkan ke dalam grafik dan sesuaikan dengan jenis grafik yang dipilih.
Mengatur Tampilan Grafik
Setelah data dimasukkan ke dalam grafik, langkah terakhir adalah mengatur tampilan grafik. Pengguna dapat melakukan pengaturan pada label sumbu, axis, title grafik, legend, dan sebagainya. Pengguna juga dapat menambahkan elemen dekoratif seperti warna atau gambar, untuk mengubah penampilan grafik menjadi lebih menarik.
Tutorial: Mengimpor Data ke Excel
Selain mencetak data dan membuat grafik, Excel juga memiliki kemampuan untuk mengimpor data dari sumber yang berbeda-beda. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimpor data ke Excel:
Membuka Lembar Kerja Baru
Langkah pertama adalah membuka lembar kerja baru pada Excel. Pengguna dapat membuka lembar kerja baru dengan mengklik menu Baru pada menu File atau dengan menggunakan shortcut Ctrl + N. Setelah itu, pengguna harus memilih jenis lembar kerja yang akan digunakan, seperti Lembar Kerja Kosong, Lembar Kerja yang Memuat Data Dasar, atau Lembar Kerja yang Memuat Data Cetakan.
Menegosiasikan Sumber Data
Setelah membuka lembar kerja baru, pengguna harus memilih sumber data yang akan diimpor ke Excel. Sumber data dapat berasal dari file Excel lain, file CSV, database, dan lain-lain. Setelah memilih sumber data, pengguna harus memasukkan nama file dan lokasi file sumber data tersebut.
Mengkonfigurasi Sumber Data
Setelah memilih sumber data, pengguna dapat mengkonfigurasi sumber data tersebut. Pengguna dapat menentukan jenis data yang akan diimpor seperti angka, teks, tanggal atau kombinasi dari keduanya. Selain itu, pengguna juga dapat mengatur tata letak data seperti baris dan kolom.
Mengekspor Data
Setelah mengkonfigurasi sumber data, langkah terakhir adalah mengekspor data ke dalam lembar kerja Excel. Pengguna dapat memilih opsi “Import” untuk mengimpor data ke dalam lembar kerja Excel, kemudian memilih jenis data yang ingin diimpor, dan menentukan area lembar kerja yang akan digunakan untuk menampilkan data tersebut.
Pembuatan Database Barang untuk Penjualan di Excel
Untuk bisnis yang bergerak di bidang perdagangan, aplikasi Excel juga bisa digunakan untuk membuat database barang atau produk yang dijual. Berikut adalah cara membangun database barang untuk penjualan di Excel:
Agar Format Data Tersusun dan Teratur
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat format data yang teratur dan memudahkan pengguna untuk melihat produk yang dipasarkan. Format tersebut bisa berupa nama produk, deskripsi, jumlah, stok, harga beli, harga jual, dan margin. Data produk juga bisa disusun berdasarkan kategori atau jenis produk tertentu. Cara membangun format data yang teratur adalah dengan menentukan jenis produk yang akan dijual, mempersiapkan kolom atau tabel data, dan mengelompokkan berbagai jenis produk tersebut di dalam tabel data.
Menghitung Harga Jual dan Margin
Setelah menentukan format data yang teratur, pengguna bisa menghitung harga jual dan margin. Harga jual merupakan harga yang ditentukan oleh pengelola bisnis berdasarkan harga beli dan keuntungan yang ingin diperoleh. Sedangkan margin adalah selisih antara harga jual dan harga beli. Cara menghitung harga jual dan margin adalah dengan mengalikan harga beli dengan markup tertentu. Pengguna bisa menentukan markup yang diinginkan agar bisa menghasilkan keuntungan yang optimal.
Mengatur Data Barang yang Dijual pada Spreadsheet
Setelah menentukan harga jual dan margin, langkah berikutnya adalah mengatur data barang yang dijual pada spreadsheet. Data barang dapat diinput pada kolom-kolom yang telah disiapkan. Pengguna bisa menambahkan data barang baru atau mengubah data yang sudah ada pada spreadsheet tersebut secara manual atau dengan mengimpor data dari sumber lain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah pengguna harus merujuk pada format data yang telah direncanakan sebelumnya, sehingga data produk dapat tersusun dengan rapi dan mudah dipahami.
FAQ Mengenai Penggunaan Excel
Berikut adalah beberapa pertanyaan populer yang sering kali muncul mengenai penggunaan Excel:
1. Apa manfaat menggunakan Excel dalam bisnis?
Excel memiliki banyak manfaat bagi bisnis antara lain dapat membantu mengorganisasi dan mengelola data dengan mudah, membuat laporan keuangan, melakukan analisis data untuk pengambilan keputusan, membuat laporan penjualan, dan memudahkan proses pencetakan dokumen.
2. Apa keunggulan Excel dibandingkan dengan program pengolah data lainnya?
Keunggulan Excel adalah penggunaannya yang mudah, banyak fitur yang disediakan, dan support yang cukup lengkap seperti format yang umum, seperti .xls atau .xlsx. Excel juga sangat populer dan banyak digunakan di banyak perusahaan, sehingga penggunaan Excel lebih mudah dipahami di semua kalangan.
Video Youtube
Demikianlah artikel yang membahas penggunaan Excel dalam urusan bisnis dan bagaimana cara menggunakan Excel dalam mengelola data atau membuat laporan dan analisis data. Dengan pemahaman yang lebih baik mengenai Excel, pengguna diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja serta mengoptimalkan pengambilan keputusan bisnis berdasarkan data yang akurat dan rinci.
