Excel adalah software spreadsheet yang dipakai di berbagai bidang baik personal maupun bisnis. Salah satu kemampuan dari Excel yang sangat disukai oleh banyak penggunanya adalah kemampuannya dalam mengelola data-data besar. Salah satu fitur yang sangat berguna dalam Microsoft Excel adalah Sortir Data atau Mengurutkan Data. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai cara mengurutkan data di Excel.
Cara Mengurutkan Data di Excel secara Umum
Ada beberapa cara mengurutkan data di Microsoft Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh data Secara manual dengan menekan tombol ctrl+A di keyboard
- Kemudian klik pada tab Home lalu pilih menu Sort & Filter (Biasanya terletak pada pojok kanan atas)
- Kemudian, klik tombol atau opsi sort A-Z atau Z-A
- Excel akan mengurutkan data Anda sesuai dengan pilihan Anda
Langkah-langkah diatas adalah cara termudah mengurutkan data di Excel. Namun, pada kenyataannya banyak kasus yang kompleks sehingga diperlukan cara yang lebih lanjut untuk mengelola data tersebut. Berikut adalah beberapa cara mengurutkan data di Excel secara spesifik:
Cara Mengurutkan Data Angka di Excel
Jika Anda ingin mengurutkan data angka dalam suatu Spreadsheet, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pilih seluruh data angka secara manual dengan menekan tombol control A di keyboard
- Klik pada menu Sort & Filter dan pilih opsi “A to Z” atau “Z to A” sesuai dengan keinginan Anda
- Anda juga bisa mengatur pengurutan data berdasarkan nomor dari terkecil ke terbesar atau sebaliknya. Misalkan, apabila Anda ingin menampilkan data dari angka terkecil ke terbesar, pilih sort A to Z. Sebaliknya jika Anda ingin menampilkan data dari angka terbesar ke terendah, pilih sort Z to A.
Setelah itu, Excel akan mengurutkan data Anda sesuai dengan pilihan pengurutan yang Anda tentukan.
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Tanggal
Jika Anda ingin mengurutkan data berdasarkan tanggal, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh data berisi tanggal secara manual dengan menekan tombol control A di keyboard
- Klik pada menu Sort & Filter
- Pilih opsi “Oldest to Newest” atau “Newest to Oldest” sesuai dengan keinginan Anda
Jangan lupa untuk pastikan bahwa informasi pada kolom tanggal harus dituliskan dengan format yang sama seperti dd-mm-yyyy atau yyyy-mm-dd. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengurutkan data berdasarkan tanggal.
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Nama
Jika Anda ingin mengurutkan data berdasarkan nama, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh data berisi nama secara manual dengan menekan tombol control A di keyboard
- Klik pada menu Sort & Filter
- Pilih opsi “A to Z” atau “Z to A” sesuai dengan keinginan Anda
Hal ini akan mengurutkan data nama Anda di Excel berdasarkan nama secara alfabetis.
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Warna
Ada kalanya kita ingin mengurutkan data berdasarkan warna. Misalnya kita ingin mengurutkan data di Excel berdasarkan warna cell yang berisi warna merah. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh data yang ingin Anda sortir secara manual dengan menekan tombol control A di keyboard
- Klik pada menu Sort & Filter
- Pilih opsi “Sort by Color” kemudian pilih warna yang ingin Anda gunakan sebagai parameter pengurutan
- Excel akan mengurutkan data Anda sesuai dengan warna cell yang Anda pilih
Cara Mengurutkan Data di Excel Secara Ascending atau Descending
Apabila Anda ingin mengurutkan data secara ascending atau descending, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh data yang ingin diurutkan
- Klik pada tab Data, lalu pada Sort & Filter. Pilih opsi “Sort Smallest to Largest” atau “Sort Largest to Smallest”
- Pilih kolom yang menjadi patokan untuk mengurutkan data dan klik OK
Dengan demikian, Excel akan mengurutkan data Anda sesuai dengan yang Anda inginkan. Cara ini sangat berguna apabila data yang kita miliki sangat besar dan sangat sulit untuk diurutkan dengan manual.
FAQ
Jawaban: Ya, Anda bisa menggunakan rumus IF dan ROW untuk mengurutkan data di Excel tanpa harus menggunakan menu Sort & Filter. Berikut adalah caranya:
- Tambahkan kolom baru pada Spreadsheet
- Masukkan rumus =IF(COLUMN_NAME=”key”,ROW(),””) pada setiap sel dalam kolom baru. Misalnya jika kita ingin mengurutkan data berdasarkan kolom nama, maka format rumus menjadi =IF(A2=”key”,ROW(),””).
- Ubah kata “key” pada rumus diatas dengan data yang Anda inginkan untuk menjadi patikan pengurutan
- Tambahkan rumus =SORTBY(data_range, range_sorted_by) pada sel di kolom yang baru saja dibuat. Misalnya =SORTBY(A2:H13,J2:J13)
Anda harus mengubah COLUMN_NAME dan data_range sesuai dengan kolom data yang Anda miliki. Rumus diatas sangat berguna apabila Anda ingin mengefisienkan waktu dalam mengurutkan data di Excel.
2. Apa bedanya antara mengurutkan data di Excel menggunakan SORT dan SORTBY?
Jawaban: Sort digunakan untuk mengurutkan data secara umum, sedangkan Sortby digunakan untuk mengurutkan data secara spesifik. Sortby biasa digunakan apabila kita ingin mengurutkan data berdasarkan kolom tertentu yang ingin kita gunakan sebagai parameter pengurutan.
Video Tutorial
Berikut adalah tutorial video untuk mengurutkan data di Excel:
Dalam video diatas dijelaskan cara mengurutkan data di Excel secara umum dan spesifik menggunakan menu Sort & Filter. Apabila Anda ingin menggunakan cara lain seperti rumus SORTBY, Anda bisa mencari tutorialnya di internet dengan mudah.
Kesimpulan
Mengurutkan data di Excel adalah langkah penting untuk mengelola data-file yang ada. Dalam artikel ini, kita telah membahas beberapa cara mengurutkan data di Excel, mulai dari mengurutkan data angka, nama, tanggal, warna, dan juga secara ascending atau descending. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi Anda dan membantu dalam proses kerja Anda menggunakan Microsoft Excel.
