Pada zaman yang serba digital seperti sekarang, teknologi telah merevolusi cara kita bekerja dan belajar. Salah satu alat yang sangat berguna bagi pelajar maupun karyawan adalah program Microsoft Excel. Program ini menyediakan berbagai fitur dan kemampuan yang memudahkan pengguna untuk mengatur, menghitung, dan menganalisis data. Dalam artikel ini, akan dibahas cara mudah merekap nilai menggunakan MS Excel serta bagaimana membuat laporan keuangan menggunakan MS Excel 2016.
Merekap nilai adalah tugas yang sering dihadapi oleh guru-guru dan dosen-dosen di sekolah maupun universitas. Dalam proses merekap nilai ini, penting untuk mengetahui cara menyusun data dan pemakaian formula yang tepat. Oleh karena itu, dengan menggunakan MS Excel, pemakaian formula dan penyusunan data menjadi lebih mudah dan efisien.
Cara Mudah Merekap Nilai Menggunakan MS Excel
Langkah pertama dalam merekap nilai adalah membuat tabel pengisian nilai yang terdiri dari kolom-kolom nilai dan baris-baris siswa. Agar lebih mudah, kita dapat membuat tabel menggunakan fitur ‘Table’ pada Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Buka program Microsoft Excel, lalu pilih ‘Insert’ pada menu bar.
2. Pilih ‘Table’, kemudian tentukan jumlah kolom dan baris pada tabel.
3. Isi seluruh kolom dengan kriteria penilaian dan nama siswa.
4. Pada sel-sel yang berisi nilai, masukkan formula pada kolom total nilai. Umumnya, untuk menghitung total nilai, kita dapat menggunakan formula SUM pada Excel. Sebagai contoh, jika kita ingin menghitung total nilai pada baris pertama, kita dapat mengetikkan formula “=SUM(B2:D2)” pada sel kolom total nilai pada baris pertama. Kemudian, salin formula dari sel tersebut pada sel lain yang memiliki data nilai.
Setelah semua data nilai diinput dan total nilai diperbarui, langkah terakhir adalah membuat laporan nilai tersebut dalam bentuk grafik atau tabel. Grafik akan memberikan visualisasi yang lebih mudah dipahami bagi pengguna. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Pilih seluruh data dari tabel nilai.
2. Pilih ‘Insert’ pada menu bar, kemudian pilih grafik yang diinginkan, misalnya kolom atau batang.
3. Pilih salah satu pilihan grafik dan terapkan pada data yang telah dipilih.
4. Setelah grafik selesai dibuat, Excel akan menampilkan grafik tersebut pada lembar kerja baru.
Dengan cara ini, pengguna Excel dapat membuat grafik nilai yang mudah dipahami dan dapat dengan cepat merekap nilai dari siswa mereka.
Menghitung Tanggal di Excel
Selain merekap nilai, Excel juga dapat membantu menghitung tanggal dengan mudah. Keahlian ini sangat berguna dalam membangun jadwal kerja atau mencatat deadline. Di bawah ini adalah cara mudah menghitung tanggal di Excel.
1. Tambahkan tanggal awal pada sebuah sel, misalnya “01/01/2019”.
2. Pada sel di sebelahnya, tuliskan “1” (tanpa tanda kutip) sebagai penanda berlalunya satu hari.
3. Pada sel yang berada di bawah penanda hari tersebut, ketikkan formula “=A1+1”. Rumus ini akan menambahkan satu hari pada tanggal yang terletak pada sel A1.
4. Salin rumus ini ke sel lain di bawahnya, atau gunakan fitur ‘Auto Fill’ pada Excel untuk membuat daftar tanggal yang berurutan.
Namun, cara di atas hanya berguna untuk menghitung tanggal dalam rentang waktu yang singkat. Untuk menghitung rentang waktu yang lama, misalnya beberapa tahun, pengguna Excel dapat menggunakan fungsi ‘YEARFRAC’. Fungsi ini akan mengembalikan nilai desimal yang mencerminkan jumlah tahun antara dua tanggal. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Tentukan dua tanggal yang ingin dihitung selisih waktu di antaranya, misalnya “01/01/2000” dan “01/01/2010”.
2. Hitung selisih tahun dengan cara mengurangkan tahun kedua dengan tahun pertama. Dalam contoh ini, selisih tahun adalah 2010-2000 = 10 tahun.
3. Ketikkan formula =YEARFRAC(start_date,end_date) pada suatu sel, misalnya “=YEARFRAC(A1,A2)”. Excel kemudian akan menghitung selisih hari antara dua tanggal yang diberikan dan mengeluarkan nilai desimal yang mencerminkan selisih waktu dalam tahun.
FAQ
1. Apa kelebihan dari menggunakan MS Excel untuk merekap nilai?
Jawab: MS Excel adalah program yang memberikan kemudahan dalam pengaturan dan penghitungan data secara efisien. Dalam proses merekap nilai, pengguna dapat dengan mudah membuat tabel nilai dan dengan cepat menghitung total nilai menggunakan formula yang sederhana. Selain itu, Excel dapat membantu pengguna untuk membuat grafik atau tabel data nilai yang mudah dipahami.
2. Apa manfaat dari menghitung tanggal dengan Excel?
Jawab: Menghitung tanggal dengan Excel sangat berguna dalam membangun jadwal kerja atau mencatat deadline. Excel dapat menghasilkan daftar tanggal yang berurutan dengan cepat dan mudah menggunakan fitur ‘Auto Fill’. Selain itu, Excel juga dapat menghitung selisih waktu antara dua tanggal yang besar dalam rentang waktu yang lama menggunakan fungsi ‘YEARFRAC’.
