Adanya data duplikat atau ganda seringkali menjadi masalah yang cukup merepotkan bagi seorang karyawan atau pelajar dalam mengolah sebuah data pada Excel. Kemunculan data duplikat bisa terjadi karena beberapa faktor seperti kesalahan input, adanya kesalahan update, atau kondisi data yang serupa. Oleh karena itu, untuk menjamin akurasi data, perlu dilakukan tindakan untuk menghapus data duplikat.
Menghapus Data Duplikat di Excel
Untuk menghapus data duplikat di Excel, terdapat beberapa langkah sederhana yang dapat dilakukan:
- Pilihlah kolom yang ingin dihapus data duplikatnya
- Lalu pergi ke tab Data dan klik pada tombol Remove Duplicates di grup Tools
- Akan muncul kotak dialog yang meminta kita untuk memilih kolom-kolom mana yang akan dicocokkan untuk menemukan data duplikat. Kita bisa memilih salah satu atau beberapa kolom sebagai referensi pengecekan duplikat
- Kemudian, kita bisa memilih untuk menghapus keseluruhan baris atau barang duplikat. Pilihan ini dapat dipilih atau dihapuskan dengan mengklik atau tidak mengklik kotak centang pada pilihan “My Data Has Headers”
- Terakhir, klik OK untuk menghapus data duplikat yang ada pada kolom yang dipilih
Cara Mengecek Duplikat di Excel Secara Otomatis
Jika ingin memeriksa semua data dalam tabel Excel, maka cara yang harus dilakukan adalah dengan menggunakan fitur “Conditional Formatting”. Fitur ini akan dengan cepat memberikan pemberitahuan jika ada data yang duplikat. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan tindakan tersebut:
- Pertama, pilih seluruh data yang akan diperiksa apakah ada duplikat atau tidak
- Kemudian pilih Conditional Formatting pada tab Home
- Pilih opsi “Highlight Cell Rules”, dan kemudian pilih “Duplicate Values”
- Kita bisa memilih untuk mempertahankan atau menghapus warna latar belakang dari sel-sel yang memiliki data duplikat
- Klik OK untuk menyimpan aturan yang baru saja dibuat
- Seluruh data yang memiliki duplikat akan ditandai dengan warna background yang diberikan tadi. Langkah selanjutnya kita bisa memutuskan untuk menghapus data-duplikat atau mengecek kembali apakah data tersebut memang benar-benar duplikat.
FAQ
Apa yang harus dilakukan jika data yang diperlukan serupa namun tidak sama?
Jika terdapat data yang serupa namun tidak sama, maka kita perlu melakukan seleksi terlebih dahulu pada data yang ingin kita bandingkan. Selanjutnya, kita bisa menggunakan fitur filter untuk menampilkan data yang sudah dipilih dan dengan demikian memperjelas perbandingan data yang sudah dilakukan.
Apakah ada risiko kehilangan data jika dilakukan penghapusan data duplikat secara otomatis?
Fungsi penghapusan duplikat dari Excel tidak akan menghapus baris baris yang sama dengan data duplikat, dan hanya akan menghapus satu baris dari semua data duplikat dalam kolom. Sebelum melakukan penghapusan, sangat dianjurkan untuk membuat salinan data yang sudah dapat diperiksa kembali. Selalu gunakan teknik backup data supaya tidak kehilangan beberapa informasi dari tabel Excel yang kamu punya karena agak sulit mengembalikan data yang hilang.
Video Tutorial: Menghapus Data Duplikat di Excel dengan Mudah
Menggunakan Formula untuk Memeriksa Duplikat
Selain menghapus data duplikat dengan teknik penghapusan ataupun melalui fitur Conditional Formatting, kita juga bisa menggunakan rumus dalam Microsoft Excel untuk memeriksa data duplikat. Rumus yang digunakan umumnya adalah fungsi Countif. Fungsi ini cukup mudah digunakan dan dapat digunakan pada data numerik, data teks dan campuran.
Berikut langkah-langkah menggunakan rumus:
- Pilih seluruh data dalam kolom yang akan diperiksa untuk mendeteksi data duplikat. Kemudian klik sel yang kosong pada kolom berikutnya. Pada contoh ini, data yang akan diperiksa untuk duplikasi ada pada kolom A1:A12 dan hasilnya akan muncul di kolom C1.
- Ketik rumus =COUNTIF($A$1:$A$12,A1) pada sel kosong kolom berikutnya (C1 dalam contoh ini).
- Kemudian, seret ke sel berikutnya (Contohnya C2), dan tarik ke kolom selanjutnya (C2:C12).
- Jika muncul angka 2 pada selain perintah itu sendiri, maka berarti ada duplikasi data pada kolom A.
Jadi itulah beberapa teknik dalam mengatasi data duplikat dalam Microsoft Excel. Dengan adanya teknik yang tepat, maka akan memudahkan kamu dalam memperjelas data yang kamu miliki, sehingga dapat meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan keakuratan suatu data. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu yang sedang belajar Microsoft Excel.
