Microsoft Excel adalah program pengolah data elektronik yang digunakan oleh banyak orang untuk berbagai keperluan, seperti menyimpan, mengolah, dan menganalisa data. Salah satu fitur utama dari Excel adalah kemampuan untuk mengambil atau mengekstrak data dari berbagai sumber, misalnya file Excel lain atau tabel yang terdapat dalam file yang sama. Ada berbagai cara untuk mengambil data dalam Excel, tergantung dari jenis data yang ingin diambil dan kebutuhan penggunanya.
Cara Ambil Data Berdasarkan Nilai Atau Record Yang Sama Di Excel
Salah satu cara untuk mengambil data dalam Excel adalah dengan menggunakan fungsi-fungsi di dalam program ini. Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk mengambil data adalah fungsi VLOOKUP. Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai dalam satu kolom dan mengembalikan nilai dari kolom yang berada pada baris yang sama atau di samping kolom tersebut.
Langkah-langkah menggunakan fungsi VLOOKUP sebagai berikut:
- Tentukan nilai yang ingin dicari dan letakkan nilai tersebut pada satu sel.
- Pilih rentang data yang akan dicari, yaitu kolom yang mengandung nilai yang ingin dicari dan kolom-kolom lain yang ingin ditampilkan.
- Tentukan indeks kolom yang ingin ditampilkan, yaitu nomor kolom yang ingin ditampilkan dalam hasil pencarian. Indeks ini dimulai dari 1 untuk kolom pertama.
- Tentukan jenis pencarian, yaitu apakah ingin mencari nilai yang tepat atau nilai yang mendekati.
- Tentukan apakah ingin mencari nilai yang cocok secara terbalik (dari nilai terbesar ke nilai terkecil) atau tidak.
Contoh penggunaan fungsi VLOOKUP:
Untuk mengambil data dari tabel yang berisi daftar pelanggan dan nilai penjualan, dapat dilakukan langkah-langkah berikut:
- Pilih sebuah sel untuk menampilkan nilai yang akan dicari, misalnya pada sel A10.
- Tuliskan nilai yang ingin dicari, misalnya nomor pelanggan 234.
- Pilih rentang data yang akan dicari, yaitu kolom nomor pelanggan dan kolom nilai penjualan, misalnya pada rentang A1:B5.
- Tentukan indeks kolom yang ingin ditampilkan, yaitu nomor kolom nilai penjualan, yaitu 2.
- Tentukan jenis pencarian, yaitu pencarian nilai yang tepat.
- Tentukan apakah ingin mencari nilai yang cocok secara terbalik atau tidak. Pada contoh ini, tidak perlu mencari nilai terbalik.
- Tuliskan rumus VLOOKUP yang sesuai pada sel yang ingin ditampilkan hasil pencarian, misalnya pada sel C10. Rumus yang dituliskan adalah
=VLOOKUP(A10,A1:B5,2,FALSE).
Dengan cara ini, Excel akan menampilkan nilai penjualan dari pelanggan dengan nomor 234, yaitu sebesar Rp. 7.800.000.
Cara Ambil Data dari File Excel Lain Tanpa Buka Workbooknya
Seringkali kita memiliki beberapa file Excel yang berisi data yang diperlukan untuk membuat laporan atau tabel baru. Namun, terkadang kita tidak ingin membuka semua file tersebut satu per satu hanya untuk mengambil data yang diperlukan. Untungnya, Excel memiliki fitur external reference yang memungkinkan kita mengambil data dari file Excel lain tanpa harus membuka file tersebut terlebih dahulu.
Langkah-langkah menggunakan fitur external reference sebagai berikut:
- Tuliskan rumus yang diawali dengan tanda sama dengan (=).
- Buka file Excel yang ingin diambil data dari dalam rumus tersebut.
- Pilih sel atau range data yang ingin diambil, dan salin sel tersebut.
- Tutup file tersebut tanpa menyimpan perubahan.
- Kembali ke file Excel asal yang sedang kita buat dan letakkan kursor pada sel tempat data hasil pengambilan ingin dimasukkan.
- Tempelkan (paste) hasil salinan ke dalam rumus yang telah dibuat di langkah 1.
- Tutup dan simpan file Excel yang sedang dibuat.
Contoh penggunaan fitur external reference:
Untuk mengambil data dari file Excel lain yang berisi daftar penjualan, dapat dilakukan langkah-langkah berikut:
- Buat file Excel baru dan letakkan file tersebut dalam direktori yang sama dengan file Excel yang berisi daftar penjualan.
- Tuliskan rumus yang diawali dengan tanda sama dengan (=) pada salah satu sel yang ingin ditampilkan hasil pengambilannya.
- Buka file Excel yang berisi daftar penjualan tersebut dan pilih sel atau range data yang ingin diambil, misalnya rentang A1:B10.
- Salin sel atau range data tersebut.
- Tutup file tersebut tanpa menyimpan perubahan.
- Kembali ke file Excel baru dan tempelkan hasil salinan ke dalam rumus yang telah dibuat pada langkah 2. Misalnya, tuliskan rumus
=[DaftarPenjualan.xlsx]Sheet1!A1:B10pada sel yang sudah dipilih. - Tutup dan simpan file Excel baru yang sedang dibuat.
Dengan cara ini, Excel akan menampilkan data daftar penjualan pada file Excel baru tersebut secara otomatis, bahkan jika file asli tidak terbuka pada waktu itu.
FAQ Mengenai Cara Ambil Data di Excel
1. Apakah fungsi VLOOKUP hanya dapat digunakan untuk mengambil data dari satu sheet saja?
Tidak. Fungsi VLOOKUP juga dapat digunakan untuk mengambil data dari sheet-sheet yang berbeda dalam satu file Excel. Untuk mengakses sheet-sheet tersebut, cukup tambahkan nama sheet di depan rentang data yang ingin dicari. Misalnya, tuliskan rumus =VLOOKUP(A10,Sheet1!A1:B5,2,FALSE) untuk mencari data pada sheet bernama “Sheet1”.
2. Bagaimana cara mengambil data dari file Excel lain yang berada di folder yang berbeda?
Untuk mengambil data dari file Excel lain yang berada di folder yang berbeda, kita perlu menentukan alamat lengkap dari file tersebut pada rumus yang kita tuliskan. Misalnya, untuk mengambil data dari file Excel bernama “DaftarPenjualan.xlsx” yang berada di direktori “D:\DataPenjualan\” dan sheet bernama “Sheet1”, kita tuliskan rumus =VLOOKUP(A10,'D:\DataPenjualan\[DaftarPenjualan.xlsx]Sheet1'!A1:B5,2,FALSE). Pastikan untuk menuliskan nama sheet dengan benar dan mengganti bagian yang relevan dengan kebutuhan kita.
Video Tutorial Cara Ambil Data di Excel
Berikut adalah video tutorial yang menunjukkan beberapa cara mengambil data di Excel:
