Microsoft Excel is a powerful tool for data analysis, organizing information, and making calculations. It is widely used in various industries and essential in many professions, including finance, accounting, data science, research, and business operations. In this article, we will explore different techniques to work with two Excel files simultaneously and efficiently using various options and functions. Whether you want to compare data, merge tables, or analyze information across spreadsheets, there are several ways to get the job done quickly and accurately. Let’s get started!
Cara Menyandingkan Dua File Excel
Jika Anda perlu melakukan perbandingan antara dua file Excel, ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk menyandingkan data dari kedua file. Beberapa metode yang akan dibahas di sini meliputi penggunaan fungsi VLOOKUP, INDEX-MATCH, dan Query. Pada prinsipnya, sama-sama berguna untuk mengambil nilai dari satu tabel untuk digunakan di dalam tabel lain, namun dengan beberapa fitur unik yang membedakan masing-masingnya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk melakukan pembandingan antara dua file Excel secara efektif.
Menggunakan Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP dalam Excel berguna untuk mencari nilai dalam satu tabel dan mengambil nilai yang terkait dari kolom di sebelah kanan dengan mengacu pada kolom pertama tabel. Anda dapat menggunakan fungsi ini untuk menyandingkan dua file sehingga Anda dapat melihat nilai yang terkait satu sama lain. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan fungsi VLOOKUP.
- Buka kedua file Excel yang ingin Anda sandingkan dan pastikan bahwa setiap file memiliki kolom yang sama untuk dihubungkan satu sama lain (misalnya, nomor ID atau nama produk).
- Pilih area di mana Anda ingin menampilkan hasil sandingan. Jika Anda ingin menampilkan hasil di file pertama, maka gunakan file pertama sebagai file utama dan buka lembar kerja yang Anda inginkan.
- Masukkan rumus VLOOKUP pada sel pertama di kolom hasil. Rumusnya adalah = VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]).
- Pilih sel lookup_value dengan menggunakan mouse. Lookup_value adalah nilai yang ingin Anda cari (kolom tertentu) di file kedua.
- Tentukan area table_array di mana data akan dicari. Ini dapat dilakukan dengan memilih sel yang berisi data yang dimaksud dari file kedua atau dengan memilih sel pada file kedua dan menyelesaikan area menggunakan simbol sel Excel (,) dan simbol titik dua (:).
- Tentukan nomor indeks kolom pada tabel kedua yang berguna untuk mengambil nilai terkait yang ingin Anda sandingkan. Misalnya, jika Anda ingin menyandingkan harga produk, maka tentukan indeks kolom 3 (karena harga adalah kolom ketiga di tabel kedua).
- Pilih TRUE jika Anda ingin melakukannya pencarian khusus di tabel kedua (hasilnya harus ekstak) atau FALSE jika pencarian harus dilakukan secara kasar sesuai dengan nilai tertinggi atau terendah. Biasanya, pilih FALSE agar hasil pencarian akurat.
- Setelah selesai, tekan Enter pada keyboard dan hasil pencarian akan muncul berdasarkan nilai lookup value. Lakukan hal yang sama untuk sel lainnya yang ingin Anda sandingkan.
Menggunakan Fungsi INDEX dan MATCH
Ini adalah metode kedua untuk menyandingkan data dari dua file Excel. Fungsi INDEX dan MATCH memungkinkan Anda untuk mencari nilai di dalam table array dan mencari baris dan kolom tempat nilai tersebut berada, masing-masing. Metode ini cocok untuk membandingkan nilai yang mirip, seperti nama, alamat, atau jumlah produk. Berikut adalah langkah-langkahnya.
- Buka kedua file Excel dan pastikan bahwa setiap file memiliki kolom yang sama untuk dihubungkan satu sama lain.
- Pilih area di mana Anda ingin menampilkan hasil sandingan. Jika Anda ingin menampilkan hasil di file pertama, maka buka file pertama sebagai file utama dan buka lembar kerja yang Anda inginkan.
- Masukkan rumus pada sel pertama di kolom hasil. Rumus ini adalah =INDEX(table_array, MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])), yang terdiri dari fungsi INDEX dan MATCH.
- Pilih sel lookup_value dengan menggunakan mouse. Lookup_value adalah nilai yang ingin Anda cari (kolom tertentu) di file kedua.
- Tentukan area table_array di mana data akan dicari. Ini dapat dilakukan dengan memilih sel yang berisi data yang dimaksud dari file kedua atau dengan memilih sel pada file kedua dan menyelesaikan area menggunakan simbol sel Excel (,) dan simbol titik dua (:).
- Tentukan range match_type, yang dapat berupa 0, 1, atau -1. 0 menandakan pencarian persis, 1 menandakan nilai terbesar yang kurang dari atau sama dengan nilai yang dicari, dan -1 menandakan nilai terkecil yang lebih besar dari atau sama dengan nilai yang dicari.
- Setelah selesai, tekan Enter pada keyboard dan hasil pencarian akan muncul berdasarkan nilai lookup value. Lakukan hal ini untuk sel lainnya yang ingin Anda sandingkan.
Menggunakan Fungsi Query
Metode ketiga dan terakhir yang akan dibahas di sini adalah penggunaan fungsi Query, yang berfungsi untuk memfilter dan menyortir data dalam spreadsheet dan mengambil nilai tertentu. Fungsi ini sangat berguna untuk menyandingkan dua file dengan banyak kolom dan baris dan memperlihatkan nilai yang berbeda pada kedua file. Berikut adalah cara menggunakan fungsi Query untuk menyandingkan dua file Excel.
- Buka kedua file Excel yang ingin Anda sandingkan dan buka lembar kerja yang akan menampilkan hasil sandingan. Pastikan bahwa setiap file memiliki kolom yang sama untuk dihubungkan satu sama lain.
- Pergi ke tab “Data” di Excel dan pilih “From Other Sources” dan “Microsoft Query”. Ini akan membuka jendela baru untuk mengimpor data.
- Pilih file kedua Excel dan pilih tabel atau area data yang ingin Anda gunakan dan klik “OK”. Data dari file kedua sekarang akan ditampilkan dalam jendela Query.
- Pilih kolom atau nilai yang ingin Anda sandingkan dengan file pertama, gunakan operator equal (=) untuk memvalidasi kesamaannya.
- Pilih data dari file pertama yang ingin Anda sandingkan dan gunakan operator equal (=) untuk membandingkannya dengan file kedua.
- Tekan tombol “OK” dan Excel akan menampilkan hasil sandingan di lembar kerja yang dipilih.
Cara Membuka Dua File Excel dalam satu Layar
Jika Anda perlu bekerja dengan dua file Excel secara bersamaan, Anda dapat mengatur tampilan Anda dengan mudah untuk menampilkan kedua file dalam satu layar. Hal ini akan membantu Anda untuk bekerja dengan lebih efisien dan meminimalisir kesalahan, sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan tepat. Berikut adalah beberapa cara untuk membuka dua file Excel dalam satu layar.
Menggunakan Fitur “Satu Layar” atau “Grid” dalam Excel
Excel memiliki fitur “Satu Layar” atau “Grid” untuk menampilkan dua file Excel secara bersamaan dalam satu layar. Fitur ini sangat berguna jika Anda ingin membandingkan dua file Excel atau mengelola informasi dari kedua file secara bersamaan. Berikut adalah caranya.
- Buka kedua file Excel yang ingin Anda tampilkan dalam satu layar.
- Pada file pertama, pilih “View” di menu Excel dan klik “New Window” atau “Arrange All”. Jendela baru akan muncul.
- Pilih file kedua dan pilih “View” di menu Excel dan pilih “New Window”. Jendela kedua akan muncul.
- Pilih “View” di salah satu jendela Excel dan pilih “Grid” atau “Arrange All”. Excel akan mengatur tampilan kedua jendela secara bersamaan dalam satu layar.
- Anda dapat mengatur tampilannya dengan mengubah ukuran jendela atau menyesuaikan ukuran sekecil mungkin sehingga keduanya muat di satu layar. Anda juga dapat mengubah persentase tampilan antara kedua jendela dengan menyesuaikan ukuran tampilan masing-masing jendela.
- Anda dapat menavigasi antara dua file Excel dengan menggunakan tab browser di paling bawah di kedua jendela Excel.
Menggunakan Dua Monitor pada Komputer
Jika Anda memiliki dua monitor pada komputer Anda, Anda dapat menampilkan kedua file Excel pada layar yang berbeda. Ini akan memungkinkan Anda untuk bekerja pada kedua file tanpa harus menavigasi antara jendela yang berbeda. Berikut adalah caranya.
- Hubungkan kedua monitor ke komputer Anda dan nyalakan kedua monitor itu.
- Buka kedua file Excel seperti yang Anda lakukan biasanya.
- Pada jendela pertama dari file Excel, pilih “View” dari menu dan pilih “New Window”. Jendela baru dari file Excel akan muncul.
- Pindahkan jendela kedua ke monitor kedua dengan men-drag dan mengatur tampilan aplikasi pada dua layar yang berbeda.
- Pada monitor pertama, Anda bisa memutar tampilan jendela Excel ke mode Satu Layar atau Grid seperti yang sudah dijelaskan di atas. Kemudian, pada monitor kedua, Anda dapat mengatur tampilan jendela Excel untuk menampilkan file kedua secara bersamaan.
FAQ
1. Bagaimana Cara Membuat Pivot Table di Excel?
Pivot Table adalah salah satu fitur yang sangat berguna dalam Excel yang memungkinkan analisis data lengkap dengan kesederhanaan yang tidak tertandingi. Fitur ini sangat berguna untuk membuat ringkasan data, menampilkan data dengan cara yang berbeda, dan membuat grafik. Berikut adalah cara membuat Pivot Table di Excel.
- Buka file Excel yang Anda ingin menganalisis dengan Pivot Table.
- Pilih area data yang ingin Anda analisis.
- Pilih “Insert” dari menu Excel dan pilih “Pivot Table”. Excel akan membuat pivot table yang kosong.
- Pilih kolom atau baris yang ingin Anda gunakan sebagai data baris atau kolom di dalam Pivot Table, lalu drag ke wilayah “Rows” atau “Columns” dalam Pivot Table.
- Pilih data numerik yang ingin Anda gunakan dalam Pivot Table, lalu drag ke wilayah “Values”.
- Anda dapat menggunakan “Filter” untuk menganalisis data dengan lebih detail, atau menyeret elemen ke dalam wilayah “Page”. Anda juga dapat menggunakan “Row Labels” atau “Column Labels” untuk menyaring atau mengelompokkan data.
- Setelah selesai, Pivot Table akan muncul di lembar kerja dan akan siap untuk dianalisis.
2. Apakah Ada Shortcut untuk Mengulang Tugas yang Sama pada Kolom atau Baris Seterusnya dalam Excel?
Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengulang tugas yang sama yakni dengan menggunakan fungsi Fill Handle, Shortcut CTRL + D, dan Shortcut CTRL + R. Berikut ini adalah penjelasannya:
- Fungsi Fill Handle:
- Split/klik pada area sel yang berisi hasil fungsi Anda.
- Isi nilai atau teks pada sel pertama.
- Letakkan pointer mouse di bawah sel terakhir dan lakukan double-click (klik dua kali dengan cepat pada mouse). Excel akan mengisi nilai atau teks pada sisa sel di bawah secara otomatis.
- Pilih sel yang ingin diisi dengan formula atau nilai.
- Tekan shortcut CTRL + D pada keyboard Anda. Nilai atau formula yang sama akan diisi pada sel di bawahnya.
- Pilih sel yang ingin diisi dengan formula atau nilai.
- Tekan shortcut CTRL + R pada keyboard Anda. Nilai atau formula yang sama akan diisi pada sel di sebelah kanan.
