Membuat surat dinamis sebenarnya dapat dilakukan dengan mudah menggunakan Microsoft Excel. Namun, banyak orang yang masih kebingungan dalam cara membuatnya. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas tata cara membuat surat dinamis menggunakan Microsoft Excel secara lengkap.
1. Mengenal Mail Merge
Sebelum memulai pembahasan, ada baiknya untuk mengenal terlebih dahulu apa itu Mail Merge. Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word atau Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan dokumen atau lembar kerja dengan data dari sumber eksternal seperti Microsoft Excel. Dengan Mail Merge, pengguna dapat membuat dokumen atau surat dinamis dengan memasukkan data variabel seperti nama, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya. Fitur ini memudahkan pengguna dalam membuat dokumen atau surat dinamis dalam jumlah banyak dengan cepat dan efisien.
2. Cara Membuat Surat Dinamis Menggunakan Microsoft Excel
Setelah mengenal Mail Merge, berikut adalah tata cara membuat surat dinamis menggunakan Microsoft Excel:
Langkah 1: Siapkan Data di Microsoft Excel
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan data di Microsoft Excel. Data yang dimaksud adalah daftar penerima surat atau dokumen. Data tersebut harus disimpan dalam Excel Workbook untuk digunakan dalam proses Mail Merge.
Pastikan untuk membuat kolom-kolom yang sesuai dengan variabel yang ingin dimasukkan ke dalam surat atau dokumen. Variabel tersebut bisa berupa Nama, Alamat, Email, Nomor Telepon, dan lain-lain. Setelah kolom-kolom variabel sudah dibuat, masukkan data penerima surat dalam masing-masing kolom yang sesuai.
Langkah 2: Siapkan Dokumen di Microsoft Word
Setelah data penerima surat sudah disiapkan, langkah berikutnya adalah membuat dokumen di Microsoft Word yang akan digunakan dalam proses Mail Merge. Dokumen tersebut bisa berupa surat, undangan, atau dokumen lainnya yang memerlukan data variabel. Pastikan dokumen tersebut sudah dirancang dengan tata letak yang sesuai, seperti kop surat, tanggal, dan lain-lain.
Langkah 3: Mengatur Sumber Data
Setelah dokumen dan data sudah disiapkan, langkah berikutnya adalah mengatur sumber data di Microsoft Word. Hal ini dilakukan untuk menghubungkan dokumen dengan data yang sudah disiapkan di Microsoft Excel.
Cara mengatur sumber data di Microsoft Word adalah sebagai berikut:
- Buka dokumen yang akan digunakan dalam Mail Merge.
- Pilih tab Mailings dan klik Select Recipients
- Klik sumber data dan pilih file Excel yang sudah disiapkan dahulu, kemudian klik Open.
- Pilih Sheet yang akan digunakan, kemudian klik OK.
Langkah 4: Masukkan Variabel ke dalam Dokumen
Setelah sumber data sudah diatur, langkah berikutnya adalah memasukkan variabel ke dalam dokumen. Variabel tersebut bisa berupa Nama, Alamat, Email, Nomor Telepon, dan lain-lain.
Cara memasukkan variabel ke dalam dokumen adalah sebagai berikut:
- Pilih tab Mailings dan klik Insert Merge Field
- Pilih variabel yang akan dimasukkan, kemudian klik OK.
Langkah 5: Preview dan Finish
Setelah variabel berhasil dimasukkan ke dalam dokumen, langkah terakhir adalah melakukan Preview dan Finish. Preview dilakukan agar pengguna bisa melihat dokumen secara keseluruhan dan memastikan bahwa variabel yang dimasukkan sudah tepat. Setelah itu, dokumen bisa dicetak atau dikirim melalui email dengan hanya satu kali mencetak seluruh dokumen yang ingin dikirim.
3. FAQ
1. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word atau Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan dokumen atau lembar kerja dengan data dari sumber eksternal seperti Microsoft Excel. Dengan Mail Merge, pengguna dapat membuat dokumen atau surat dinamis dengan memasukkan data variabel seperti nama, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya. Fitur ini memudahkan pengguna dalam membuat dokumen atau surat dinamis dalam jumlah banyak dengan cepat dan efisien.
2. Apakah Mail Merge hanya bisa digunakan di Microsoft Word?
Tidak. Mail Merge juga bisa digunakan di Microsoft Excel. Bahkan, beberapa orang lebih suka menggunakan Mail Merge di Microsoft Excel karena dianggap lebih mudah dan efisien.
4. Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial bagaimana menggunakan Mail Merge di Microsoft Excel:
