Membuat surat jalan adalah hal yang sering dilakukan oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi atau pengiriman barang. Namun, membuat surat jalan secara manual dapat memakan waktu dan energi yang cukup banyak. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang beralih menggunakan surat jalan otomatis di Microsoft Excel. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana cara membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel.
Langkah-Langkah Membuat Surat Jalan Otomatis Di Microsoft Excel
Berikut ini langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel:
1. Siapkan Data Yang Diperlukan
Sebelum membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel, Anda perlu menyiapkan data yang diperlukan seperti nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, jenis barang, jumlah barang, dan lain sebagainya.
2. Buat Formulir Surat Jalan
Setelah data yang diperlukan disiapkan, selanjutnya adalah membuat formulir surat jalan. Formulir surat jalan dapat dibuat dengan menggunakan tabel pada Microsoft Excel. Untuk membuat tabel, Anda dapat memilih menu “Insert” > “Table”. Kemudian atur ukuran tabel sesuai dengan kebutuhan dan isi kolom-kolom pada tabel dengan data yang sudah disiapkan.
3. Buat Nomor Surat Jalan Otomatis
Setelah formulir surat jalan selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat nomor surat jalan otomatis. Nomor surat jalan otomatis dapat dibuat dengan menggunakan formula CONCATENATE pada Microsoft Excel. Formula CONCATENATE digunakan untuk menggabungkan beberapa teks menjadi satu teks. Sebagai contoh, jika kita ingin menggabungkan kata “SJ” dengan nomor urut, kita dapat menggunakan formula CONCATENATE seperti berikut:
=CONCATENATE("SJ",NO_SURAT_JALAN)
NO_SURAT_JALAN di sini adalah nomor urut surat jalan yang akan diisi secara otomatis.
4. Buat Fungsi VLOOKUP Untuk Memudahkan Pengisian Data
Membuat surat jalan dapat memakan waktu yang cukup lama, terutama jika harus mengisi data yang sama pada setiap surat jalan. Untuk mengatasi masalah ini, kita dapat menggunakan fungsi VLOOKUP pada Microsoft Excel. Fungsi VLOOKUP digunakan untuk mencari data pada tabel berdasarkan kriteria tertentu. Sebagai contoh, jika kita ingin mencari alamat pengirim berdasarkan nama pengirim, kita dapat menggunakan fungsi VLOOKUP seperti berikut:
=VLOOKUP(NAMA_PENGIRIM,TABEL_DATA,NO_KOLOM,0)
NAMA_PENGIRIM di sini adalah nama pengirim yang akan dicari, TABEL_DATA adalah tabel data yang berisi informasi nama pengirim dan alamat pengirim, NO_KOLOM adalah nomor kolom pada tabel data yang berisi informasi alamat pengirim, dan “0” berarti pencarian harus dilakukan secara tepat.
FAQ
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang digunakan untuk memberi tahu penerima tentang barang yang akan dikirim. Surat jalan mencakup informasi tentang barang yang akan dikirim, informasi pengirim, dan informasi penerima. Surat jalan dapat digunakan sebagai bukti pengiriman barang dan sebagai dasar untuk menghitung biaya pengiriman.
Bagaimana Cara Membuat Surat Jalan Otomatis Di Microsoft Excel?
Untuk membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel, pertama-tama siapkan data yang diperlukan seperti nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, jenis barang, jumlah barang, dan lain sebagainya. Selanjutnya, buat formulir surat jalan dengan menggunakan tabel pada Microsoft Excel. Buat nomor surat jalan otomatis dengan menggunakan formula CONCATENATE pada Microsoft Excel. Terakhir, buat fungsi VLOOKUP untuk memudahkan pengisian data.
Video Tutorial – Cara Membuat Surat Jalan Otomatis Di Microsoft Excel
Berikut ini video tutorial tentang cara membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel:
Gambar – Cara Membuat Kop Surat Otomatis Di Excel
Berikut ini beberapa gambar yang dapat membantu Anda dalam membuat kop surat otomatis di Excel:
Gambar 1 – Kop Surat Otomatis Di Excel
Gambar 2 – Cara Membuat Kop Otomatis Di Excel
Kesimpulan
Membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel adalah cara yang efektif untuk menghemat waktu dan energi dalam membuat surat jalan. Dalam artikel ini, kita telah membahas langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel. Selain itu, kita juga telah membahas pengertian surat jalan dan memberikan beberapa gambar yang dapat membantu Anda dalam membuat kop surat otomatis di Excel. Jangan lupa untuk menonton video tutorial yang telah disediakan dan berlatih membuat surat jalan otomatis di Microsoft Excel.
