Ketika berbicara tentang membuat surat, kebanyakan orang mungkin akan memikirkan Microsoft Word sebagai program utama untuk melakukan itu. Namun, ada alternatif lain yang tidak kalah efektif, yaitu menggunakan Microsoft Excel!
Kenapa perlu membuat surat di Excel?
Tentu saja, pertanyaan utama yang muncul adalah “Mengapa saya harus menggunakannya di Excel daripada Word?”. Jawabannya cukup sederhana, Excel membantu dalam melakukan perhitungan angka dan data yang lebih efektif dibandingkan dengan Word yang lebih fokus pada tampilan dokumen.
Jadi, ketika Anda perlu menyesuaikan nomor faktur atau menambahkan beberapa penghitungan ke dalam surat, maka Excel adalah pilihan yang lebih baik daripada menggunakan Word.
Cara membuat kop surat di Excel
Nah, untuk membuat surat di Excel, pertama-tama Anda membutuhkan kop surat. Berikut beberapa cara untuk membuat kop surat di Excel:
1. Gunakan roda pengaturan Excel
Roda Pengaturan Excel memiliki beberapa opsi pra-aturnya yang bisa membantu Anda membuat kop surat dengan lebih cepat dan mudah. Cara menggunakan roda pengaturan Excel:
- Langkah pertama, buka Excel dan pilih “Page Layout” di menu tab.
- Pilih opsi “Themes” dan klik “Fonts” kemudian “Headers” di menu roda pengaturan Excel.
- Pilih opsi “Custom Header” dan tambahkan informasi yang ingin dimasukkan ke dalam header.
- Pilih “Ok” dan Anda selesai membuat kop surat.
Cara ini sangat mudah digunakan dan akan menghasilkan kop surat yang sederhana dan fungsional dalam waktu singkat. Anda juga bisa mengkustomisasi informasi yang ditambahkan ke header sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Gunakan Ribbon Excel
Alternatif lain yang bisa dipakai untuk membuat kop surat adalah menggunakan pita Excel.
- Pilih tombol “Insert” di pita Excel.
- Pilih opsi “Header & Footer” di menu pita.
- Pilih “Custom Header” atau “Custom Footer” tergantung pada kebutuhan Anda.
- Tambahkan informasi yang ingin dimasukkan ke dalam header atau footer.
- Pilih “Ok” dan Anda selesai membuat kop surat.
Cara ini lebih fleksibel daripada menggunakan roda pengaturan Excel, karena Anda bisa menambahkan informasi ke dalam header atau footer. Selain itu, fitur ini memungkinkan Anda menyesuaikan font, ukuran, dan posisi teks.
Menggabungkan kop surat dan dokumen surat
Setelah membuat kop surat, saatnya untuk menggabungkannya dengan dokumen surat yang sebenarnya. Berikut adalah cara untuk menggabungkan keduanya:
1. Siapkan dokumen surat
Yang pertama harus dilakukan adalah siapkan dokumen surat, atau surat yang akan Anda kirimkan.
2. Tambahkan kop surat
Setelah kop surat dibuat, Anda perlu menggabungkannya dengan dokumen surat. Caranya, copy header atau footer dari dokumen dengan kop surat yang sudah dibuat, lalu paste ke dokumen surat.
3. Periksa tata letak
Periksa dokumen untuk memastikan bahwa tata letak surat benar-benar sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan bahwa kop surat berada di tempat yang tepat, ukuran teks sesuai, dan informasi di dalamnya benar.
FAQ
1. Apakah Excel lebih baik daripada Word dalam membuat surat?
Tidak dapat dikatakan dengan pasti bahwa lebih baik atau tidak, keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Namun, Excel lebih cocok digunakan untuk surat yang memerlukan perhitungan angka dan data. Sementara, Word lebih banyak digunakan untuk surat yang membutuhkan tampilan yang lebih baik dan bervariasi.
2. Apa saja kelebihan menggabungkan kop surat dan dokumen surat?
Menggabungkan kop surat dengan dokumen surat mempercepat proses pembuatan surat secara keseluruhan. Dengan memasukkan header atau footer yang sudah dibuat, Anda tidak perlu lagi membuat halaman baru untuk setiap surat yang dibuat. Selain itu, hal ini juga membantu menjaga konsistensi dalam surat yang sama.
Video Tutorial: Cara Membuat Kop Surat di Excel
Dalam video di atas, Anda akan belajar cara membuat kop surat di Excel secara lengkap. Serta membantu Anda memahami cara menggabungkan kop surat dengan dokumen surat.
Jadi, ternyata Excel tidak hanya berguna untuk menghitung angka dan data, tapi juga cocok untuk membuat surat. Penggunaannya yang mudah dan efektif membuatnya menjadi alternatif yang menarik bagi Anda yang sering membuat surat berulang kali.
