Menggunakan Microsoft Excel untuk membuat aplikasi akuntansi merupakan langkah yang tepat bagi bisnis kecil atau menengah yang ingin mengontrol keuangan dengan baik dan efisien, terlebih untuk yang tidak memiliki cukup dana untuk membeli software akuntansi yang mahal. Excel memungkinkan pengguna untuk membuat daftar jurnal, laporan keuangan, dan bahkan membuat program akuntansi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah membuat aplikasi akuntansi menggunakan Excel yang mudah diikuti dan berguna bagi penggunaan bisnis Anda.
Membuat Aplikasi Akuntansi Dengan Excel
Pertama-tama, kita perlu menentukan jenis transaksi keuangan yang akan dicatat dan dihitung dalam program akuntansi yang kita buat. Misalnya, untuk sebuah bisnis yang menjual produk, jenis transaksi yang akan dicatat meliputi penjualan yang akan dicatatkan di neraca dan laporan laba rugi. Setelah menentukan jenis transaksi, kita perlu membuat tabel dengan kolom dan baris yang sesuai untuk mengorganisir data dan menghubungkan sel-sel untuk melakukan perhitungan.
Membuat Tabel
Untuk membuat tabel di Excel, pertama-tama kita perlu membuka program Excel dan membuat lembar kerja baru. Kita dapat membuat tabel dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Di kolom A, kita bisa menuliskan judul sumber dana dan di bawahnya kita membuat daftar sumber dana yang dimiliki bisnis seperti penjualan, pinjaman, atau potongan gaji karyawan.
- Di kolom B, kita bisa menuliskan judul tujuan dana dan di bawahnya kita membuat daftar tujuan dana misalnya biaya pembelian bahan baku, sewa, atau biaya tenaga kerja.
- Di kolom C, kita bisa menuliskan judul nominal dan di bawahnya kita melanjutkan dengan memasukkan angka yang terkait dengan sumber dan tujuan dana yang sudah kita buat.
- Dari sini, kita dapat membuat formula untuk menghitung total untuk setiap kolom dan baris. Caranya adalah dengan menggunakan rumus fungsi SUM di Excel. Sebagai contoh, untuk menghitung total pada kolom C, kita bisa memasukkan formula =SUM(C2:C8) jika kolom C terdiri dari sel C2 sampai C8.
- Setelah selesai membuat tabel, kita bisa melanjutkan dengan membuat daftar jurnal dan laporan keuangan.
Membuat Daftar Jurnal
Daftar jurnal adalah salah satu elemen penting dalam program akuntansi karena mencatat transaksi keuangan dalam urutan waktu dengan nomor transaksi unik. Kita dapat membuat daftar jurnal di Excel dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Di lembar kerja Excel yang sama, kita buat kolom baru di sebelah kanan tabel dengan judul daftar jurnal.
- Di bawah judul, kita bisa membuat nomor transaksi yang disusun dalam urutan waktu dan disatukan dengan huruf. Contoh: J1, J2, J3, dan seterusnya.
- Di bawah nomor transaksi, kita bisa membuat tanggal dan keterangan transaksi dari sumber ke tujuan dana misalnya penjualan, pembelian bahan baku, atau gaji karyawan.
- Di kolom debit dan kredit, kita bisa memasukkan nominal dari setiap transaksi sesuai dengan karakteristik masing-masing. Pada kolom debit, kita bisa memasukkan angka yang positif dan pada kolom kredit, kita bisa memasukkan angka yang negatif.
- Setelah selesai membuat daftar jurnal, kita dapat melanjutkan dengan membuat laporan keuangan.
Membuat Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah dokumen yang menyajikan informasi keuangan tentang kondisi keuangan suatu bisnis. Ada dua jenis laporan keuangan yang paling umum, yaitu neraca dan laporan laba rugi. Kita dapat membuat laporan keuangan di Excel dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Neraca
Neraca adalah laporan keuangan yang menyajikan posisi keuangan sebuah bisnis pada suatu waktu tertentu. Pada neraca, kita dapat mengetahui jumlah aset, liabilitas, dan ekuitas pada suatu waktu tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuat neraca:
- Di lembar kerja Excel yang sama, kita bisa membuat kolom baru di sebelah daftar jurnal dengan judul neraca.
- Di bawah judul, kita bisa membuat secara terpisah kolom aset, liabilitas, dan ekuitas.
- Di bawah kolom aset, kita dapat memasukkan judul-judul yang berkaitan dengan aset bisnis seperti kas, persediaan, atau piutang.
- Di bawah kolom liabilitas, kita dapat memasukkan judul-judul yang berkaitan dengan liabilitas bisnis seperti hutang usaha, hutang bank, atau pajak yang belum dibayar.
- Di bawah kolom ekuitas, kita dapat memasukkan judul-judul yang berkaitan dengan equity bisnis seperti modal pemilik atau cadangan laba.
- Setelah selesai membuat daftar judul, kita dapat melanjutkan dengan mengisi jumlah yang harus dicatat pada setiap kolom.
- Kolom aset dan ekuitas dapat dihitung menggunakan rumus fungsi SUM di Excel, sedangkan kolom liabilitas dapat dihitung dengan menggunakan rumus fungsi SUMIF. Sebagai contoh, untuk menghitung jumlah hutang usaha, kita bisa memasukkan rumus =SUMIF(Tabel[Judul Kolom Liabilitas],”=”& “Hutang Usaha”, Tabel[Kolom Nominal]).
- Setelah selesai mengisi jumlah, kita dapat mengevaluasi neraca bisnis dengan melihat setiap kolom. Neraca seimbang jika jumlah aset sama dengan jumlah liabilitas dan ekuitas.
Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi adalah laporan keuangan yang menyajikan pendapatan dan pengeluaran dari suatu bisnis pada suatu periode waktu tertentu. Laporan laba rugi memberikan gambaran tentang kinerja bisnis dan keuntungan atau kerugian yang dihasilkan pada periode tersebut. Berikut langkah-langkah untuk membuat laporan laba rugi:
- Di lembar kerja Excel yang sama, kita bisa membuat kolom baru di sebelah neraca dengan judul laporan laba rugi.
- Di bawah judul, kita dapat memasukkan judul-judul yang berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran seperti pendapatan penjualan, laba kotor, biaya produksi, dan pendapatan operasional.
- Setelah memasukkan judul-judul, kita dapat mengisi jumlah yang sesuai pada setiap kolom.
- Kolom pendapatan dapat dihitung dengan menggunakan rumus fungsi SUM di Excel, sedangkan kolom biaya dapat dihitung dengan menggunakan rumus fungsi SUMIF. Sebagai contoh, untuk menghitung jumlah biaya produksi, kita bisa memasukkan rumus =SUMIF(Tabel[Judul Kolom Biaya],”=”& “Biaya Produksi”, Tabel[Kolom Nominal])
- Jumlah laba rugi dapat dihitung dengan mengurangi jumlah pengeluaran dari jumlah pendapatan.
- Setelah membuat laporan laba rugi, kita dapat menganalisis kinerja bisnis berdasarkan jumlah yang tercantum pada laporan.
Cara Membuat Program Akuntansi
Program akuntansi pada Excel dapat dianggap sebagai kombinasi dari daftar jurnal dan laporan keuangan yang telah dibuat sebelumnya. Program ini juga dapat diatur agar data dapat diimpor dari file CSV atau Excel lainnya, membuatnya lebih mudah dan efisien dalam penggunaannya. Berikut adalah langkah-langkah membuat program akuntansi:
- Buka Excel dan buat file baru
- Buat tabel seperti yang telah dijelaskan sebelumnya
- Buat daftar jurnal
- Buat laporan keuangan
- Gunakan rumus dan fungsi Excel untuk menghitung total setiap kolom dan baris
- Gunakan rumus dan fungsi Excel untuk menghitung neraca dan laporan laba rugi
- Gunakan fitur Excel untuk menambahkan atau menghapus baris pada tabel
- Gunakan fitur Excel untuk mengeluarkan laporan dalam format yang diinginkan
FAQ
Pertanyaan #1: Apakah Excel menjadi alternatif yang baik untuk software akuntansi berbayar?
Jawaban: Ya, Excel dapat menjadi alternatif yang baik untuk software akuntansi berbayar terutama bagi bisnis kecil atau menengah yang tidak memiliki cukup dana untuk membayar software akuntansi yang mahal. Excel memungkinkan pengguna untuk membuat daftar jurnal, laporan keuangan dan program akuntansi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Pertanyaan #2: Apakah program akuntansi yang dibuat di Excel dapat diintegrasikan dengan software lainnya seperti software penjualan?
Jawaban: Ya, program akuntansi yang dibuat di Excel dapat diintegrasikan dengan software lainnya seperti software penjualan agar transaksi penjualan secara otomatis dicatat dalam daftar jurnal dan laporan keuangan. Hal ini sangat berguna bagi bisnis yang menggunakan software lainnya untuk memudahkan pencatatan keuangan dan menghindari kesalahan dalam penghitungan. Untuk melakukan integrasi, kita perlu membuat script kustom yang dapat mengekstrak data dari file Excel dan mengimpor ke dalam program lain. Atau, kita dapat mencari template Excel khusus yang telah dibuat untuk memudahkan integrasi dengan software lainnya.
Video Tutorial Membuat Program Akuntansi Dengan Excel
Berikut ini adalah video tutorial tentang cara membuat program akuntansi dengan Excel:
Dalam video tersebut, kita dapat melihat langkah-langkah melengkap dengan tempplates yang digunakan untuk membuat program akuntansi dengan Excel. Tutorial ini dapat menjadi referensi bagi mereka yang ingin membuat program akuntansi dengan Excel.
Kesimpulan
Excel adalah alat yang sangat berguna bagi bisnis kecil atau menengah yang ingin mengontrol keuangan dengan baik dan efisien. Dalam artikel ini, kita telah membahas cara membuat aplikasi akuntansi dengan Excel yang meliputi pembuatan tabel, daftar jurnal, laporan keuangan, dan program akuntansi. Kita juga telah membahas tentang integrasi Excel dengan software lainnya dan memberikan video tutorial dalam membuat program akuntansi dengan Excel. Dengan menggunakan Excel, bisnis dapat memudahkan pencatatan keuangan dan menghindari kesalahan dalam penghitungan sehingga bisnis dapat tumbuh dan berkembang dengan baik.
