Microsoft Excel merupakan salah satu software yang sangat populer dan banyak digunakan dalam dunia bisnis maupun pendidikan. Karena kemampuannya yang mumpuni dalam mengelola data, membuat laporan, dan melakukan perhitungan. Namun, seringkali kita masih terkendala dalam mengoperasikan excel, khususnya dalam pengolahan data yang kompleks. Oleh karena itu, kali ini kami akan memberikan beberapa tutorial mengenai cara ambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel dan cara merekap data siswa dengan mudah menggunakan rumus di Excel. Simak ulasan lengkapnya berikut ini:
Cara Ambil Data Berdasarkan Nilai Atau Record Yang Sama Di Excel
Mengambil data dengan berdasarkan Nilai atau Record yang sama di Excel bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu dan merepotkan. Namun, ada cara yang sangat mudah untuk mengatasinya menggunakan fitur VLOOKUP di Excel. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Excel
- Pastikan data yang ingin Anda ambil sudah terurut dengan baik. Misalnya, jika Anda ingin mengambil data nilai siswa berdasarkan kelas, pastikan data tersebut tersusun secara berurutan berdasarkan kelasnya.
- Isi data yang ingin Anda ambil pada sheet yang berbeda.
- Buat formula VLOOKUP pada sheet yang ingin Anda isi dengan data tersebut. Syntaxnya adalah sebagai berikut:
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
- lookup_value: Nilai yang ingin Anda cari pada sheet yang berbeda.
- table_array: Range data yang ingin dijadikan sumber pencarian nilai. Harus memiliki minimal 2 kolom. Kolom pertama berisi nilai-nilai yang akan dicari, sedangkan kolom kedua berisi nilai yang ingin Anda ambil.
- col_index_num: Nomor kolom di table_array yang akan diambil nilai dari baris yang ditemukan oleh fungsi VLOOKUP.
- range_lookup: Optional. Menentukan apakah carian yang dilakukan berdasarkan nilai pasti atau tidak. Bila nilai di set TRUE, maka pencarian dilakukan berdasarkan nilai yang sama persis, dan bila FALSE, maka pencarian dilakukan berdasarkan nilai yang mirip.
Berikut ini adalah contoh penggunaan VLOOKUP
Jika, misalnya, Anda ingin mengambil data nilai siswa kelas 9A dari data yang telah tersusun rapih, maka Anda dapat membuat langkah berikut:
- Buat sheet baru dengan nama “Kumpulan Data Siswa”
- Tambahkan header baris pada kolom B dan C pada sheet “Kumpulan Data Siswa”. Masukkan “Kelas” pada kolom B dan “Nilai” pada kolom C
- Isi data yang ingin Anda ambil pada sheet yang berbeda.
- Tambahkan data nilai siswa pada kolom C di sheet “Kumpulan Data Siswa”.
- Buat formula pada kolom B dengan rumus
=VLOOKUP(A2,Sheet1!A:B,2,FALSE) - Pada contoh ini kami menetapkan Nomor Induk Siswa pada kolom A pada Sheet “Kumpulan Data Siswa”. Data kelas siswa terletak pada kolom kedua di Sheet pertama (Sheet1) dengan data nilai pada kolom ketiga. Kita menentukan FALSE untuk argumen ‘range lookup’, sehingga persis seperti nilai yang di cari harus ada di dalam tabel “Sheet1”.
Rumus Rekap Data Siswa di Excel Dengan Cepat Dan Mudah
Dalam kegiatan pembelajaran, terkadang kita membutuhkan data rekapitulasi nilai siswa. Nah, Microsoft Excel menyediakan rumus SUMIF dan COUNTIF yang dapat memudahkan tugas ini. Berikut langkah-langkah penggunaannya:
- Pastikan data yang ingin Anda rekam sudah tersusun rapih sesuai dengan kriteria yang ingin Anda gunakan. Misalnya, jika Anda ingin merekap data nilai siswa, pastikan data tersebut tersusun rapih berdasarkan kelas atau mata pelajaran.
- Buat sheet baru dengan nama “Rekapitulasi Nilai Siswa”
- Tambahkan header pada sheet “Rekapitulasi Nilai Siswa” untuk kolom-kolom yang akan diisi dengan rumus. Misalnya, masukkan “Kelas” pada kolom B, “Jumlah Siswa” pada kolom C, “Nilai Rata-rata” pada kolom D.
- Masukkan data kelas pada kolom B.
- Pada kolom C, masukkan rumus
=COUNTIF(Sheet1!B:B,A2)pada baris pertama. - Pada kolom D, masukkan rumus
=SUMIF(Sheet1!B:B,A2,Sheet1!C:C)/COUNTIF(Sheet1!B:B,A2)pada baris pertama. - Salin rumus pada kolom C dan D ke seluruh baris pada sheet “Rekapitulasi Nilai Siswa”.
Keterangan rumus:
- COUNTIF – Fungsi excel untuk menghitung jumlah nilai-nilai pada rentang sel tertentu yang memenuhi kriteria tertentu.
- SUMIF – Fungsi excel untuk menjumlahkan nilai-nilai pada rentang sel tertentu yang memenuhi kriteria tertentu.
- Sheet1!B:B – Range data pada Sheet 1 yang ingin dihitung atau dijumlahkan.
- A2 – Nilai untuk mengurangi data yang dibutuhkan.
- Sheet1!C:C – Kolom tempat nilai berada untuk dihitung dalam SUMIF.
Setelah selesai diisi, sheet “Rekapitulasi Nilai Siswa” akan menampilkan hasil pengumpulan data secara otomatis. Anda bisa menggunakan hasilnya untuk melakukan penilaian dan evaluasi siswa.
FAQ
1. Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah software spreadsheet yang dirancang oleh Microsoft. Excel termasuk dalam paket aplikasi Microsoft Office, yang digunakan untuk mengelola, menghitung, dan menganalisis data. Excel juga menawarkan banyak fitur yang memudahkan dalam pengolahan data, seperti rumus, grafik, dan chart.
2. Apa kegunaan menggunakan Microsoft Excel?
Microsoft Excel banyak digunakan dalam berbagai profesi dan kegiatan, seperti dalam pengelolaan data keuangan, pengolahan data sumber daya manusia, pembuatan laporan, manajemen stok, dan lain sebagainya. Excel juga berguna sebagai alat bantu dalam menghitung angka-angka dan menyajikan data dalam bentuk grafik dan chart yang mudah dipahami. Dengan Excel, Anda dapat membuat worksheet dengan cepat dan mudah, serta melakukan pengolahan data secara akurat dan efisien.
