Tutorial Cara Mengolah Data di Excel untuk Pemula
Excel adalah perangkat lunak spreadsheet atau lembar kerja yang digunakan untuk memasukkan, mengirim, dan memproses data numerik. Sebagai program standar untuk kebanyakan kantor dan bisnis kecil, pemahaman terhadap Excel merupakan kebutuhan dasar dalam lingkungan profesional. Perangkat lunak ini dapat membantu memecahkan masalah bisnis, menyederhanakan pekerjaan, dan mendapatkan lebih banyak wawasan tentang data. Artikel ini akan memberikan tutorial mengenai cara mengolah data di Excel untuk pemula dengan menggunakan beberapa tools dan fitur dasar.
Menentukan Jenis Data
Pertama, sebelum memasukkan data ke dalam aplikasi Excel, kita harus memastikan jenis data apa yang akan dimasukkan. Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam Excel, yaitu:
1. Numerik: angka atau bilangan yang bersifat mutlak atau berisi titik desimal atau koma.
2. Text: kata atau frasa yang mewakili teks, termasuk angka yang mewakili tulisan.
3. Date/Time: data yang menampilkan tanggal atau waktu, atau keduanya.
4. Logical: data yang mewakili benar atau salah (TRUE or FALSE).
5. Error: data yang ditemukan setelah rumus matematika tidak memberikan hasil yang cocok.
6. Array: data yang mewakili array atau kemungkinan multi-dimensi.
Menentukan Type Data
Setelah menentukan jenis data, selanjutnya adalah menentukan tipe data. Terdapat beberapa tipe data dalam Excel yang akan dipakai ketika memasukkan data, yaitu:
1. General: tipe data general digunakan pada saat data yang diinput tidak jelas jenis datanya.
2. Number: tipe data angka atau bilangan yang bersifat mutlak atau berisi titik desimal atau koma.
3. Currency: tipe data bilangan pecahan yang digunakan untuk menghitung uang dan mata uang.
4. Accounting: tipe data bilangan pecahan yang disertai dengan simbol mata uang.
5. Date: tipe data tanggal, yaitu sebuah bilangan bulan atau tahun.
6. Time: tipe data waktu, yaitu bilangan jam, menit, atau detik.
7. Percentage: tipe data pembilang dan penyebut yang digunakan untuk menemukan persentase.
Mengelompokkan Data
Ketika menggunakan Excel untuk kebutuhan bisnis, akan sangat membantu jika data-data yang dimiliki dapat di kelompokkan sesuai dengan kriteria tertentu. Excel memiliki banyak cara untuk melakukan pengelompokkan data, diantaranya adalah:
1. Pengelompokkan berdasarkan kolom
Buka Excel dan setiap baris data yang sama dalam satu kolom, dapat dikelompokkan menjadi satu grup dengan menggunakan fungsi auto sort atau pengurutan otomatis. Cara pengelompokkan data ini dilakukan dengan memilih menu “Data” > “Sort & Filter” > “Custom Sort”.
2. Pengelompokkan berdasarkan cell atau range
Pada saat ingin mengelompokkan cell atau range tertentu dengan kondisi yang berbeda-rbeda, dapat memilih menu “Data” > “Sort & Filter” > “Filter”. Kemudian pilih atau sesuaikan dengan niali-nilai tertentu.
3. Pengelompokkan terhadap barchart atau rangkaian data tunggal
Data yang ditampilkan dalam barchart atau rangkaian data tunggal dapat diolah agar tampil dengan lebih jelas dan mudah dipahami. Cara pengelompokkan data ini dilakukan dengan memastikan setiap orang atau target yang ditampilkan dalam barchart atau rangkaian data tunggal, dikelompokkan berdasarkan atribut yang sama.
4. Pengelompokkan berdasarkan pivot table
Pivot table merupakan tool yang digunakan untuk mengurutkan data dan memasukkannya ke dalam kolom dan baris. Cara pengelompokkan data ini dilakukan dengan menggunakan menu “Insert” > “Tables” > “Pivot Table”. Kemudian pilih baris, kolom, atau nilai yang akan dihitung.
Pengurutan Data
Setelah melakukan pengelompokkan data, kita juga perlu melakukan pengurutan data. Pengurutan data ini dapat memudahkan kita membaca, mengembangkan, atau menarik kesimpulan dari data tersebut. Pengurutan data dilakukan dengan menggunakan menu “Data” > “Sort & Filter” > “Sort Oldest to Newest” atau “Sort Newest to Oldest”.
Menentukan Fungsi Data
Setelah melakukan pengelompokkan dan pengurutan data, kita juga perlu melakukan perhitungan atau analisis data. Oleh sebab itu, kita memerlukan penggunaan fungsi data. Beberapa fungsi data yang sering digunakan seperti:
1. Sum: membuat penjumlahan dari dua atau lebih sel.
Contoh: =SUM(A1:A5)
2. Average: menghitung rata-rata dari sel yang dipilih.
Contoh: =AVERAGE(A1:A5)
3. Count: menghitung jumlah sel dalam sebuah range.
Contoh: =COUNT(A1:A5)
4. Min/Max: menemukan nilai terbesar atau terkecil dari sel yang dipilih.
Contoh: =MIN(A1:A5) dan =MAX(A1:A5)
5. If: melakukan percabangan logika.
Contoh: =IF(A1 > B1, “Benar”, “Salah”)
Pemformatan Data
Setelah melakukan pengelompokkan, pengurutan, dan fungsi data, kita perlu juga melakukan pemformatan data agar tampilan data lebih mudah dipahami. Berikut beberapa cara untuk melakukan pemformatan data:
1. Memperbaiki lebar kolom dan baris.
2. Menambah atau mengurangi ketinggian baris.
3. Mengganti warna sel atau rangkaian sel.
4. Membuat garis bawah atau border.
5. Membuat pivot table.
6. Menambahkan icon atau label pada setiap baris data.
FAQ
1. Apa itu Pivot table dan apa manfaatnya dalam pengolahan data?
Pivot table adalah tool yang digunakan untuk mengurutkan data dan memasukkannya ke dalam kolom dan baris. Pivot table membantu kita mengelompokkan data yang lebih besar menjadi lebih kecil dan lebih mudah dipahami.
2. Bagaimana cara menggunakan VLOOKUP dalam pengolahan data?
VLOOKUP adalah fungsi pencarian data Excel, yang memungkinkan kita untuk mencari nilai dalam satu set data berdasarkan nilai lainnya yang diinputkan. Cara penggunaan VLOOKUP adalah dengan menuliskan formula berikut pada sebuah sel:
=VLOOKUP(value,table,column,0)
value merupakan nilai atau item yang ingin dicari.
table merupakan area data yang ingin dicari.
column adalah column yang ingin diambil nilai item yang dicari.
0 menunjukkan bahwa pencarian data ingin dilakukan secara pasti.
Video Youtube
Berikut adalah video Youtube yang dapat membantu Anda untuk mengolah data di Excel:
1. Tutorial Excel: Cara Mengurutkan Data di Excel.
2. Tutorial Excel: Cara Mengelompokkan Data di Excel.
Kesimpulan
Mengolah data di Excel merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan dalam lingkungan bisnis. Dalam artikel ini, kita telah mempelajari cara mengelompokkan, mengurutkan, menggunakan fungsi data, dan melakukan pemformatan data di Excel. Selain itu, kita juga telah membahas pivottable dan VLOOKUP, serta menyertakan video tutorial di Youtube sebagai referensi tambahan. Dengan menguasai dasar-dasar Excel, proses pengolahan data akan menjadi lebih cepat dan efisien.
