Cara menghubungkan data dari Excel ke Word memungkinkan pengguna untuk memperbarui informasi secara otomatis, tak perlu mengupdate dokumen satu per satu. Banyak cara untuk menghubungkan data Excel ke Word, seperti menggunakan mail merge atau OLE (Object Linking Embedding). Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih detail cara menghubungkan data Excel ke Word menggunakan Mail Merge.
Cara Menghubungkan Data Excel ke Word Menggunakan Mail Merge
Mail Merge adalah proses penggabungan informasi dari sumber data dengan dokumen yang sudah dibuat sebelumnya, sehingga memungkinkan pembuatan banyak dokumen sekaligus. Misalnya, kita ingin membuat serangkaian surat permintaan kepada klien, masing-masing menggunakan nama klien dan informasi spesifik mereka. Dalam kasus ini, data klien kita akan berada di Excel, dan dokumen surat kita akan berada di Word. Berikut adalah langkah-langkah untuk menghubungkan data Excel ke Word melalui Mail Merge:
- Buat dokumen Word baru, dan siapkan dokumen tersebut untuk menerima informasi dari Excel. Secara umum, ini berarti menambahkan tempat-tempat di dokumen Anda di mana data Excel akan dimasukkan.
- Buka Excel dan siapkan data yang ingin dimasukkan ke dokumen Word. Dalam kasus surat permintaan kepada klien, ini mungkin termasuk nama klien, alamat, dan informasi lainnya yang relevan.
- Buatlah list nama kolom pada data Excel Anda. Pastikan nama-nama ini mudah dikenali, dan memungkinkan Anda untuk berkorespondensi satu-satu dengan tempat-tempat di dokumen Word Anda di mana informasi ini akan dimasukkan. Misalnya, jika kita ingin menambahkan alamat klien, kita dapat menggunakan nama kolom “Address”.
- Setelah Anda menambahkan kolom-kolom baru pada data Excel Anda, isilah data informasi pada setiap baris spreadsheet. Pastikan informasi ini ditempatkan pada kolom yang sudah dibuat. Dalam kasus surat permintaan, kita akan mengisi nama klien pada kolom “Name”, alamat pada kolom “Address”, dan seterusnya.
- Buka dokumen Word Anda, dan pada menu bar, klik “Mailings”. Di dalam menu ini, klik tombol “Start Mail Merge”.
- Pilih jenis dokumen yang ingin Anda gunakan. Dalam kasus ini, kita akan menggunakan surat permintaan.
- Pada toolbar, pilihlah “Select Recipients” dan klik “Use an Existing List”. Cari dan pilih file Excel Anda.
- Setelah Anda memilih file Excel Anda, Word akan menampilkan informasi header di setiap kolom, memungkinkan Anda untuk memilih informasi yang ingin Anda gunakan.
- Pada toolbar, gunakan tombol “Insert Merge Field” untuk memasukkan data Excel Anda ke dalam dokumen Word Anda. Anda dapat menambahkan teks tambahan di sekitar data Excel untuk membentuk kalimat lengkap atau paragraf.
- Jangan lupa untuk menyimpan dokumen Word Anda.
- Word sekarang telah membuat dokumen khusus untuk setiap baris data di Excel.
FAQ
Apa itu OLE?
OLE (Object Linking Embedding) adalah teknologi dari Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menambahkan konten dari satu program ke program lain. Misalnya, Anda dapat menambahkan objek Excel ke dokumen Word Anda menggunakan fitur OLE. Objek ini akan tetap terhubung dengan file Excel asli, sehingga ketika terjadi perubahan pada data Excel, dokumen Word juga akan memperbarui secara otomatis.
Bagaimana cara memperbarui informasi yang sudah terhubung antara Excel dan Word secara otomatis?
Anda dapat memperbarui informasi yang telah terhubung antara Excel dan Word dengan menjalankan Mail Merge lagi. Caranya seperti yang ada di atas. Setelah Anda memasukkan file Excel lagi ke dalam dokumen Word, Word akan menawarkan opsi untuk memperbarui informasi secara otomatis. Pastikan Anda memilih opsi “Update All” ketika mengkonfirmasi apakah Word boleh memperbarui informasi.
Video Youtube: Cara Menghubungkan Data Excel Ke Word Menggunakan Mail Merge
Cara Menghubungkan Data Word ke Excel Lengkap Dengan Update Link
Jika Anda ingin menghubungkan data dari dokumen Word ke Excel, misalnya untuk membaca data seperti tabel atau daftar, Anda dapat melakukannya dengan mengambil keuntungan dari fungsi built-in di Word. Cara yang disarankan untuk menghubungkan data ini adalah melalui fungsi copy-paste. Berikut adalah langkah-langkah untuk menghubungkan data Word ke Excel
- Buka dokumen Word yang berisi data yang ingin dihubungkan ke Excel. Select data yang ingin Anda copy ke Excel.
- Gunakan tombol copy pada toolbar atau tekan Ctrl + C pada keyboard Anda.
- Buka Excel dan buat worksheet baru.
- Pilihlah cell pertama di worksheet Anda, dan klik tombol “Paste Special” pada toolbar Excel Anda.
- Pada jendela “Paste Special”, pilih opsi “Microsoft Word Object”, dan klik tombol “OK”.
- Excel akan menampilkan kotak dialog, menanyakan apakah Anda ingin mengupdate link ke objek Word. Pilihlah opsi “Yes”
- Excel sekarang akan menampilkan link ke data Word, dan ketika Anda mengubah data Word, data di Excel juga akan di-update secara otomatis.
FAQ
Apakah mungkin untuk menghubungkan data dari dokumen Word ke Excel melalui Mail Merge?
Tidak, Mail Merge hanya dapat digunakan untuk menghubungkan data dari Excel ke Word.
Bagaimana cara memutuskan link antara dokumen Word dan Excel?
Anda dapat memutuskan link antara dokumen Word dan Excel dengan menemukan dan menghapus objek yang mencari link tersebut. Untuk menemukan objek ini, Anda dapat menggunakan menu “Edit Links” di Excel, dengan memilih link yang ingin Anda hapus, dan menggunakan tombol “Break Link”.
