Penggunaan Microsoft Excel memang sering menjadi kegiatan yang lumrah dilakukan di berbagai sektor baik di dunia bisnis, akademik, ataupun personal. Excel adalah program pengolah data berbasis spreadsheet yang diciptakan oleh Microsoft dan biasanya digunakan untuk aktivitas perhitungan dan analisis data, serta pemrosesan data statistik. Aplikasi ini juga menjadi salah satu tugas yang begitu penting dalam pekerjaan yang melibatkan hitung-menghitung dan pencatatan serta analisis data.
Namun, penggunaan Microsoft Excel pada dasarnya memiliki sistem dan aturan dalam pemakaiannya sehingga saat kita ingin membuat suatu isi tabel atau rumus, kita harus mengikuti aturan tersebut. Pada kesempatan kali ini, akan dibahas seputar penggunaan Microsoft Excel dan cara membuat rumus sekaligus berbagai trik serta tips lain dalam penggunaannya.
Mengenal Microsoft Excel
1. Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang digunakan untuk mengorganisir data dalam satu lembar kerja atau worksheet. Data yang dimasukkan ke dalamlembar kerja terorganisir dalam satu rangkaian baris dan kolom yang membentuk suatu tabel. Setiap sel pada tabel dapat berisi data seperti angka, teks, atau formula untuk menghitung atau memanipulasi data sesuai kebutuhan.
2. Apa fitur-fitur Microsoft Excel yang dapat membantu dalam aktivitas perhitungan dan analisis data?
Microsoft Excel memiliki beragam fitur yang sangat membantu dalam aktivitas perhitungan dan analisis data, di antaranya adalah:
– Menampilkan tabel data yang mudah dipahami dengan pilihan format font, ukuran, warna dan sebagainya.
– Memungkinkan penggunaan rumus dan formula yang membantu dalam perhitungan dan analisis data.
– Daftar fungsi matematika dalam Excel seperti SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT, dan sebagainya membantu dalam penggunaan rumus.
– Memiliki fitur filter data untuk menemukan data yang spesifik dalam set data yang lebih besar.
– Memiliki fitur pivot table yang memungkinkan pengguna untuk mengubah set data mentah ke dalam format yang lebih mudah dipahami dan disajikan dalam bentuk tabel pivot.
Tips & Trik untuk Menguasai Microsoft Excel
1. Gunakan Shortcut Keyboard
Dalam aktivitas mengedit, menyusun dan mengolah data di Microsoft Excel, kita tidak perlu selalu menggunakan mouse untuk setiap tindakan. Karena Microsoft Excel menyertakan banyak shortcut keyboard yang dapat mempermudah kerja dan meringankan beban kerja saat menggunakan aplikasi spreadsheet ini. Berikut beberapa contoh shortcut keyboard saat bekerja di Microsoft Excel:
– CTRL + N untuk membuat lembar kerja baru
– CTRL + O untuk membuka file yang telah disimpan sebelumnya
– CTRL + S untuk menyimpan lembar kerja atau file ke dalam format Excel
– CTRL + P untuk mencetak lembar kerja atau file yang dibuka.
2. Gunakan Pivot Table untuk Membuat Laporan dan Analisis Data
Pivot table adalah fitur yang sangat berguna untuk membuat laporan dan analisis data. Pivot Table memungkinkan kita untuk menggabungkan, menggabungkan dan menganalisis data dari berbagai sumber. Di sini kita dapat memilih data periode waktu tertentu, beberapa kolom yang ingin ditampilkan, dan melakukan pengurutan sesuai yang kita inginkan.
3. Gunakan Filter dan Sorting untuk Menemukan Data yang Spesifik
Filtering dan Sorting adalah fitur utama dari Excel yang membantu pengguna untuk menemukan data yang spesifik dari kumpulan data yang lebih besar. Dengan Excel, pengguna dapat menyaring data yang relevan dengan memilih kriteria tertentu. Setelah pengguna memfilter data, ia dapat menggunakan opsi sort untuk mengurutkan data menurut opsi teratas yang mereka inginkan.
4. Gunakan Fungsi COUNTIF untuk Menghitung Data Yang Diperlukan
COUNTIF adalah fungsi Excel yang sangat membantu saat kita ingin menghitung data dalam waktu singkat. Bangkit menghitung jumlah sel yang cocok dengan sebuah kriteria. Jika pengguna ingin menemukan bilangan tertentu dalam sel yang diatur dalam satu baris atau kolom, ia dapat menggunakan fungsi COUNTIF ini. Selain fungsi COUNTIF, Excel juga memiliki variasi fungsi untuk penghitungan data seperti COUNT, COUNTA, dan COUNTBLANK di mana ketiganya memiliki fungsi yang berbeda-beda.
5. Gunakan Fungsi SUMIF untuk Menghitung Nilai yang Memenuhi Kriteria Tertentu
Fungsi SUMIF adalah sebuah rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah sebagian daftar/lembar. Fungsi tersebut misalnya dijalankan jika kita memiliki sebuah tabel daftar penjualan dan ingin mengetahui total penjualan selama bulan tertentu, atau ingin menjumlahkan belanja per pelanggan, dan masih banyak lagi.
6. Gunakan Absolute References untuk Menghindari Kesalahan Penghitungan
Absolute References adalah fungsi yang sangat membantu untuk menghindari kesalahan penghitungan dalam penggunaan rumus atau formula seperti SUM atau AVERAGE. Absolute References digunakan ketika pengguna ingin memperbaiki kunci referensi, sehingga menghindari perubahan relatif di tengah perhitungan. Jadi, tidak ada lagi kesalahan perhitungan ketika menggunakan rumus dan kunci relatif.
Cara Menulis Rumus Menghitung di Microsoft Excel
Membuat rumus menghitung di Microsoft Excel sangatlah mudah, namun pada kenyataannya, penggunaan Excel yang kurang baik dapat menyebabkan data yang salah atau ketakutan. Berikut ini cara menulis rumus menghitung di Microsoft Excel yang dapat Anda praktikkan:
1. Pilih Sel di dalam Lembar Kerja Excel
Pertama-tama, pilih sel di dalam lembar kerja Excel dimana kita akan memasukkan rumus kita.
2. Mulai Menulis Rumus
Mulai tulis rumus yang diinginkan pada sel yang dipilih. Saat menulis rumus, Anda harus mempertimbangkan urutan operasi dalam perhitungan.
3. Gunakan Tanda Sama dengan (=)
Rumus harus dimasukkan dalam sel setelah mengetik tanda sama dengan (=). Ini adalah kode untuk Fungsi Excel agar tahu bahwa Anda akan menuliskan rumus, bukan kata biasa atau angka di dalam sel.
4. Masukan Operator
Setelah tanda sama dengan (=), masukan operator masing-masing pada data. Operator matematika umum seperti +, -, *, /, dan % yang digunakan di Microsoft Excel. Anda juga dapat menggunakan tanda kurung () untuk grouping.
5. Selesai
Jangan lupa untuk mengakhiri rumus dengan mengeklik enter atau ok atau tekan halaman dari keyboard. Hasilnya harus ditampilkan pada sel kosong yang dipilih tadi.
Cara Menghitung Denda di Excel
Berikut ini adalah cara menghitung denda di Microsoft Excel:
1. Buatlah Tabel/ Lembar Excel
Buatlah tabel/ lembar Excel, dimana pertama-tama kita membutuhkan kolom untuk tanggal jatuh tempo, tanggal bayar dan kemudian kolom denda.
2. Isi Data
Isi data pada tabel yang telah dibuat. Untuk kolom tanggal jatuh tempo berisi tanggal ketika pembayaran harus telah dilakukan. Tanggal bayar berisi tanggal ketika pembayaran sebenarnya telah dilakukan. Dan, kolom denda berisi denda yang berlaku ketika keterlambatan dalam membayar terjadi.
3. Hitung Selisih Waktu Dari Jatuh Tempo sampai Bayar
Saat data telah terisi, selanjutnya kita perlu menghitung selisih waktu antara jatuh tempo dan tanggal bayar yang sebenarnya. Untuk menghitung selisih waktu, kita dapat menggunakan fungsi DATEDIF yang menghitung perbedaan antara dua tanggal dalam hari, bulan, atau tahun.
Contoh Penulisan Fungsi DATEDIF:
=DATEDIF (Tanggal_Jatuh_Tempo, Tanggal_Bayar, “d”)
Perhatikan bahwa tanggal dalam rumus ditulis dengan format Tanggal_Bulan_Tahun.
4. Hitung Denda Yang Diberikan
Setelah kita mengetahui selisih waktu antara tanggal bayar dan jatuh tempo, selanjutnya kita perlu menghitung denda yang diberikan. Denda dapat dihitung dengan mengalikan denda harian dengan selisih hari. Rumus yang dapat digunakan untuk menghitung denda sebagai berikut,
Denda = Selisih_Hari x Denda_Harian
Contoh penulisan Fungsi Denda :
=Datedif(A2,B2,”d”)*C2
5. Selesai
Dalam kasus ini, penulisan rumus Denda = Selisih_Hari x Denda_Harian harus dilakukan pada setiap baris tabel.
Cara Membuat Kolom di Excel Beserta Gambarnya
Berikut ini adalah cara membuat kolom di Excel beserta gambarnya:
1. Gunakan Microsoft Excel
Pertama-tama, buka Microsoft Excel di perangkat Anda.
2. Pilih Sel Kosong
Pilih sel kosong di mana Anda akan menambahkan data kolom Anda.
3. Klik Opsi Header & Footer
Setelah salah satu sel dipilih, pilih opsi Header & Footer yang terletak di bagian Insert pada menu tab.
4. Pilih Opsi Kolom
Setelah halaman Header & Footer muncul, pilih sebuah gambar/ikon kolom.
5. Ukuran Kolom
Setelah menambahkan gambar kolom, ukurannya bisa disesuaikan sesuai keinginan. Caranya cukup dengan memperbesar atau memperkecil gambar sesuai ukuran yang dikehendaki.
6. Tekan OK
Setelah gambar diukur dengan baik, lalu kita pilih OK, dan proses pembuatan kolom di Excel akan selesai.
Cara Menghitung Lama Hari di Excel
Berikut ini adalah cara menghitung lama hari di Excel:
1. Buat Tabel/ Lembar Kerja
Buat tabel atau lembar kerja Excel baru untuk memulai penghitungan.
2. Format Cell
Format sel di mana hasil perhitungan yang akan tampil nantinya akan berada sebagai foremat tanggal. Caranya cukup dengan memilih sel, lalu pilih format cells dan pilih category (tanggal). Kemudian pilih type atau format.
3. Gunakan Konsep Datedif
Rumus DATEDIF adalah rumus dalam Excel yang memungkinkan pengguna untuk menghitung perbedaan antara dua tanggal. Namun, Anda harus memperhatikan format cell pada kolom tertentu. Contoh penulisan rumus :
=DATEDIF(A2, B2, “d”)
Perhatikan bahwa tanggal itu harus ditulis dengan format Tanggal_Bulan_Tahun
4. Selesai
Setelah Anda menuliskan rumus di masing-masing sel dalam tabel, hasil perhitungan akan muncul secara otomatis.
FAQ
1. Apakah Excel hanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau akademik saja?
Jawab : Tidak. Excel tidak hanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau akademik, tetapi juga dapat digunakan untuk tujuan pribadi, seperti pengelolaan keuangan keluarga, pembuatan jadwal, mengelola anggaran bulanan, dan sebagainya.
2. Apa manfaat menggunakan Microsoft Excel?
Jawab : Microsoft Excel sangat membantu dalam aktivitas perhitungan dan analisis data, serta pemrosesan data statistik. Dapat digunakan untuk mengorganisir data dalam satu lembar kerja atau worksheet dengan kolom dan baris yang membentuk suatu tabel. Excel juga memudahkan pengguna untuk menghitung, menganalisis, serta memanipulasi data sesuai kebutuhan. Selain itu, Excel menyertakan banyak fitur yang membantu pengguna dalam aktivitas perhitungan dan analisis data seperti pivot table, filter data, fungsi matematika, penggunaan rumus dan formula, serta Shortcut keyboard.
