Dalam dunia bisnis, pemilik usaha sering memberikan kredit kepada klien mereka. Selain untuk meningkatkan penjualan, memberikan kredit juga dapat membantu klien untuk memenuhi kebutuhannya sebelum memiliki uang tunai yang cukup. Namun, memberikan kredit juga bisa berisiko karena jika klien tidak membayar tepat waktu, maka pemilik usaha akan kehilangan uang. Oleh karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk memiliki sistem pengingat jatuh tempo piutang yang efektif.
Cara Membuat Laporan Hutang Piutang dengan Pemberitahuan Jatuh Tempo
Salah satu cara untuk menghindari risiko tidak dilunasi oleh klien adalah dengan membuat laporan hutang piutang dan melakukan pemberitahuan jatuh tempo. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buat daftar klien dan catat jumlah hutang/piutang mereka dalam spreadsheet Excel.
- Tambahkan kolom dengan judul “Jatuh Tempo” dan isi kolom tersebut dengan tanggal jatuh tempo yang telah diatur.
- Tambahkan kolom “Keterangan” dan beri tanda “Tepat Waktu” jika klien telah membayar tepat waktu. Jika klien belum membayar, berikan tanda “Tidak Tepat Waktu”.
- Buat filter pada kolom “Keterangan” dengan mengklik tanda panah pada atas kolom dan pilih “Filter”.
- Centang kotak “Tidak Tepat Waktu” untuk menampilkan data klien yang belum membayar tepat waktu.
- Gunakan fitur “Pemberitahuan” pada Excel untuk membuat reminder otomatis pada tanggal jatuh tempo.
- Tambahkan kolom “Sudah diingatkan” dan beri tanda “Ya” jika sudah mengirimkan pemberitahuan kepada klien. Jika belum, berikan tanda “Belum”.
- Jika sudah mengirimkan pemberitahuan pada klien, berikan tanda “Tepat Waktu” pada kolom “Keterangan” jika klien membayar tepat waktu. Jika belum, berikan tanda “Tidak Tepat Waktu”.
Dengan membuat sistem pengingat jatuh tempo dan melakukan monitoring secara teratur, pemilik usaha dapat meminimalkan risiko tidak dilunASI oleh klien. Selain itu, pemilik usaha juga dapat memberikan layanan yang lebih baik pada klien dengan memberitahukan batas waktu pembayaran atau memberikan reminder di awal.
Cara Membuat Pengingat Jatuh Tempo di Excel
Selain membuat laporan hutang piutang, pemilik usaha juga dapat membuat pengingat jatuh tempo di Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buat daftar klien dan catat jumlah hutang/piutang mereka dalam spreadsheet Excel.
- Tambahkan kolom dengan judul “Jatuh Tempo” dan isi kolom tersebut dengan tanggal jatuh tempo yang telah diatur.
- Pilih sel atau baris pada kolom “Jatuh Tempo” yang ingin dijadikan pengingat. Klik kanan dan pilih “Format Cell”.
- Pada tab “Number”, pilih “Custom”. Pada bagian “Type:”, ketik “dd.mm.yyyy;[red]dd.mm.yyyyy” (tanpa tanda kutip).
- Klik “Ok”. Sel atau baris tersebut akan ditampilkan dengan warna merah jika sudah jatuh tempo.
- Tambahkan kolom “Sudah diingatkan” dan beri tanda “Ya” jika sudah mengirimkan pemberitahuan kepada klien. Jika belum, berikan tanda “Belum”.
- Jika sudah mengirimkan pemberitahuan pada klien, berikan tanda “Tepat Waktu” pada kolom “Keterangan” jika klien membayar tepat waktu. Jika belum, berikan tanda “Tidak Tepat Waktu”.
Dengan membuat pengingat jatuh tempo, pemilik usaha dapat dengan mudah melihat kapan jatuh tempo piutang dan dapat mengambil tindakan yang perlu dilakukan jika klien belum membayar tepat waktu.
FAQ
1. Apa yang harus dilakukan jika klien belum membayar tepat waktu?
Jika klien belum membayar tepat waktu, pemilik usaha dapat mengirimkan reminder pembayaran. Pengiriman reminder dapat dilakukan melalui email atau telepon. Jika klien tetap tidak membayar, maka pemilik usaha dapat mempertimbangkan untuk memberikan sanksi atau mengambil tindakan hukum.
2. Apa keuntungan dari menggunakan sistem pengingat jatuh tempo piutang?
Sistem pengingat jatuh tempo piutang dapat membantu pemilik usaha menghindari resiko tidak dilunasi oleh klien. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu pemilik usaha untuk memberikan layanan yang lebih baik pada klien dengan memberitahukan batas waktu pembayaran atau memberikan reminder di awal. Dengan menggunakan sistem pengingat jatuh tempo piutang, pemilik usaha juga dapat meningkatkan efisiensi bisnis mereka dengan mengautomatisasikan tugas-tugas administratif.
