Cara Mengambil Multi Data Pada Excel

Cara mengambil data dari file lain dengan mudah dan otomatis bisa dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel. Dalam program ini terdapat berbagai fitur yang bisa dimanfaatkan untuk mengolah data dengan lebih efisien dan efektif. Salah satu fitur yang bisa digunakan adalah vlookup. Simak pembahasannya lebih lanjut di bawah ini.

Cara Mengambil Data Berdasarkan Nilai atau Record yang Sama di Excel

Salah satu cara untuk mengambil data dari file lain adalah dengan menggunakan fitur vlookup. Pada tutorial kali ini, kita akan menggunakan contoh kasus sederhana untuk memudahkan pemahaman. Misalnya kita memiliki dua file Excel dengan data sebagai berikut:

Di sini, kita ingin mengambil data dari file Data1.xlsx pada kolom Age dan memasukkannya ke file Data2.xlsx pada kolom Age juga. Kita bisa menggunakan formula vlookup dengan cara berikut:

Penjelasan formula di atas adalah sebagai berikut:

1. =VLOOKUP adalah formula vlookup yang digunakan untuk mengambil data dari file lain
2. (B2,Age, merupakan range data yang ingin ditarik dari file Data1.xlsx, di sini kolom Age
3. 2,FALSE) artinya Excel akan mencari data yang memiliki nilai yang sama dengan range yang telah dipilih pada file Data1.xlsx dan akan menampilkan nilai yang ada di kolom kedua pada range tersebut. Jika tidak ditemukan, maka akan muncul pesan error. Jangan lupa untuk menutup formula dengan tanda petik.

Pada gambar di atas, kita akan menarik data dari file Data1.xlsx pada kolom Age dengan nilai 25 dan memasukkannya ke file Data2.xlsx pada kolom Age juga. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini:

Dalam contoh kasus ini, kita hanya menggunakan satu kriteria yaitu nilai dari kolom Age. Namun, fitur vlookup dapat digunakan untuk menarik data berdasarkan beberapa kriteria sekaligus seperti nama, alamat, atau jenis kelamin.

Cara Mengambil Nama Depan di Excel

Untuk mengambil nama depan di Excel, kita bisa menggunakan formula LEFT. Formula ini berfungsi untuk mengambil sejumlah karakter pertama dari sebuah teks. Misalnya kita punya data nama yang terdiri dari nama depan dan nama belakang seperti ini:

Kita ingin mengambil nama depan saja yang ada di kolom A. Kita bisa menggunakan formula LEFT dengan cara berikut:

Penjelasan formula di atas adalah sebagai berikut:

1. =LEFT(A2, memilih bagian teks yang akan diambil, di sini mulai dari karakter pertama pada kolom A
2. FIND(” “,A2)-1) adalah fungsi untuk mencari posisi spasi pada teks. Formula ini berfungsi agar Excel hanya mengambil karakter pertama, yang biasanya adalah huruf awal dari nama depan.

Setelah mengisi formula tersebut, kita bisa menariknya pada sel di bawahnya dengan cara mengklik bagian bawah sel tersebut lalu menarik ke bawah.

Hasilnya adalah nama depan saja yang terpisah dari nama belakang. Dengan menggunakan formula ini, kita bisa mempermudah pekerjaan saat harus mengambil data dari kolom tertentu yang hanya memerlukan karakter pertama saja.

FAQ

Bagaimana cara menarik data dari file lain yang letaknya tidak saling terhubung?

Untuk menarik data dari file lain yang letaknya tidak saling terhubung, kita bisa menggunakan fitur external reference. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka file Excel yang ingin kita tarik datanya
2. Klik pada sel tempat kita ingin menampilkan data tersebut
3. Ketikkan tanda sama dengan (=)
4. Buka file Excel yang ingin kita ambil datanya
5. Pilih sel atau range data yang ingin kita ambil, misalnya A1 sampai B5
6. Klik pada rumus bar dan salin alamat sel tersebut
7. Kembali ke file awal dan tempelkan formula yang telah kita salin pada langkah sebelumnya
8. Tambahkan tanda petik setelah formula tempel dengan cara menekan tombol Enter pada keyboard

Cara ini dapat digunakan untuk menarik data dari file lain yang hanya memerlukan beberapa data saja, tidak seluruh data di dalam file tersebut.

Bagaimana cara menggunakan fitur PivotTable di Excel?

PivotTable adalah fitur di Excel yang berfungsi untuk mengolah data dengan lebih mudah dan efisien. Cara menggunakan fitur ini adalah sebagai berikut:

1. Pertama-tama, masukan data yang ingin kita olah ke dalam Excel
2. Pilih salah satu cel dari data tersebut
3. Pilih Insert pada ribbon bar
4. Klik pada tombol PivotTable
5. Pilih range data yang ingin kita olah
6. Pilih New Worksheet jika kita ingin membuat PivotTable pada worksheet baru atau Existing Worksheet jika kita ingin menambahkan PivotTable pada worksheet yang sudah ada
7. Klik OK
8. Setelah form PivotTable Editor muncul, kita bisa menambahkan field yang ingin kita tampilkan di dalam PivotTable. Field tersebut bisa kita pilih dan drag ke dalam area yang kita inginkan seperti Row, Column, atau Values.

Cara menggunakan fitur PivotTable ini sangat mudah dilakukan dan dapat membantu kita mengolah data dengan lebih efisien dan efektif.

Video Tutorial Cara Mengambil Data Dari File Lain Di Excel

Itulah beberapa cara mengambil data dari file lain dengan mudah dan otomatis di Excel. Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang ada, kita bisa mengolah data dengan lebih efisien dan efektif sehingga pekerjaan kita menjadi lebih mudah dan cepat selesai.