Sebagai seorang profesional SEO, salah satu tugas utama adalah mengetahui bagaimana cara mengambil data dengan efektif dan efisien. Excel merupakan salah satu alat yang paling sering digunakan untuk mengelola data, baik itu data dalam jumlah kecil maupun besar. Namun banyak di antara kita yang masih belum mengetahui bagaimana cara mengambil data berdasarkan kriteria tertentu atau record yang sama di Microsoft Excel. Berikut ini akan dijabarkan tutorial lengkapnya.
Cara Mengambil Data Berdasarkan Nilai atau Record yang Sama di Excel
Pertama, buka dokumen Microsoft Excel yang ingin dimanipulasi. Selanjutnya, buatlah sebuah tabel data yang berisi beberapa kolom dan baris. Misalnya, kita akan menggunakan data berupa daftar nama mahasiswa beserta nilai ujian mereka.
Setelah tabel terbentuk, kita dapat membuat sebuah daftar nilai yang dipilih untuk diambil data-nya. Misalnya, kita akan mencari semua nilai yang sama dengan nilai A pada tabel yang telah ada.
Langkah selanjutnya adalah menambahkan rumus pencarian data yang akan kita gunakan untuk menemukan data yang kita inginkan. Rumus yang digunakan adalah:
=IF($B$2:$B$6=”A”,$A$2:$A$6,””)
Penjelasan:
- IF = singkatan dari ‘If this condition is true’
- $B$2:$B$6=”A” = apabila nilai kolom B pada baris ke-2 sampai ke-6 sama dengan nilai A
- $A$2:$A$6 = maka ambil nilai kolom A pada baris yang bersesuaian
- “” = apabila kondisi yang dimaksud tidak terpenuhi, maka tidak ada nilai yang diambil
Jalankan rumus tersebut pada cell kosong dibawah tabel. Perhatikan bahwa kolom A menunjukkan nama mahasiswa dan kolom B menunjukkan nilai ujian mereka.
Setelah rumus dieksekusi, maka semua nilai yang sama dengan nilai A diambil dari kolom A dan ditampilkan pada kolom baru yang dibuat di samping tabel utama.
Cara Mengambil Data dari Sheet Lain dengan Kriteria Tertentu di Excel
Tutorial ini akan membahas tentang cara mengambil data dari sheet lain dengan kriteria tertentu. Pertama, buatlah dua buah tabel di dalam satu workbook pada Excel: tabel pertama berisi database bunga-bungaan lebih dari 10 data, sedangkan tabel kedua berisi nama-nama tanaman yang dipilih untuk diambil data-nya.
Buat Sheet baru dan beri nama ‘Data’. Pada sheet ‘Data’ tersebut, masukkan data sebagai berikut:
| Bunga | Jenis | Jumlah Hari | Harga Satuan |
|---|---|---|---|
| Bunga Matahari | Kuning | 7 Hari | Rp. 3500 |
| Bunga Lily | Merah | 5 Hari | Rp. 2500 |
| Bunga Anggrek | Putih | 3 Hari | Rp. 7500 |
| Bunga Melati | Putih | 15 Hari | Rp. 5000 |
| Bunga Mawar | Merah | 2 Hari | Rp. 1000 |
| Bunga Teratai | Pink | 30 Hari | Rp. 15000 |
Simpan Sheet ‘Data’. Kembali ke Sheet 1 dan masukkan data sebagai berikut untuk tabel kedua:
| No | Tanaman | Jumlah |
|---|---|---|
| 1 | Bunga Anggrek | 10 |
| 2 | Bunga Melati | 5 |
| 3 | Bunga Teratai | 3 |
Setelah tabel terbentuk, kita dapat menentukan kriteria tertentu yang akan digunakan untuk mencari data pada sheet ‘Data’. Misalnya, kita akan mencari semua tanaman yang ada di tabel kedua.
Pilih cell kosong di samping tabel kedua dan kita akan menggunakan rumus pencarian data sebagai berikut:
=VLOOKUP(B2,data!$A$2:$D$10,2,FALSE)
Penjelasan:
- VLOOKUP = singkatan dari ‘Vertical Look Up’
- B2 = nilai atau kriteria pencarian yang ada di tabel kedua
- Sheet ‘Data’!$A$2:$D$10 = range data di sheet ‘Data’
- 2 = kolom pada sheet ‘Data’ yang akan diambil datanya
- FALSE = untuk menghindari pencocokan nilai yang sama dengan kriteria yang dimaksud, maka nilai ‘FALSE’ dijadikan sebagai kondisi pencarian data
Jalankan rumus tersebut pada cell kosong dibawah tabel kedua. Perhatikan bahwa kolom B menunjukkan daftar nama tanaman yang akan dicari.
Setelah rumus dieksekusi, maka semua nilai atau data yang sama dengan kriteria yang dimasukkan dari kolom B diambil dari sheet ‘Data’ dan ditampilkan pada kolom baru yang dibuat di samping tabel kedua.
FAQ
1. Apa keuntungan dari mengambil data dengan menggunakan Microsoft Excel?
Menggunakan Microsoft Excel dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola data. Dibandingkan dengan cara manual, mengambil data dengan menggunakan excel dapat dilakukan dalam waktu yang lebih cepat dan efisien.
2. Apa saja kriteria yang dapat digunakan untuk mengambil data pada Microsoft Excel?
Beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk mengambil data pada Microsoft Excel antara lain nilai, tanggal, teks, nama, dan jenis data lainnya yang sesuai dengan karakteristik data yang ingin dianalisis.
