Cara Mengambil Data Dari File Lain Di Excel Vba

Excel merupakan software yang sangat populer di kalangan profesional karena kemudahan dan kecepatannya dalam mengelola data. Namun, tidak semua orang menyadari bahwa Excel memiliki fitur-fitur yang sangat powerful yang dapat membantu meringankan pekerjaan mereka. Salah satu fitur tersebut adalah kemampuan untuk mengambil data dari file lain di Excel.

Cara Mengambil Data dari File Lain di Excel

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengambil data dari file lain di Excel:

1. Menggunakan rumus VLOOKUP

Rumus VLOOKUP merupakan salah satu rumus yang sangat powerful di Excel. Rumus ini dapat digunakan untuk mengambil nilai dari tabel lain dengan menggunakan satu atau lebih kriteria tertentu. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih sel tempat hasil akan dimasukkan
2. Ketikkan rumus =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
3. Isi lookup_value dengan nilai yang ingin dicari
4. Isi table_array dengan area tabel yang ingin digunakan, termasuk kolom yang akan diambil nilainya
5. Isi col_index_num dengan nomor kolom yang akan diambil nilainya
6. range_lookup dapat diisi dengan FALSE untuk pencarian tepat atau TRUE untuk pencarian tidak tepat
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya

2. Menggunakan macro

Jika data yang ingin diambil cukup kompleks dan membutuhkan beberapa langkah, maka dapat menggunakan macro untuk mempermudah pekerjaan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka worksheet yang akan diambil datanya
2. Buat macro baru dengan menekan ALT + F11
3. Pilih menu Insert -> Module
4. Ketikkan kode VBA yang sesuai dengan kebutuhan
5. Simpan macro tersebut
6. Kembali ke worksheet utama, pilih sel tempat hasil akan dimasukkan
7. Run macro tersebut dengan menekan ALT + F8

Contoh Penggunaan Rumus VLOOKUP

Misalkan kita memiliki dua file Excel: file 1 yang berisi daftar siswa beserta nilai ujian mereka, dan file 2 yang berisi daftar siswa beserta nilai tugas mereka. Kita ingin mengambil nilai tugas tiap siswa dari file 2 dan memasukkan nilainya ke dalam file 1.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka kedua file Excel tersebut
2. Pada file 1, buat kolom baru yang akan digunakan untuk memasukkan nilai tugas
3. Isi nilainya dengan rumus VLOOKUP

Dalam contoh di atas, rumus VLOOKUP yang digunakan adalah:

=VLOOKUP(A2,'[file 2.xlsx]Sheet1′!$A$2:$B$10,2,FALSE)

Pada rumus tersebut, lookup_value diisi dengan nilai pada kolom A (nama siswa) di file 1, table_array diisi dengan area tabel di file 2 (nama siswa dan nilai tugas), col_index_num diisi dengan 2 (kolom yang berisi nilai tugas), dan range_lookup diisi dengan FALSE (pencarian yang tepat).

Contoh Penggunaan Macro

Misalkan kita memiliki file Excel yang berisi daftar pelanggan, beserta daftar produk yang dibeli oleh masing-masing pelanggan. Setiap pelanggan memiliki beberapa produk, dan setiap produk memiliki harga berbeda-beda. Kita ingin mengolah data tersebut sehingga dapat mengetahui total pembelian dari setiap pelanggan.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buat macro dengan menekan ALT + F11
2. Ketikkan kode VBA seperti di bawah ini:

Sub HitungTotal()
‘Menghitung total pembelian bagi setiap pelanggan
Dim lastRow As Long
Dim customerName As String
Dim productPrice As Double
Dim total As Double
lastRow = Sheets(“Data”).Range(“A1”).End(xlDown).Row
For i = 2 To lastRow
customerName = Sheets(“Data”).Cells(i, 1).Value
productPrice = Sheets(“Data”).Cells(i, 3).Value
total = total + productPrice
If Sheets(“Total”).Range(“A1”).Value = “” Then
Sheets(“Total”).Range(“A1”).Value = customerName
Sheets(“Total”).Range(“B1”).Value = total
Else
If Sheets(“Total”).Cells(Sheets(“Total”).Rows.Count, 1).End(xlUp).Value <> customerName Then
Sheets(“Total”).Range(“A” & Sheets(“Total”).Range(“A1”).End(xlDown).Row + 1).Value = customerName
Sheets(“Total”).Range(“B” & Sheets(“Total”).Range(“B1”).End(xlDown).Row + 1).Value = total
total = 0
End If
End If
Next i
End Sub

3. Jalankan macro tersebut dengan menekan ALT + F8
4. Buka worksheet “Total”, hasilnya akan terlihat seperti ini:

Macro tersebut akan menghitung total pembelian bagi setiap pelanggan di worksheet “Data”, dan memasukkan hasilnya ke dalam worksheet “Total”.

FAQ

1. Seberapa sering kita harus mengambil data dari file lain di Excel?

Semua tergantung pada kebutuhan pekerjaan kita. Jika kita sering bekerja dengan data yang tersebar di beberapa file Excel, maka kemampuan untuk mengambil data dari file lain akan sangat membantu. Namun, jika kita jarang membutuhkan fitur tersebut, maka dapat saja tidak pernah menggunakan fitur tersebut.

2. Apakah rumus VLOOKUP hanya dapat digunakan untuk mengambil data dari file lain dalam satu workbook saja?

Tidak. Rumus VLOOKUP dapat digunakan untuk mengambil data dari file Excel lain, baik dalam satu workbook maupun dalam workbook yang berbeda-beda.

Video Tutorial: Cara Mengambil Data dari File Lain di Excel dengan Rumus VLOOKUP