Mencari dan Memilah Data dengan Excel
Excel merupakan salah satu program yang sangat berguna untuk perusahaan dan individu dalam mengatur data yang banyak dan rumit dalam format tabel yang mudah diakses dan dikelola. Karena banyaknya penyebaran informasi dalam bentuk digital saat ini, kemampuan untuk mengakses, memilah, dan menganalisis data menjadi semakin penting; Excel memungkinkan pengguna untuk melakukan tugas-tugas ini dengan mudah dan efisien. Berikut ini adalah beberapa langkah mudah dalam mencari dan memilah data dengan Excel.
Cara mencari data yang sama di Excel
Salah satu hal yang paling umum dilakukan dalam Excel adalah mencari data yang sama atau serupa di beberapa sel atau kolom untuk keperluan yang berbeda. Misalnya, suatu perusahaan mungkin ingin mencari data karyawan atau pelanggan tertentu dalam daftar yang panjang, atau seseorang ingin mencari nilai-nilai tertentu dalam rangkaian numerik. Ada beberapa cara untuk melakukan ini di Excel, dengan VLOOKUP menjadi yang paling umum digunakan.
Cara Mencari Data yang Sama Di Excel dengan VLOOKUP
VLOOKUP adalah fungsi pencarian Excel yang digunakan untuk mencari nilai tertentu dalam tabel yang besar dan kemudian mengembalikan nilai terkait dari sel yang terletak di kolom yang sama. Misalnya, jika kita memiliki daftar karyawan yang mencantumkan nama, nomor pegawai, departemen, dan gaji, kita dapat menggunakan VLOOKUP untuk mencari gaji dari karyawan tertentu dengan memasukkan nomor pegawai.
Langkah-langkah Cara Mencari Data yang Sama Di Excel dengan VLOOKUP:
1. Tentukan data yang akan dicari – Dalam contoh kami, kita akan mencari gaji dari karyawan berdasarkan nomor pegawai, jadi nomor pegawai adalah data yang akan dicari.
2. Tentukan daerah seluruh tabel – Gunakan mouse untuk memilih seluruh area yang akan diisi oleh tabel pencarian, termasuk header kolom (nama, nomor pegawai, departemen, gaji) dan semua baris data yang relevan.
3. Masukkan rumus VLOOKUP – Ketik =VLOOKUP() dalam sel tempat Anda ingin mengembalikan nilai pencarian. Jendela fungsi harus terbuka pada titik ini, menampilkan sintaks dan argumen VLOOKUP yang digunakan.
4. Tentukan nilai pencarian – Masukkan data yang ingin Anda cari di sini. Dalam kasus kami, ini adalah nomor pegawai yang ingin kita cari gajinya.
5. Tentukan lokasi tabel pencarian – Pilih seluruh area tabel pencarian di sini dengan mouse atau dengan mengetik referensi seluruh tabel setelah tanda koma pertama.
6. Tentukan indeks kolom yang mencantumkan nilai yang akan dikembalikan – Masukkan nomor kolom yang ingin Anda kembalikan nilai-datanya di sini. Dalam kasus kami, ini adalah nomor kolom yang mencantumkan gaji karyawan.
7. Tentukan jenis pencarian – Kita ingin melakukan pencarian persis, jadi masukkan nilai FALSE di sini.
8. Klik OK untuk menutup jendela fungsi.
Dalam contoh di atas, setelah kita memasukkan nomor pegawai sebagai nilai yang ingin kita cari, VLOOKUP akan mencari tabel pencarian yang kita tentukan untuk menemukan nilai tersebut dan kemudian mengembalikan nilai gaji dari karyawan yang bersangkutan. Perlu diingat bahwa jika nilai yang ingin kita cari sama dengan nilai di beberapa bagian tabel pencarian yang berbeda, VLOOKUP akan mengembalikan nilai pertama yang ditemukan.
Cara Memisahkan Data dari satu Cell menjadi Beberapa Cell di Excel
Terkadang, kita mungkin perlu memecah data yang disimpan dalam satu sel Excel menjadi beberapa sel yang berbeda untuk memudahkan pengolahan dan analisis data lebih lanjut. Misalnya, jika kita mempunyai nama pelanggan yang tersimpan dalam satu sel, kita mungkin ingin memisahkan nama depan dan nama belakang ke dalam sel yang terpisah. Ada beberapa cara untuk melakukan ini di Excel, tapi metode Text to Columns merupakan yang paling umum.
Langkah-langkah Cara Memisahkan Data dari satu Cell menjadi Beberapa Cell di Excel:
1. Pilih data – Mouse-click sel atau range of cells yang berisi data yang harus dibagi.
2. Klik tab Data dan pilih Text to Columns – Ini akan membuka jendela wizard yang membimbing kita melalui proses pemisahan data.
3. Pilih jenis pemisahan – Kita harus memutuskan baris mana atau karakter mana yang akan digunakan untuk memisahkan data kita menjadi beberapa sel. Pilihlah opsi yang paling cocok dengan data yang hendak diolah kita. Kita bisa kaliny dalam pilihan pemisahan: (1)berdasarkan spasi “ “;(2)berdasarkan koma “;”. (3)berdasarkan titik koma “;”;(4) berdasarkan garis:.
4. Lihat pratinjau hasilnya – Wizard ini memberikan pratinjau cara data akan terlihat pada output akhir, sehingga kita dapat menentukan pemisahan yang benar-benar tepat dan memutuskan apakah lebih baik untuk memodifikasi atau memulai lagi konversi.
5. Selesai Klik Finish.
FAQs
1. Apa yang harus dilakukan jika kita ingin mencari nilai-nilai secara simultan pada Excel?
Jika kita ingin mencari nilai-nilai secara simultan pada Excel, maka mengurutkan data untuk memastikan kesesuaian adalah tindakan pertama. Kemudian, dengan contoh yang Anda berikan, kita bisa menggunakan filter untuk memeriksa kolom yang sesuai dengan nama c. Dalam hal ini, kita ingin memeriksa kolom B. Pertama, kita mengklik salah satu sel di kolom B, kemudian memilih Data >Filter. Pilih obyek filter yang diperlukan dan kemudian masukkan nilai yang ingin kita cari. Excel akan menampilkan semua baris yang memenuhi kriteria penyeleksian ini.
2. Apakah mungkin untuk memproteksi seluruh lembar kerja dengan cepat dan mudah di Excel?
Dalam Excel, kita dapat memproteksi seluruh lembar kerja dengan cepat dan mudah menggunakan fitur proteksi seluruh kerja. Pada Excel 2010 dan versi yang lebih tinggi, kita bisa klik tab Review, lalu pilih opsi Protect Workbook dan kemudian Protect Current Sheet. Setelah itu, memasukkan kata sandi proteksi seluruh kerja dan melakukan konfirmasi kata sandi untuk mengunci lembar sebanyak yang kita butuhkan. Kita juga bisa menambahkan izin untuk orang lain melihat atau mengedit data dengan memilih Allow Users to Edit Ranges dan kemudian membuat izin dengan menentukan mana sel yang dapat diubah dan mana yang tidak dapat diubah.
Video Tutorial Cara Memproteksi Seluruh Lembar Kerja Excel
Berikut adalah video tutorial cara memproteksi seluruh lembar kerja di Excel https://www.youtube.com/watch?v=dDjiYu9MH8o
Kesimpulan
Mencari dan memilah data dalam Excel bisa terasa menakutkan bagi mereka yang tidak percaya diri dalam mengelola informasi dalam format tabel yang proporsional; namun, ketika kita paham beberapa teknik dan trik sederhana, maka prosesnya akan menjadi lebih efisien dan mudah dilakukan. Bagi mereka yang ingin menjadi lebih terampil dalam penggunaan Excel, melakukan latihan untuk menghapus data dari satu sel menjadi beberapa sel atau mencari nilai secara akurat dalam tabel lebih cepat akan berguna dalam meningkatkan produktivitas kerja. Dan jangan takut untuk mencari bantuan di komunitas Excel, karena ada banyak sumber daya online yang dapat memberikan bantuan dan solusi dalam mengelola data dengan Excel.
