Excel merupakan salah satu software yang sangat populer digunakan untuk mengolah data. Dalam melakukan kegiatan analisis data, pasti kita akan sering mengalami situasi dimana kita harus mengelompokkan data yang sama menjadi satu kelompok atau membuat rangkuman dari data yang telah kita miliki. Oleh karena itu, pada artikel kali ini akan dibahas mengenai 2 cara mengelompokkan data di Excel secara otomatis dan manual.
1. Cara Mengelompokkan Data di Excel secara Otomatis
Cara pertama yang dapat dilakukan untuk mengelompokkan data di Excel secara otomatis bisa dilakukan dengan menggunakan fitur Pivot Table. Fitur Pivot Table pada Excel berfungsi untuk memperlihatkan data secara terstruktur dengan menampilkan ringkasan nilai-nilai pada kolom/field tertentu. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih seluruh data yang akan dielompokkan, termasuk baris judul tabelnya.
- Buka fitur Pivot Table pada Excel dengan memilih menu “PivotTable” pada tab “Insert”.
- Pilih data range pada dalam tabel yang telah dipilih sebelumnya.
- Pilih cell dimana hasil pivot table akan ditempatkan.
- Pilih kolom yang perlu ditampilkan dalam tabel. Anda dapat melakukan drag and drop dari list fields.
- Anda dapat mengepalkan Data field menjadi Sum, Max, Min, dan lainnya.
- Anda dapat menambahkan Rows dan Columns fields sebagai tambahan untuk pengelompokan.
- Drag kolom yang akan dielompokkan atau dikategorikan ke dalam Rows dan Columns fields.
- Pivot Table akan menampilkan data secara terstruktur, di mana data akan dilakukan pengelompokkan/dikategorikan berdasarkan pada Rows dan Columns fields pada pivot table.
2. Cara Mengelompokkan Data di Excel secara Manual
Cara kedua yang dapat dilakukan adalah melakukan pengelompokkan data secara manual dengan menggunakan rumus-rumus Excel. Berikut adalah cara membuat kelompok data dengan cara manual:
2.1. Pengelompokkan Berdasarkan Nilai
Contoh dibawah ini akan menunjukkan cara melakukan pengelompokkan data yang terdapat pada kolom nilai. Misalnya data tersebut akan dibagi menjadi tiga kelompok sesuai dengan jumlah nilai yang diperoleh oleh siswa. Kelompok pertama dengan jumblah nilai < 60, kelompok kedua antara 61 sampai 90 dan kelompok ketiga dengan jumblah nilai > 90.
2.1.1. Menggunakan Fungsi IF
Untuk membuat range data sesuai dengan pembagiannya, kita bisa menggunakan fungsi IF pada Excel. Rumusnya adalah sebagai berikut:
- Tambahkan kolom baru pada sebelah kanan kolom nilai.
- Nama kolom baru tersebut “Range”.
- Isi dua kolom pertama dari kolom Range dengan range nilai “Di Bawah 60” dan “60-89”.
- Ketik rumus pada kolom “Range” tersebut “=(IF(C2>90,”Di Atas 90”,IF(C2<=89,"60-89","Di Bawah 60")))"
- Tarik rumus tersebut ke bagian bawah sesuai dengan jumlah data yang ada.
Dengan cara ini, nilai siswa yang didapat akan terkelompokkan otomatis sesuai dengan kisaran nilai pada kolom “Range”.
2.1.2. Menggunakan Fungsi VLOOKUP
Selain menggunakan rumus IF, pengelompokkan data juga dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi VLOOKUP pada Excel. Berikut cara penggunaan fungsi VLOOKUP untuk mengelompokkan nilai:
- Buat tabel dengan rentang data dan nama kelompok pada kolom pertama dan kolom kedua.
- Tambahkan kolom baru dan beri nama “Range”.
- Pada sel pertama pada kolom “Range”, masukkan rumus “VLOOKUP(C2,D:E,2)” di mana C2 adalah rentang data berisi nilai yang akan digelompokkan, dan D:E adalah tabel dengan data range untuk menentukan nilai yang cocok dengan kelompok.
- Geser rumus tersebut ke bawah sejauh jumlah data.
- Nilai-nilai siswa akan otomatis terkelompokkan sesuai dengan range yang ditentukan pada tabel.
2.2. Pengelompokan Berdasarkan Tanggal
Contoh dibawah ini mengggunakan data pemesanan oleh pelanggan dari suatu perusahaan yang terdapat pada beberapa wilayah pada bulan Janurari. Pada contoh ini akan dilakukan pengelompokkan data berdasarkan rentang tanggal yang dipesan.
2.2.1. Menggunakan Rumus DATEDIF dan IF
Caranya adalah sebagai berikut:
- Buat tabel dengan judul kolom terdiri dari Nama Pelanggan, Tanggal dan Total.
- Tambahkan kolom baru dengan judul Rentang Tanggal.
- Pada sel pertama pada kolom “Rentang Tanggal”, masukkan rumus DATEDIF seperti “=DATEDIF(B2,C2,\”d\”)” di mana B2 dan C2 adalah rentang data tanggal yang akan digelompokkan. Rumus ini digunakan untuk mendapatkan selisih antara tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format “hari”.
- Tambahkan rumus IF pada kolom “Rentang Tanggal” seperti =IF(D2 < 7, \"<7 hari\",IF(D2 < 14, \"7-14 hari\", IF(D2 < 21, \"14-21 hari\", \"21-28 hari\"))).
- Hasilnya adalah data sudah terkelompokkan berdasarkan rentang tanggal.
2.2.2. Menggunakan Fungsi CHOOSE
Cara lainnya yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan fungsi CHOOSE pada Excel. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buat tabel dengan judul kolom terdiri dari Nama Pelanggan, Tanggal dan Total.
- Tambahkan kolom baru dengan judul Rentang Tanggal.
- Pada sel pertama pada kolom “Rentang Tanggal”, masukkan rumus seperti “CHOOSE(MONTH(C2),\”Q1\”,\”Q1\”,\”Q1\”,\”Q2\”,\”Q2\”,\”Q2\”,\”Q3\”,\”Q3\”,\”Q3\”,\”Q4\”,\”Q4\”,\”Q4\”)” di mana C2 adalah rentang data tanggal yang akan digelompokkan. Rumus ini akan membagi rentang tanggal yang sudah diinputkan menjadi 4 Quarter.
- Data sudah terelompokkan sesuai dengan rentang tanggal yang diinginkan.
FAQ
1. Apa itu Pivot Table pada Excel?
Pivot Table adalah fitur pada Microsoft Excel yang berfungsi untuk memproyeksikan dan meringkas data. Fitur ini membantu membuat laporan atau analisis pivot, melalui manipulasi data yang kompleks menjadi pengaturan yang dapat dipahami dan mudah disajikan.
2. Bagaimana membuat Pivot Table pada Excel?
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Pivot Table pada Excel:
- Pilih seluruh data yang akan dielompokkan, termasuk baris judul tabelnya.
- Buka fitur Pivot Table pada Excel dengan memilih menu “PivotTable” pada tab “Insert”.
- Pilih data range pada dalam tabel yang telah dipilih sebelumnya.
- Pilih cell dimana hasil pivot table akan ditempatkan.
- Pilih kolom yang perlu ditampilkan dalam tabel. Anda dapat melakukan drag and drop dari list fields.
- Anda dapat mengepalkan Data field menjadi Sum, Max, Min, dan lainnya.
- Anda dapat menambahkan Rows dan Columns fields sebagai tambahan untuk pengelompokan.
- Drag kolom yang akan dielompokkan atau dikategorikan ke dalam Rows dan Columns fields.
- Pivot Table akan menampilkan data secara terstruktur, di mana data akan dilakukan pengelompokkan/dikategorikan berdasarkan pada Rows dan Columns fields pada pivot table.
Berikut video tutorial tentang cara membuat Pivot Table pada Excel:
