Berbicara mengenai Excel, tentu saja tidak lepas dari berbagai cara dan trik dalam mengelola data pada software ini. Terdapat berbagai macam cara yang bisa dilakukan, baik secara manual ataupun otomatis. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas 2 cara mengelompokkan data di Excel, baik secara otomatis maupun manual.
Cara Mengelompokkan Data di Excel dengan Metode Otomatis
Satu cara yang paling umum digunakan dalam mengelompokkan data di Excel yaitu menggunakan metode otomatis. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan:
Step 1: Memilih Data yang Ingin Dikelompokkan
Yang pertama harus dilakukan yaitu memilih data yang ingin dikelompokkan. Pilih seluruh data dan pastikan semua data terpilih dengan baik. Jangan lupa untuk memperhatikan kolom dan baris yang ditemukan di dalam spreadsheet Excel, serta sel-sel data yang akan dikelompokkan supaya tidak terjadi kesalahan dalam proses pengelompokkan. Anda dapat menggunakan tombol Shift untuk memilih beberapa sel data sekaligus atau anda dapat mengeklik header kolom untuk memilih seluruh data di baris atau kolom.
Step 2: Aktifkan Opsi ‘Sort & Filter’
Setelah seluruh data terpilih, langkah selanjutnya yaitu menentukan metode pengelompokkan data. Untuk itu, Anda perlu mengaktifkan opsi Sort & Filter. Caranya yaitu dengan memilih tab ‘Data’ diatas dan kemudian klik Sort & Filter(atau bisa juga ditemukan di bawah menu beranda, namun terkadang letaknya berbeda tergantung versi Excel yang digunakan).
Step 3: Pilih Opsi ‘Grouping’
Setelah opsi ‘Sort & Filter’ terbuka, pilih opsi ‘Grouping’ di antara opsi-opsi yang tersedia. Kemudian set ‘Starting At’ pada angka terendah dalam data yang ingin dikelompokkan dan ‘Ending At’ pada angka tertinggi dalam data tersebut. Setelah itu, pilih interval pengelompokan datanya(umumnya defaultnya yaitu 1), dan klik ‘OK’ pada akhirnya untuk menyelesaikan pengelompokkan data otomatis.
Dalam tiga langkah tersebut Anda telah menyelesaikan pengelompokkan data secara otomatis pada Excel. Hasilnya, data di Excel akan segera terlihat lebih rapi dan terstruktur. Jika ada kesalahan dalam pengelompokkan data yang tidak sesuai dengan apa yang diinginkan, Anda dapat kembali ke proses yang sama dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.
Cara Mengelompokkan Data di Excel dengan Metode Manual
Selain menggunakan metode otomatis, pengelompokkan data pada Excel juga bisa dilakukan secara manual. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan:
Step 1: Memilih Data
Seperti pada metode otomatis, metode manual juga dimulai dengan memilih seluruh data yang ingin dikelompokkan. Pilih seluruh data dan pastikan seluruh data telah terpilih dengan baik.
Step 2: Membuat Grup Baru
Setelah seluruh data terpilih, buatlah grup baru untuk menampung sumber data. Grup baru ini bisa ditemukan di sebelah kiri atas spreadsheet Excel pada tampilan ‘Data’, sesuai dengan versi Excel yang digunakan.
Step 3: Menamakan Grup Baru
Setelah membuat grup baru, beri sebuah nama pada grup barunya. Caranya, klik kanan pada grup baru yang telah dibuat, lalu pilih ‘rename’ dan beri nama sesuai keinginan.
Step 4: Menambahkan Data pada Grup Baru
Setelah grup barunya telah diberi nama, selanjutnya pilihlah data yang ingin ditambahkan pada grup baru tersebut. Caranya, pilih seluruh data yang ingin ditambahkan pada grup baru tersebut, kemudian seret data tersebut ke grup yang telah diberi nama sebelumnya. Hal ini bisa dilakukan dengan menyeret cursor dari bagian tengah seluruh data ke dalam grup yang telah dibuat.
Dalam beberapa kasus, data yang diinginkan untuk pengelompokkan lebih dalam secara manual, misalnya dalam bentuk data super kompleks dengan kondisi-kondisi tertentu dan sebagainya, maka cara manual inilah yang biasanya menjadi solusi bagi sebagian orang. Berbeda dengan cara otomatis, cara manual memberikan kontrol yang lebih besar bagi pengguna. Namun, cara ini memerlukan waktu yang lebih lama karena pengguna harus memilih hasilnya satu per satu.
Trik Excel Lainnya dalam Mengelola Data
Selain 2 cara di atas, terdapat beberapa trik lainnya yang bisa dilakukan pada Excel untuk mengelola data. Berikut adalah beberapa di antaranya:
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Abjad
Salah satu cara mengelompokkan data pada Excel adalah dengan mengurutkannya berdasarkan abjad. Caranya yaitu dengan memilih data yang ingin diurutkan, kemudian klik tanda panah kecil pada bagian atas kolom data yang ingin diurutkan. Setelah itu, pilih ‘Sort A to Z’ untuk mengurutkan data dari A sampai Z atau pilih ‘Sort Z to A’ untuk mengurutkan dari Z sampai A.
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Kelas
Selain bisa diurutkan berdasarkan abjad, pengelompokan data di Excel juga bisa dilakukan berdasarkan kelas. Caranya yaitu dengan memilih data yang ingin diurutkan, kemudian klik tanda panah kecil pada bagian atas kolom data yang ingin diurutkan. Setelah itu, pilih ‘Sort A to Z’ untuk mengurutkan data dari kelas terendah ke kelas tertinggi atau pilih ‘Sort Z to A’ untuk mengurutkan data dari kelas tertinggi ke kelas terendah.
Cara Mengurutkan Data di Excel Berdasarkan Tanggal
Selain itu, data di Excel juga bisa diurutkan berdasarkan tanggal. Caranya yaitu dengan memilih seluruh data yang ingin diurutkan, kemudian pilih ‘Sort & Filter’ pada tab ‘Data’. Setelah itu, pilih ‘Sort Oldest to Newest’ untuk mengurutkan data dari tanggal tertua ke tanggal terbaru atau pilih ‘Sort Newest to Oldest’ untuk mengurutkan data dari tanggal terbaru ke tanggal tertua.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apakah Excel merupakan software yang mahal?
Excel adalah software yang bisa dibilang mahal, namun Anda dapat menggunakan Office 365 untuk berlangganan penggunaan Excel. Office 365 menawarkan berbagai paket langganan dengan harga yang terjangkau sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda juga bisa mencoba versi gratis untuk mencoba kehandalan Excel terlebih dahulu sebelum membeli versi berbayarnya.
2. Apa yang harus dilakukan jika file Excel terlalu besar dan lambat saat digunakan?
Jika file Excel terlalu besar dan lambat saat digunakan, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatasinya. Pertama, Anda dapat membagi file menjadi dua atau lebih file kecil. Kedua, Anda dapat menghapus data yang tidak diperlukan atau tidak lagi digunakan. Ketiga, Anda dapat memperbarui versi Excel dan memastikan bahwa semua update terbaru telah diinstal. Terakhir, Anda bisa menutup semua program dan jendela yang tidak perlu untuk membebaskan sumber daya komputer yang digunakan untuk menjalankan file Excel tersebut.
Video Tutorial Excel
Berikut adalah video tutorial untuk memunculkan Data Analysis ToolPak di Microsoft Excel 2016:
Dalam video tersebut, Anda akan diperlihatkan cara untuk memunculkan Data Analysis ToolPak pada Excel 2016. Data Analysis ToolPak merupakan salah satu fitur pada Excel yang membantu Anda dalam menganalisis data dengan mudah. Anda dapat melakukan berbagai analisis statistik seperti regresi, uji hipotesis, dan analisis varians menggunakan fitur ini.
Demikianlah beberapa cara dan trik dalam mengelompokkan data pada Excel. Mulailah memanfaatkan pengelolaan data yang efektif dan efisien di Excel untuk mempercepat pekerjaan Anda dan meningkatkan produktivitas. Dengan Excel, pengelolaan data Anda akan lebih teratur dan mudah untuk dikelola.
