Pilar Cara Membuat Laporan Secara Otomatis di Excel
Laporan rutin atau periodik adalah salah satu elemen penting dalam pengelolaan bisnis karena memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan. Pembuatan laporan ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar apabila dilakukan secara manual. Karena itu, Microsoft Excel menyediakan fitur yang memungkinkan pengguna untuk membuat laporan secara otomatis, sehingga pengguna dapat fokus pada pengambilan keputusan yang lebih strategis.
Tanpa menggunakan fitur otomatis dalam Excel, setiap kali membuat laporan, pengguna harus menyalin data dari berbagai sumber, kemudian menentukan format dan tampilan laporan yang diinginkan. Hal ini tentu sangat memakan waktu dan menyita tenaga. Sebagai alternatif, pengguna dapat mengotomatiskan proses ini dengan menggunakan fitur Excel yang disebut PivotTable dan PivotChart.
Pada artikel ini, akan dijelaskan bagaimana cara membuat laporan dengan menggunakan fitur PivotTable dan PivotChart, serta bagaimana menggunakan formula dasar dalam Excel untuk mempercepat proses pembuatan laporan.
1. Menggunakan Fitur PivotTable
PivotTable adalah fitur Excel yang memungkinkan pengguna untuk memproses dan menganalisis jumlah data yang besar. Seorang pengguna dapat mengambil data mentah dalam format tabel dan mengorganisasi data tersebut ke dalam hasil yang intelligible.
Berikut adalah langkah-langkah cara membuat PivotTable:
1. Siapkan data yang akan diproses, disarankan untuk menempatkannya dalam satu sheet yang berbeda dengan lembar kerja utama.
2. Buka lembar kerja utama, pilih Insert, lalu pilih PivotTable.
3. Setel area sumber data dengan mengklik Select Table. Secara otomatis, Excel akan mengenali area tersebut sebagai salah satu tabel dalam workbook.
4. Tentukan Cell Range untuk hasil PivotTable, atau biarkan Excel menetapkan lokasi pivot table secara otomatis.
5. Klik OK untuk membuat Pivot Table.
Setelah PivotTable dibuat, Excel akan menampilkan daftar field dan value berdasarkan data sumber. Pengguna dapat menentukan field yang ingin dianalisis dan menempatkannya dalam bagian yang sesuai di area tabel. Sebagai contoh, jika pengguna hendak menganalisis total penjualan berdasarkan region dan produk, maka pengguna dapat menempatkan Region disebelah kiri kolom, Product disebelah atas baris, dan Jumlah di area value.
Berikut adalah langkah-langkah cara membuat PivotChart:
1. Klik salah satu cell di PivotTable, kemudian pilih Insert.
2. Pilih jenis chart yang diinginkan, seperti bar chart atau line chart.
3. Ubah ukuran dan tata letak chart sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2. Menggunakan Formula Dasar
Pada banyak kasus, pengguna mungkin tidak memerlukan fitur PivotTable maupun PivotChart untuk membuat laporan. Ada kemungkinan pengguna hanya memerlukan beberapa formula dasar dalam Excel untuk menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa contoh formula dasar dalam Excel yang dapat digunakan untuk membuat laporan antara lain:
1. SUM: formula ini digunakan untuk menjumlahkan nilai dalam beberapa cell.
2. AVERAGE: formula ini digunakan untuk menghitung rata-rata dari beberapa cell.
3. IF: formula ini digunakan untuk mengevaluasi suatu kondisi, kemudian memberikan hasil yang sesuai dengan kondisi tersebut.
4. COUNT: formula ini digunakan untuk menghitung jumlah cell yang bernilai angka atau tidak kosong.
Pengguna juga dapat menggunakan formula Excel lainnya seperti VLOOKUP atau SUMIF untuk memproses data lebih lanjut.
FAQ
1. Apakah PivotTable dapat digunakan untuk memproses jumlah data yang sangat besar?
Ya, PivotTable dirancang untuk mengelola jumlah data yang besar. Excel dapat mengakses hingga satu juta baris data dan 16 ribu kolom pada lembar kerja yang sama. Namun, ada beberapa kelemahan dalam penggunaan PivotTable. Pengguna harus mempertimbangkan bahwa proses konsolidasi dan pemrosesan data dapat memakan waktu yang cukup lama tergantung pada volume data yang diberikan.
2. Apakah PivotTable dapat menampilkan data yang berbeda dan area value yang sama dalam satu Tabel?
Ya, dengan menggunakan teknik PivotTable Multiple Consolidation Ranges, pengguna dapat memproses beberapa daftar yang berbeda, tetapi memiliki area value yang sama di dalam satu tabel PivotTable. Caranya adalah dengan memilih Multiple consolidation ranges ketika membuat PivotTable, lalu menambahkan semua daftar yang diproses ke dalam tabel PivotTable.
Video Tutorial: Cara Membuat Laporan Otomatis di Excel
Berikut adalah video tutorial singkat tentang cara membuat laporan otomatis di Excel. Video ini menjelaskan langkah-langkah cara membuat PivotTable dan PivotChart, serta bagaimana menggunakan formula dasar dalam Excel untuk mempercepat proses pembuatan laporan.
Kesimpulan
Dalam pengelolaan bisnis, pembuatan laporan rutin atau periodik merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting untuk memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan. Menggunakan fitur otomatis dalam Excel, seperti PivotTable dan PivotChart, dapat mempercepat proses pembuatan laporan. Selain itu, pengguna juga dapat menggunakan formula dasar dalam Excel untuk memproses data dengan lebih cepat dan efisien.
Namun, pengguna juga harus mempertimbangkan kelemahan dalam penggunaan PivotTable, seperti memakan waktu yang cukup lama tergantung pada volume data yang diberikan. Selain itu, pengguna juga harus memperhatikan penggunaan formula dasar dalam Excel yang sesuai dengan data yang diolah.
Kesimpulan akhirnya, pengguna Excel harus memahami dan menggabungkan kedua cara di atas untuk mendapatkan laporan yang tepat dan akurat, serta dapat disajikan dengan cara yang tepat dan mudah dipahami.
