CARA MEMBUAT SURAT DI EXCEL

Surat menyurat merupakan hal yang penting dalam bisnis maupun kehidupan sehari-hari. Ada banyak cara untuk membuat surat, salah satunya adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan cara membuat surat di Microsoft Excel beserta cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Excel.

Cara Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Microsoft Excel

Mail merge adalah teknik menggabungkan data yang telah dibuat dalam tabel Excel ke dalam dokumen Word atau Excel untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi, seperti surat masal atau label. Namun, membuat surat masal dengan mail merge bisa menjadi sedikit rumit dan memakan waktu. Berikut adalah cara membuat surat masal tanpa mail merge menggunakan Microsoft Excel:

1. Buat daftar penerima. Buat tabel dengan kolom seperti nama, alamat, kota, dan lain-lain untuk setiap penerima surat. Pastikan setiap baris berisi informasi yang berbeda untuk setiap penerima surat.
2. Buat surat yang akan dikirimkan tanpa isi. Tulis surat seperti biasa, namun kosongkan tempat yang biasanya diisi dengan informasi penerima seperti nama dan alamat.
3. Buka Surat. Buka dokumen surat yang telah dibuat di Microsoft Word.
4. Masukkan kolom Excel. Pada toolbar Mailings, pilih Select Recipients dan kemudian pilih Use an Existing List. Selanjutnya, pilih file Excel yang berisi daftar penerima.
5. Masukkan informasi di surat. Untuk menambahkan informasi penerima pada surat, pilih posisi di mana ingin menambahkan informasi tersebut, kemudian pilih Insert Merge Field pada toolbar Mailings dan pilih kolom di Excel yang sesuai.
6. Jalankan proses. Setelah selesai memasukkan informasi penerima ke dalam surat, pilih Finish and Merge, dan pilih Print Documents untuk mencetak dokumen atau Edit Individual Documents untuk mengedit dokumen yang telah disesuaikan.

Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat membuat surat masal dengan cepat dan mudah tanpa menggunakan mail merge.

Cara Membuat Nomor Surat Berformat Secara Otomatis di Excel

Setiap surat yang dikirimkan biasanya memiliki nomor surat yang berbeda. Membuat nomor surat secara manual sangat memakan waktu dan rentan terjadi salah ketik. Oleh karena itu, menggunakan Excel untuk membuat nomor surat berformat secara otomatis sangatlah bermanfaat. Berikut adalah cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Excel:

1. Buat kolom nomor surat. Buat kolom baru di Excel yang akan digunakan untuk nomor surat. Anda dapat menamai kolom tersebut dengan “Nomor Surat”.
2. Tambahkan nomor pertama. Masukkan nomor pertama pada sel yang akan digunakan untuk nomor surat. Misalnya, nomor pertama adalah 001.
3. Tentukan format nomor. Tentukan format nomor sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, jika ingin nomor surat terdiri dari tiga digit, gunakan format 000. Format ini akan menambahkan angka 0 di depan nomor jika jumlah digit kurang dari tiga. Misalnya, nomor selanjutnya adalah 002 dan bukan 2.
4. Tambahkan formula. Pilih sel yang berisi nomor surat pertama yang telah dimasukkan, lalu klik kanan dan pilih Copy atau tekan tombol Ctrl+C. Pilih sel kosong di bawahnya dan klik kanan, lalu pilih Paste Special. Kemudian pilih Values dan pilih OK. Selanjutnya, klik kanan pada sel nomor surat baru dan pilih Format Cells. Pilih Number di bawah tab Number dan pilih format nomor yang telah ditentukan sebelumnya.
5. Tambahkan nomor urut. Tambahkan nomor urut ke dalam sel nomor surat setiap kali membuat surat baru. Nomor surat akan terus bertambah secara otomatis dengan mengikuti format nomor yang telah ditentukan.

Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat membuat nomor surat dengan cepat dan mudah. Selain itu, format nomor yang dapat diatur juga memungkinkan nomor surat terlihat lebih rapi dan terorganisir.

FAQ

1. Bisakah saya menggabungkan cara membuat surat masal tanpa mail merge dengan cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Excel?

Tentu saja. Anda dapat membuat daftar penerima dan menambahkan nomor surat secara otomatis pada tabel Excel yang sama. Kemudian, gunakan file Excel yang sama untuk membuat surat dengan memasukkan informasi penerima dan nomor surat pada dokumen yang telah digarap sebelumnya. Dengan metode ini, pembuatan surat menjadi lebih cepat dan mudah.

2. Apa keuntungan menggunakan Microsoft Excel untuk membuat surat?

Menggunakan Microsoft Excel untuk membuat surat memiliki beberapa keuntungan. Pertama, Excel memiliki lebih banyak fitur daripada Word dalam membuat tabel dan mengatur data. Kedua, menggunakan Excel untuk membuat surat memudahkan Anda dalam mengedit, mengurutkan, dan menyaring informasi ketika membuat surat masal. Ketiga, dengan menggunakan Excel untuk membuat nomor surat secara otomatis, Anda dapat menghemat waktu dan membuat nomor terlihat lebih rapi dan terorganisir.