Kurang ini tak kurang itu tidak, di era yang serba digital seperti sekarang, semua serba otomatisasi. Tidak terkecuali dalam penyusunan Surat Perjalanan Dinas (SPPD). Tentunya kita pernah mengalami dalam mengerjakan sebuah SPPD dengan mengalami kesulitan dalam hal penghitungan, pencatatannya, ataupun pengisian formulirnya.
Cara Membuat SPPD Otomatis dengan Excel Otodidak
Dalam membuat SPPD, tentunya kita memerlukan SPPD tersebut dalam bentuk cetak. Namun, dengan perkembangan teknologi saat ini, ada cara yang lebih mudah dalam menyusun SPPD yaitu menggunakan Excel. Di sini kita akan membahas cara membuat SPPD otomatis dengan Excel otodidak.
Yang pertama harus dilakukan adalah unduh file Excel yang sudah disiapkan dengan mengklik tombol download . Setelah mengunduh dan membuka file Excel tersebut, ikuti langkah-langkah berikut:
- Pertama, pada sheet format laporan / format , klik kanan mouse kemudian pilih unprotect sheet , kemudian masukkan password yang sudah disediakan
- Pada menu Developer , klik kanan lalu pilih view code .
- Kemudian masukkan kode program dari file VBA yang sudah disediakan atau yang bisa diunduh di sini .
- Setelah itu, klik tombol start Program.
- Setelah selesai dijalankan, kemudian aktifkan kembali sheet-nya dengan klik kanan lalu protect sheet dengan password sesuai keinginan. Dalam sheet ini, sudah ada formula yang otomatis menghitung biaya SPPD untuk perjalanan dinas.
- Kemudian, selanjutnya masuk ke form SPPD untuk mengisi biaya perjalanan dinas dan informasi lainnya seperti jenis perjalanan dinas, alamat lokasi perjalanan dinas, dan biaya yang dimiliki.
- Setelah itu klik tombol submit dan tunggu setelah form di-submit, Excel akan otomatis menghitung jumlah biaya dan melaporkannya ke dalam sheet laporan dalam format yang sudah disediakan.
.
Dengan cara ini, SPPD dapat kita buat secara otomatis tanpa takut akan terjadi kesalahan dalam penghitungan maupun pengisian formulir. Ada beberapa kemudahan yang dapat kita dapatkan dengan menggunakan Excel otodidak dalam melakukan penghitungan dalam SPPD yakni:
- Mencegah terjadinya kesalahan pencatatannya.
- Menyederhanakan pengolahan data.
- Menghemat waktu, sehingga proses pengisian atau penghitungan yang seharusnya membutuhkan waktu lama, dapat dipersingkat.
Cara Membuat Form SPPD Otomatis dengan Excel
Selain dapat membuat SPPD secara otomatis, Excel juga bisa digunakan untuk membuat form SPPD otomatis yang dapat memberikan kemudahan dalam pengisian data-data yang dibutuhkan. Saat ini informasi form ini dapat ditemukan secara online dan bahkan di Youtube.
Langkah-langkah dalam membuat form SPPD otomatis adalah sebagai berikut.
- Masuk ke developer pada ribbon Excel, klik insert pada tab control group.
- Pilih combo box kemudian letakkan pada sheet kerja Excel.
- Klik kanan pada combo box tersebut kemudian pilih format control , dalam dialog box tersebut klik tab control , kemudian pilih seluruh range source input data.
- Setelah itu klik OK, maka pada sheet kerja Excel akan muncul combo box yang telah diatur sesuai data yang ada pada seluruh range sumber input data tersebut.
- Selanjutnya, pada developer ribbon Excel, kita dapat membuat tombol submit. Tombol submit ini akan bertugas untuk mengambil nilai dari elemen lain pada form tersebut, kemudian menyimpan ke Spreadsheet.
Dalam melakukan pengisian form ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pastikan elemen-elemen pada form yang kita buat telah transparan.
- Gunakan tipe data yang sesuai pada range nama tersebut
- Untuk tombol submit , sebaiknya dilakukan pengujian terlebih dahulu dalam mode debugging untuk memastikan data terkirim dengan benar.
- Bacalah tutorial penggunaan Excel pada form secara detail agar terhindar dari kesalahan saat menggunakan aplikasi tersebut.
Cara Membuat Rekap Perjalanan Dinas Otomatis Di Excel
Satu lagi, Excel dapat digunakan untuk membuat rekap perjalanan dinas secara otomatis. Dalam hal ini, kita bisa membuat rekapitulasi biaya SPPD seluruh pegawai dengan menggunakan Excel. Untuk membuat ini, ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Buat sebuah atau beberapa sheet laporan.
- Pilih menu PivotTable di Excel, kemudian buatlah tabel pivot yang akan membantu kita melakukan penghitungan secara otomatis.
- Masukkan data yang ingin direkap, contohnya data biaya SPPD setiap pegawai dalam sebuah tabel yang disiapkan pada sheet SPPD pegawai.
- Buat pivot table dari sheet SPPD tersebut, dengan kemudian menambahkan nama-nama kolom pada `Rows`. Hal ini berguna untuk memastikan bahwa pivot table akan diatur sesuai dengan format data yang diinginkan.
- Setelah pivot table terbentuk, kita dapat mengatur filter serta agregasi data, seperti jumlah biaya SPPD, jumlah pegawai yang pergi dinas, serta nama pegawai yang akan ditampilkan dalam laporan.
Dengan menggunakan Excel dalam membuat rekap perjalanan dinas secara otomatis, tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan bahwa data yang dibutuhkan untuk membuat laporan tersebut dapat disajikan dengan benar dan akurat.
FAQ
Di bawah ini adalah beberapa pertanyaan yang mungkin terlintas bagi pembaca sewaktu menggunakan Excel untuk membuat SPPD dan form otomatis.
Apa itu Excel?
Excel adalah sebuah aplikasi pengolah angka spreadsheet yang berfungsi untuk melakukan pengolahan data dalam bentuk angka baik itu dalam bentuk hitungan, keuangan dan lain sebagainya.
Mengapa harus membuat SPPD otomatis?
SPPD otomatis di Excel sangat berguna dan sangat membantu untuk mengurangi kesalahan manusia, karena Excel akan otomatis menghitung biaya dan melaporkannya ke dalam sebuah laporan dalam bentuk teks yang siap dicetak. Dalam hal ini, Excel memastikan tidak terjadi kesalahan pencatatannya dan menghemat waktu pengolahan data.
Include Video Youtube
Di bawah ini adalah tutorial pembuatan form SPPD otomatis dengan Excel beserta cara menggunakan combo box dan Tombol Submit.
Dari video ini, terlihat sekali bahwa membuat SPPD dan form otomatis dengan menggunakan otak kita sendiri juga bisa dilakukan dengan mudahnya.
Jadi, jangan takut untuk menggunakan teknologi seperti Excel dalam membuat SPPD dan form otomatis. Selain akan menghemat waktu dan pemikiran kita, teknologi ini juga akan memastikan bahwa data-data yang dibutuhkan dalam sebuah laporan diolah dengan benar dan tepat.
