Bisnis atau usaha yang menjual barang membutuhkan manajemen yang baik dalam hal pengelolaan persediaan dan pembukuan. Dalam hal ini, pencatatan barang masuk dan barang keluar menjadi hal yang sangat penting. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah Microsoft Access yang merupakan aplikasi database yang digunakan untuk membuat database untuk berbagai keperluan seperti pengelolaan persediaan, penggunaan rumah sakit, atau inventaris toko. Dalam artikel ini, akan dijelaskan cara membuat form pencatatan barang masuk dan keluar menggunakan Microsoft Access.
Cara Membuat Form Pencatatan Barang Masuk dan Keluar Ms Access
Langkah pertama dalam membuat form pencatatan barang masuk dan keluar adalah dengan membuat tabel terlebih dahulu. Tabel ini akan menjadi dasar untuk menyimpan data barang yang masuk dan keluar.
- Buka aplikasi Microsoft Access
- Pilih tab Create di menu ribbon atas, kemudian pilih Table Design
- Buat kolom untuk nama barang, tanggal masuk, jumlah masuk, tanggal keluar, jumlah keluar dan sisa stok
- Simpan tabel dengan nama tblBarang
Selanjutnya, buat form untuk memasukkan data barang masuk dan keluar:
- Pilih tab Create di menu ribbon atas, kemudian pilih Form Wizard
- Pilih tabel tblBarang yang sudah dibuat sebelumnya dan tambahkan semua kolom
- Pilih tampilan form yang diinginkan dan berikan nama pada form yang dibuat
- Tekan Finish untuk menyelesaikan pembuatan form
Setelah form sudah dibuat, kemudian kita dapat mengisi data dengan mengklik tombol New Record. Pada form kita dapat memasukkan data barang yang masuk dengan mengisi kolom-kolom seperti nama barang, tanggal masuk dan jumlah masuk. Begitu juga dengan data barang keluar, kita dapat memasukkan nama barang yang keluar, tanggal keluar dan jumlah keluar. Data yang kita masukkan akan langsung tersimpan di tabel yang telah kita buat.
Cara Membuat Sistem Stok Barang
Sistem stok barang sangat penting untuk memastikan persediaan barang selalu terpantau dan terkendali. Dalam membuat sistem stok barang, kita dapat menggunakan aplikasi Microsoft Access. Berikut langkah-langkahnya:
- Buat tabel untuk stok barang
- Buat form untuk memasukan data barang
- Buat form untuk menampilkan stok barang
Selanjutnya, kita akan menjelaskan langkah-langkah tersebut secara lebih detail.
Buat Tabel untuk Stok Barang
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat tabel untuk menyimpan informasi stok barang. Tabel ini akan terisi oleh data yang kita masukkan melalui form yang nantinya akan dibuat. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Access dan buka file baru
- Pilih tab Create di menu ribbon, kemudian pilih Table Design
- Buat kolom-kolom untuk Nama Barang, Jumlah Stok, Harga, dan Deskripsi
- Setelah selesai, simpan tabel dengan nama tblBarang
Buat Form untuk Memasukan Data Barang
Setelah tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data stok barang sudah dibuat, selanjutnya buat form agar pengguna dapat memasukkan data barang dengan mudah. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih tab Create di menu ribbon, kemudian pilih Form Wizard
- Pilih tabel tblBarang yang sudah dibuat sebelumnya dan tambahkan semua kolom
- Pilih tampilan form yang diinginkan dan berikan nama pada form yang dibuat
- Tekan Finish untuk menyelesaikan pembuatan form
Setelah selesai, form untuk memasukkan data barang sudah berhasil dibuat. Kita dapat memasukkan data barang dengan mudah melalui form tersebut.
Buat Form untuk Menampilkan Stok Barang
Selain form untuk memasukkan data barang, kita juga dapat membuat form untuk menampilkan stok barang yang tersedia. Form ini akan menampilkan jumlah stok barang yang tersedia serta daftar barang beserta deskripsi dan harganya. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih tab Create di menu ribbon, kemudian pilih Form Wizard
- Cari tabel tblBarang dan tambahkan semua kolom
- Pilih tampilan form yang diinginkan dan berikan nama pada form yang dibuat
- Klik tombol View di menu ribbon atas dan pilih Form View untuk melihat form yang telah dibuat
Setelah selesai, kita sudah berhasil membuat sistem stok barang menggunakan Microsoft Access. Sistem ini akan sangat berguna untuk memantau persediaan barang dalam usaha kita.
Cara Membuat Pembukuan Sederhana Menggunakan Excel
Bagi pemilik usaha kecil, menggunakan aplikasi Excel untuk membuat pembukuan sederhana adalah salah satu solusi terbaik. Berikut adalah cara membuat pembukuan sederhana menggunakan Excel:
- Buka aplikasi Excel
- Buat daftar transaksi
- Buat kolom untuk tanggal, jenis transaksi, deskripsi, kredit dan debit
- Isi daftar transaksi dengan data-data transaksi yang terjadi
- Selanjutnya, lakukan pengelompokan data berdasarkan jenis transaksi
- Buat laporan keuangan setiap bulannya
- Analisa laporan keuangan
Berikut adalah langkah-langkah lebih detail untuk membuat pembukuan sederhana menggunakan Excel:
Buat Daftar Transaksi
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat daftar transaksi. Daftar ini akan berisi semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
- Buka aplikasi Excel
- Buat tabel baru untuk daftar transaksi
- Buat kolom untuk tanggal, jenis transaksi, deskripsi, kredit dan debit
- Isi daftar transaksi dengan data-data transaksi yang terjadi
- Langkah selanjutnya adalah melakukan pengelompokan data berdasarkan jenis transaksi
Lakukan Pengelompokan Data Berdasarkan Jenis Transaksi
Setelah daftar transaksi sudah terisi dengan data, langkah selanjutnya adalah melakukan pengelompokan data berdasarkan jenis transaksi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah analisis laporan keuangan. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buat tabel baru untuk pengelompokan data berdasarkan jenis transaksi
- Buat kolom untuk jenis transaksi, total kredit dan total debit
- Hitung total kredit dan total debit untuk setiap jenis transaksi
- Masukkan hasil perhitungan ke dalam tabel
Setelah tabel pengelompokan data selesai dibuat, selanjutnya kita dapat membuat laporan keuangan setiap bulannya.
Buat Laporan Keuangan Setiap Bulannya
Langkah selanjutnya adalah membuat laporan keuangan setiap bulannya. Laporan ini akan berisi informasi tentang pengeluaran dan pemasukan selama satu bulan.
- Buat tabel baru untuk laporan keuangan
- Buat kolom untuk jenis transaksi, total kredit dan total debit
- Hitung total kredit dan total debit untuk setiap jenis transaksi pada setiap bulan
- Masukkan hasil perhitungan ke dalam tabel
Analisa Laporan Keuangan
Setelah laporan keuangan telah dibuat, langkah selanjutnya adalah menganalisa laporan tersebut. Analisis laporan keuangan akan membantu kita dalam mengambil keputusan dan mengembangkan bisnis kita.
Beberapa contoh analisis laporan keuangan yang dapat dilakukan adalah:
- Analisis Rasio Keuangan
- Analisis Break Even Point
- Analisis SWOT
- Analisis Biaya – Manfaat
Dengan menganalisa laporan keuangan secara berkala, kita dapat memantau perkembangan bisnis kita dengan lebih baik. Hal ini akan membantu kita dalam mengambil keputusan yang tepat guna mengembangkan bisnis kita.
FAQ
1. Apakah Microsoft Access dapat digunakan untuk aplikasi lain selain pengelolaan persediaan?
Ya, Microsoft Access dapat digunakan untuk membuat berbagai aplikasi database yang dibutuhkan dalam berbagai bidang kehidupan, contohnya untuk penggunaan rumah sakit atau inventaris toko.
2. Selain menggunakan Excel, apakah ada aplikasi lain yang dapat digunakan untuk membuat pembukuan sederhana?
Ya, selain Excel, banyak aplikasi lain yang dapat digunakan untuk membuat pembukuan sederhana seperti Google Spreadsheet atau Zoho Sheets.
Video Tutorial: Cara Membuat Form Pencatatan Barang Masuk dan Keluar Menggunakan Microsoft Access
Berikut adalah video tutorial singkat tentang cara membuat form pencatatan barang masuk dan keluar menggunakan Microsoft Access:
