Di era digital saat ini, Microsoft Excel menjadi salah satu program aplikasi yang dibutuhkan di berbagai bidang pekerjaan. Mulai dari pelaporan, pengawasan stok barang, hingga rekap perjalanan dinas. Semua kebutuhan tersebut dapat dengan mudah dipenuhi oleh Microsoft Excel. Oleh karena itu, pada artikel ini, kami akan membahas cara membuat rekap perjalanan dinas otomatis di Excel. Selain itu, kami juga akan membahas beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam membuat database rekap purchase request dan purchase order di Excel.
Cara Membuat Rekap Perjalanan Dinas Otomatis di Excel
Saat membuat rekap perjalanan dinas, kerap kali kesalahan yang terjadi adalah kesalahan dalam membaca angka yang tertera pada lembaran catatan perjalanan, atau sejumlah karyawan tidak menyerahkan bukti pengeluaran yang digunakan selama perjalanan dinas. Oleh karena itu, membuat rekap perjalanan dinas otomatis di Excel merupakan salah satu solusi yang tepat untuk menghindari kesalahan input data dan memudahkan dalam memproses angka-angka yang tertera pada catatan perjalanan.
Berikut ini adalah beberapa cara untuk membuat rekap perjalanan dinas otomatis di Excel:
Langkah 1
Buatlah tabel baru di Microsoft Excel. Tentukan kolom-kolom yang akan digunakan untuk menyimpan data perjalanan dinas, seperti tanggal, nama, asal, tujuan, biaya transportasi, dan biaya makan. Aturlah lebar setiap kolom agar mudah dalam memasukkan data.
Langkah 2
Selanjutnya, tambahkan satu kolom lagi yang akan membantu dalam mengolah data rekap perjalanan dinas. Kolom tersebut adalah kolom total biaya perjalanan. Untuk mengisi kolom total biaya perjalanan, dapat menggunakan rumus:
=sum(biaya_transportasi+biaya_makan)
Rumus tersebut akan menghitung jumlah total biaya perjalanan yang terpilih dalam baris yang bersangkutan.
Langkah 3
Kemudian, pada tabel Excel yang telah dibuat, buat tampilan rekap perjalanan dinas dengan menggunakan fitur filter. Fitur filter tersebut akan memudahkan Anda dalam memilih data perjalanan dinas yang diinginkan dengan cepat dan mudah.
Langkah 4
Setelah itu, buatlah fitur auto sum pada kolom total biaya perjalanan. Fitur auto sum tersebut akan secara otomatis menghitung total biaya pada setiap perjalanan dinas yang telah dipilih.
Langkah 5
Agar lebih efektif, buatlah beberapa sub-totals berdasarkan kategori tertentu. Misalnya, berdasarkan per hari atau per karyawan. Sub-total tersebut juga dapat ditampilkan pada tabel rekap perjalanan dinas otomatis.
Cara Membuat Database Rekap Purchase Request dan Purchase Order di Excel
Selain membuat rekap perjalanan dinas, membuat database rekap purchase request dan purchase order juga merupakan salah satu fitur yang dibutuhkan dalam dunia bisnis. Melalui database tersebut, perusahaan menjadi lebih mudah dalam mengelola pesanan dan pengiriman serta dapat menambah efisiensi dalam kegiatan bisnis.
Berikut ini adalah beberapa cara untuk membuat database rekap purchase request dan purchase order di Excel:
Langkah 1
Buatlah tabel baru di Microsoft Excel dengan menuliskan kolom-kolom yang akan digunakan, seperti nomor, nama barang, kuantitas, harga, total harga, dan keterangan. Kolom-kolom tersebut berfungsi sebagai parameter penting yang akan diisi oleh data yang dibutuhkan.
Langkah 2
Selanjutnya, aturlah struktur database dengan menggunakan rumus-rumus matematika yang disediakan oleh Excel. Misalnya, membuat rumus total harga dengan menggunakan rumus auto sum seperti berikut:
=sum(kuantitas*harga)
Rumus tersebut akan menjumlahkan total harga pembelian setiap barang.
Langkah 3
Untuk memperjelas database, pembuatan kode barang atau kode produk juga sangat penting. Dengan adanya kode barang, proses pencarian data di database menjadi lebih mudah dan efisien. Kode barang dapat dibuat dengan menggunakan kombinasi kode unik yang ditentukan perusahaan.
Langkah 4
Tahap selanjutnya adalah mencetak data yang telah diisi ke dalam format laporan. Cetaklah data yang telah diisikan pada database ke dalam sebuah format laporan yang lebih rapi dan mudah dibaca oleh tim produksi. Format yang paling umum digunakan adalah format PDF dan format excel.
Langkah 5
Selain format laporan, penggunaan fitur grafik atau diagram juga sangat membantu dalam menganalisa data. Anda dapat membuat pie chart atau bar chart untuk menggambarkan data secara visual. Dengan menggunakan chart atau diagram tersebut, tim produksi dapat dengan mudah melihat data yang sedang di olah oleh perusahaan.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Pertanyaan 1: Bagaimana cara mengubah data tabel menjadi grafik?
Jawaban: Anda dapat mengubah data tabel menjadi grafik dengan menggunakan fitur chart pada Microsoft Excel. Ada beberapa jenis grafik yang dapat Anda pilih, seperti barchart, pie chart, dan line chart. Anda dapat memilih jenis grafik yang paling sesuai dengan data yang sedang diolah. Setelah itu, pilih data tabel yang akan dijadikan grafik lalu klik fitur chart. Selanjutnya, sesuaikan tampilan grafik yang diinginkan dan klik insert untuk menampilkan grafik pada lembar kerja Excel.
Pertanyaan 2: Bagaimana cara menambahkan data baru pada tabel yang sudah ada?
Jawaban: Anda dapat menambahkan data baru pada tabel yang sudah ada dengan cara menuliskan data yang ingin ditambahkan pada baris kosong diakiri tabel. Kemudian, tekan tombol Tab atau Arrow Key untuk memindahkan kursor ke kolom selanjutnya. Setelah semua data telah diisi, klik Save atau tekan tombol Enter untuk menyimpan perubahan data.
