Sebagai seorang pebisnis, kita pasti sering mendengar istilah Purchase Order. Namun, ada banyak orang yang masih bingung tentang apa sebenarnya Purchase Order, mengapa kita harus membuatnya, dan bagaimana cara membuatnya. Melalui artikel ini, saya akan membahas tentang Purchase Order secara detail.
Apa itu Purchase Order?
Purchase Order atau PO adalah surat pesanan yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Dalam PO, terdapat informasi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah dan harga barang, alamat pengiriman, dan tanggal pengiriman. PO bertujuan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan jelas dan transparan sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman dan pembayaran.
Purchase Order sangat penting untuk menjalin hubungan bisnis yang baik antara pembeli dan pemasok. Ketika PO dibuat dan disetujui oleh keduanya, maka pembeli akan memiliki bukti transaksi yang jelas dan pemasok akan memastikan bahwa pesanan dipesan dengan benar. PO juga memungkinkan kedua belah pihak untuk memahami jelas mengenai persetujuan harga dan pengiriman sehingga tidak ada kebingungan yang terjadi di kemudian hari.
Untuk membuat PO, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan seperti:
- Nama dan alamat pemasok
- Jenis barang atau jasa yang dipesan
- Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
- Jumlah dan harga barang atau jasa
- Tanggal pengiriman
- Alamat pengiriman
Dalam membuat PO, pastikan informasi yang disebutkan di atas sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan informasi yang telah disepakati dengan pemasok.
Cara Membuat Purchase Order
Terdapat beberapa cara untuk membuat PO, namun kali ini saya akan membahas cara membuat PO dengan menggunakan Microsoft Excel.
Langkah-langkah untuk membuat PO di Microsoft Excel adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel dan buat dokumen baru
- Buat tabel sederhana dengan kolom-kolom seperti Nama Barang, Deskripsi, Jumlah, Harga, dan Total
- Isi informasi detil barang atau jasa yang dipesan pada tabel
- Hitung Total dengan menggunakan rumus =jumlah(jumlah_barang*harga_barang)
- Tambahkan informasi seperti Nama Pemasok, Tanggal Pemesanan, Alamat Pengiriman, dan Nomor PO pada bagian atas tabel
- Simpan dan cetak dokumen. Dokumen dapat diubah dan disesuaikan kebutuhan bisnis Anda
Setelah PO selesai dibuat, kirimkan PO tersebut ke pemasok untuk mendapatkan persetujuan. Setelah PO disetujui, pembelian dapat dilakukan dan proses pengiriman akan dimulai.
FAQ
Apa bedanya antara Purchase Order dengan Invoice?
Purchase Order dan Invoice adalah dua dokumen yang memiliki perbedaan fungsi dalam siklus pembelian dan penjualan. PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok sedangkan Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim ke pembeli. Dalam PO, terdapat detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah dan harga barang, alamat pengiriman, dan tanggal pengiriman. Sedangkan dalam Invoice, terdapat detail tentang barang atau jasa yang telah dikirim, jumlah dan harga barang, total harga, dan tanggal pembayaran.
Bagaimana cara melacak pembelian dengan menggunakan Purchase Order?
PO adalah dokumen yang dapat membantu Anda melacak pembelian. Setelah PO disetujui oleh kedua belah pihak, pastikan untuk menyimpan salinan PO tersebut sebagai bukti pembelian. Ketika barang atau jasa sudah diterima, pastikan untuk memeriksa barang atau jasa tersebut dengan PO. Jika sesuai dengan PO, tandai PO tersebut sebagai barang/jasa yang telah diterima. Jika ada perbedaan atau masalah dengan barang atau jasa yang diterima, hubungi pemasok untuk meminta penjelasan atau perbaikan. Selain itu, pastikan untuk melakukan pembayaran sesuai dengan Invoice yang diterima dari pemasok.
Video Tutorial: Cara Membuat Purchase Order di Microsoft Excel
Conclusion
Dalam dunia bisnis, PO sangat penting untuk memastikan proses pembelian dan penjualan dilakukan dengan jelas dan transparan. Dalam membuat PO, pastikan untuk memperhatikan detail informasi agar tidak ada kesalahpahaman antara pembeli dengan pemasok. Selain itu, pastikan untuk menyimpan salinan PO sebagai bukti pembelian dan lakukan pengiriman dan pembayaran sesuai dengan PO dan Invoice yang diterima.
