Project planner merupakan salah satu alat yang digunakan untuk membantu perencanaan dan pengelolaan proyek. Dengan menggunakan project planner, kita bisa lebih mudah dalam mengatur jadwal, mengalokasikan tugas, serta memonitor progress proyek yang sedang dikerjakan. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai project planner, termasuk cara membuatnya dan apa saja manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaannya.
Cara Membuat Project Planner
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan dalam membuat project planner, tergantung dari preferensi dan kebutuhan masing-masing orang. Namun, salah satu cara yang cukup populer adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat project planner menggunakan Excel:
1. Buat Tabel Kosong
Pertama-tama, buka program Excel dan buatlah sebuah tabel kosong. Tabel ini akan digunakan sebagai dasar untuk membangun project planner. Tabel tersebut harus terdiri dari beberapa kolom, antara lain:
- Tugas
- Deadline
- Hasil
- Pemilik
- Status
- Waktu Perkiraan
Pastikan bahwa setiap kolom memiliki nama yang jelas dan mudah dipahami oleh setiap orang yang akan menggunakannya.
2. Masukkan Data
Setelah membuat tabel, langkah selanjutnya adalah memasukkan data ke dalamnya. Mulailah dengan menuliskan nama tugas yang harus diselesaikan. Setelah itu, tentukan deadline untuk setiap tugas tersebut. Kemudian, tentukan juga pemilik tugas, yaitu siapa yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas tersebut.
Setelah itu, tentukan juga status tugas, apakah sudah selesai atau masih dalam proses pengerjaan. Tentukan juga estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Seluruh data ini harus dimasukkan ke dalam tabel dengan rapi dan teratur agar lebih mudah dalam pengelolaannya.
3. Buat Gantt Chart
Setelah memasukkan data ke dalam tabel, selanjutnya adalah membuat Gantt Chart. Gantt Chart adalah diagram yang menunjukkan jadwal dan durasi dari masing-masing tugas yang harus diselesaikan. Dengan Gantt Chart, kita bisa dengan mudah melihat progress proyek dan memantau apakah ada tugas yang mengalami keterlambatan atau tidak.
Untuk membuat Gantt Chart, pilih seluruh data pada tabel. Kemudian, klik pada menu Insert dan pilih Chart. Pilih jenis chart Gantt Chart dan klik OK. Setelah itu, Gantt Chart akan secara otomatis dibuat berdasarkan data yang sudah dimasukkan ke dalam tabel sebelumnya.
4. Sesuaikan Gantt Chart
Setelah Gantt Chart dibuat, kita bisa mengatur tampilannya agar lebih mudah dipahami. Misalnya, kita bisa menambahkan label pada sumbu X dan Y agar lebih jelas dalam menunjukkan waktu dan durasi tugas. Kita juga bisa mengubah warna dan tampilan Gantt Chart agar lebih estetik dan mudah dilihat oleh orang lain. Pastikan bahwa Gantt Chart tersebut siap digunakan dan mudah dipahami oleh setiap orang yang akan menggunakannya.
Manfaat Penggunaan Project Planner
Terdapat beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan project planner dalam pengelolaan proyek. Berikut ini adalah beberapa manfaat tersebut:
1. Mudah dalam Mengatur Jadwal
Salah satu manfaat utama dari penggunaan project planner adalah kemudahan dalam mengatur jadwal. Dengan menggunakan project planner, kita bisa dengan mudah menentukan deadline untuk setiap tugas yang harus diselesaikan, sehingga kita bisa lebih mudah dalam memprioritaskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Dalam jangka waktu yang panjang, penggunaan project planner juga bisa membantu kita dalam mencegah tugas yang tertunda atau terlupakan.
2. Mempermudah Komunikasi
Penggunaan project planner juga bisa mempermudah komunikasi antara tim yang terlibat dalam proyek. Dengan menggunakan project planner, setiap anggota tim bisa dengan mudah mengetahui tugas yang harus diselesaikan, deadline, dan siapa yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas tersebut. Hal ini bisa membantu dalam meminimalkan kesalahpahaman dan memudahkan koordinasi antara anggota tim.
FAQ
Apa Saja Keuntungan dari Penggunaan Project Planner?
Terdapat beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari penggunaan project planner dalam pengelolaan proyek, antara lain:
- Mudah dalam mengatur jadwal
- Memudahkan koordinasi antara anggota tim
- Mencegah tugas yang tertunda atau terlupakan
- Memantau progress proyek secara teratur
Apakah Ada Video Tutorial yang Menjelaskan Cara Membuat Project Planner?
Ya, terdapat banyak video tutorial yang bisa membantu dalam belajar cara membuat project planner. Salah satu video yang bisa dilihat adalah tutorial dari channel Youtube “Bitchoco”. Video tersebut bisa diakses melalui link berikut: https://www.youtube.com/watch?v=1sTYwedQ_Vg
Kesimpulan
Project planner merupakan alat yang sangat penting dalam pengelolaan proyek. Dengan menggunakan project planner, kita bisa lebih mudah dalam mengatur jadwal, memantau progress proyek, dan meminimalkan kesalahpahaman di antara anggota tim. Dalam membuat project planner, kita bisa menggunakan Microsoft Excel dan membuat tabel yang berisi data tentang tugas, deadline, hasil, pemilik, status, dan waktu perkiraan. Setelah itu, kita bisa membuat Gantt Chart untuk memantau durasi dari masing-masing tugas yang harus diselesaikan. Dalam jangka waktu yang panjang, penggunaan project planner bisa memberikan banyak manfaat dan membantu kita dalam mencapai target yang diinginkan.
