Sebagai seorang pebisnis atau pengusaha, penting untuk selalu memberikan invoice atau tagihan kepada pelanggan. Invoice merupakan dokumen yang berfungsi untuk mencatat dan meminta pembayaran atas jasa atau produk yang telah dibeli oleh pelanggan. Meskipun terlihat simpel, namun pembuatan invoice haruslah dilakukan dengan benar agar tidak mengalami kesalahan dalam pencatatannya. Berikut ini adalah beberapa komponen penting dalam invoice yang harus diperhatikan:
Gambar 1: Ini 7 Komponen Penting dari Invoice Tagihan – Akseleran Blog
1. Nama dan Alamat Perusahaan
Ini adalah informasi penting mengenai perusahaan yang mengeluarkan invoice. Pastikan untuk mencantumkan nama perusahaan dengan jelas dan alamat yang lengkap yang bisa dicapai oleh pelanggan. Terdapat banyak perusahaan yang memiliki alamat lebih dari satu, jadi pastikan bahwa alamat yang tertera di invoice adalah sesuai dengan alamat tempat melakukan transaksi dengan pelanggan.
2. Nomor Invoice
Nomor invoice harus selalu dicantumkan pada setiap invoice yang dikeluarkan. Nomor invoice berguna sebagai acuan untuk pelacakan pembayaran, jadi pastikan untuk memberikan nomor invoice yang berbeda pada setiap transaksi.
3. Tanggal Transaksi
Tanggal transaksi merupakan informasi yang harus dicantumkan pada setiap invoice. Tanggal transaksi berguna sebagai acuan untuk pelacakan transaksi oleh pelanggan maupun perusahaan.
4. Detail Produk atau Jasa yang Dibeli
Detail produk atau jasa yang dibeli haruslah dicantumkan secara lengkap pada setiap invoice. Pastikan bahwa semua informasi mengenai produk atau jasa, seperti nama produk atau jasa, jumlah, harga, dan total biaya sudah tertera dengan jelas pada bagian ini.
5. Barang dan Jasa Lainnya
Barang dan jasa lainnya referensi mengenai biaya tambahan yang dikenakan pada invoice yang dikeluarkan. Sebagai contoh, biaya pajak penghasilan atau pajak PPnBM yang diterapkan pada produk.
6. Total Biaya
Total biaya haruslah dicantumkan pada setiap invoice. Total biaya merupakan hasil akhir dari produk atau jasa yang dibeli ditambah dengan tambahan biaya lainnya (jika ada). Pastikan bahwa jumlah total biaya sudah tertera dengan jelas pada bagian ini.
7. Informasi Pembayaran
Informasi pembayaran merupakan informasi yang sangat penting pada invoice. Berikan informasi mengenai cara pembayaran yang diterima, jangka waktu pembayaran, serta nomor rekening yang harus ditransfer oleh pelanggan. Jangan lupa untuk mengingatkan kepada pelanggan mengenai batas akhir pembayaran supaya bisa mempercepat proses pembayaran.
Gambar 2: Contoh Invoice Pembayaran – Contoh Invoice Pembayaran Jasa 3 Glorios As
Setelah mengetahui komponen penting dalam invoice, maka langkah selanjutnya adalah membuat invoice yang tepat dan efektif. Berikut ada beberapa tips dalam membuat invoice:
1. Tentukan Format Invoice Yang Benar
Pastikan invoice yang dibuat memiliki format yang jelas dan mudah dibaca oleh pelanggan. Format invoice yang benar akan mempermudah urusan administrasi untuk kedua belah pihak dalam proses transaksi.
2. Buat Invoice Dengan Program Keluaran
Anda bisa menggunakan program keluaran untuk mempercepat proses pembuatan invoice. Program seperti Accurate, Zahir, atau program lainnya akan membantu proses pembuatan invoice terlihat lebih profesional.
3. Berikan Nomor Invoice Yang Berbeda
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, nomor invoice haruslah diberikan dengan nomor yang berbeda pada setiap transaksi. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam pelacakan transaksi dan pembayaran.
4. Memberikan Deskripsi Produk atau Jasa Secara Detail
Pastikan deskripsi produk atau jasa dicantumkan dengan detail pada setiap invoice. Deskripsi yang jelas dan detail akan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari jika pelanggan bertanya tentang detail transaksi.
5. Berikan Informasi Pembayaran Secara Detail
Informasi pembayaran juga harus diberikan dengan jelas dan detail pada setiap invoice. Pastikan pelanggan memahami batasan waktu pembayaran serta cara pembayaran yang diterima oleh perusahaan Anda.
6. Tambahkan Catatan atau Informasi Lainnya
Jika terdapat catatan atau informasi tambahan mengenai transaksi, maka pastikan informasi tersebut dicantumkan pada invoice. Informasi tambahan ini berguna untuk pelacakan transaksi di kemudian hari.
Gambar 3: Pengertian Invoice dan Cara juga Tips Membuat Invoice Yang Tepat
FAQ:
1. Kapan invoice harus dikeluarkan?
Invoice harus dikeluarkan setelah barang atau jasa telah dikirim atau diberikan kepada pelanggan. Pastikan invoice yang dikeluarkan sesuai dengan komponen invoice seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.
2. Apa yang harus dilakukan jika pelanggan belum membayar tagihan?
Jika pelanggan belum melakukan pembayaran sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan, maka sebaiknya hubungi pelanggan untuk menanyakan kapan akan membayar. Jika pelanggan masih belum membayar dalam jangka waktu yang ditetapkan, Anda bisa memberikan peringatan atau bahkan memutuskan kerjasama dengan pelanggan tersebut.
Untuk lebih memahami mengenai pembuatan invoice, Anda bisa menonton video berikut ini:
Invoice merupakan dokumen yang sangat penting dalam bisnis. Dengan membuat invoice yang tepat, Anda bisa meningkatkan efisiensi dalam urusan administrasi keuangan perusahaan Anda dan mempercepat proses pembayaran dari pelanggan. Jangan lupa selalu mencantumkan komponen penting dalam invoice dan mengikuti tips pembuatan invoice yang sudah disebutkan di atas. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Anda!
