Berbicara tentang penggunaan Microsoft Office, salah satu fitur yang sering diabaikan adalah Mail Merge. Ini adalah proses penggabungan dokumen yang memungkinkan kita mengirimkan dokumen yang hampir sama ke banyak orang, tetapi dengan informasi khusus untuk setiap orang.
Jadi jika kamu pernah mengirimkan email atau surat yang sama ke banyak orang, tetapi merasa agak membosankan dan rumit ketika harus mengubah beberapa detail kecil, seperti nama dan alamat, maka Mail Merge adalah solusinya!
Dalam artikel ini, kamu akan belajar tentang cara Mail Merge dalam Microsoft Word dan Excel, serta tips dan trik untuk membantu kamu melakukannya dengan mudah dan lancar.
### Cara membuat Mail Merge di Microsoft Word
Pertama, kamu harus mempersiapkan file Excel yang berisi daftar penerima email atau surat. File ini akan menjadi basis data untuk menghasilkan dokumen yang akan dikirimkan kepada setiap orang.
Untuk melakukannya, buka Microsoft Excel dan buat daftar yang mencakup semua informasi yang ingin kamu sertakan dalam email atau surat. Dalam contoh kita kali ini, kita akan mengirimkan email mengenai sebuah acara yang akan datang, jadi daftar akan mencakup informasi seperti nama, alamat email, tanggal acara, dan lokasinya.
Setelah kamu selesai menyiapkan file Excel, simpan dan kemudian buka Microsoft Word. Di sini, kamu dapat membuat dokumen dasar yang akan kamu cantumkan di setiap email atau surat yang akan kamu kirimkan. Misalnya, dalam contoh kita, kita akan membuat dokumen dasar yang berisi detail tentang acara dan mengundang penerima untuk hadir.
Ketika dokumen dasar selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan Mail Merge. Caranya cukup mudah: cukup klik tab “Mailings” di bilah pita, pilih opsi “Start Mail Merge”, dan kemudian pilih “Email Messages”.
Setelah itu, kamu akan diminta untuk memilih file Excel yang telah kamu siapkan sebelumnya. Microsoft Word akan menggunakan file ini sebagai basis data untuk menghasilkan dokumen yang akan dikirimkan ke setiap penerima.
Selanjutnya, kamu harus menambahkan isian untuk dokumen yang akan kamu buat dengan Mail Merge. Misalnya, jika kamu ingin melampirkan nama setiap penerima di dalam email atau surat, kamu harus menambahkan isian kemudian memilih kolom yang tepat dari file Excel yang kamu persiapkan sebelumnya.
Setelah kamu menambahkan semua isian yang dibutuhkan, dokumen dasar akan terlihat seperti bentuk berikut ini:
“`
Dear <
We are pleased to invite you to attend our upcoming event on <
We truly hope you can make it and look forward to seeing you there!
Best regards,
<
“`
Kamu dapat mengatur tata letak dokumen dasar sesuai dengan keinginanmu. Sebagai contoh, kamu dapat menambahkan gambar atau mengubah font dan warna teks.
Terakhir, kamu hanya perlu mengatur email atau surat yang akan dikirimkan ke seluruh penerima. Untuk melakukannya, cukup pilih opsi “Finish & Merge” dan kemudian pilih “Send Email Messages”.
Setelah itu, Microsoft Word akan meminta konfirmasi apakah kamu ingin mengirim email ke semua penerima atau hanya beberapa saja. Kamu juga dapat meninjau setiap email atau surat sebelum mengirimnya.
### Cara membuat Mail Merge di Microsoft Excel
Cara membuat Mail Merge di Microsoft Excel sebenarnya sangat mirip dengan cara di Microsoft Word. Bahkan, prosesnya lebih cepat dan efisien jika kamu memiliki daftar penerima yang cukup banyak.
Untuk memulai, buka file Excel yang berisi daftar penerima dan persiapkan dokumen dasar yang akan dikirimkan kepada setiap penerima. Dokumen dasar ini bisa berupa email, surat, atau dokumen apa pun yang ingin kamu gunakan.
Setelah dokumen dasar siap, langkah selanjutnya adalah melakukan Mail Merge. Caranya cukup mudah: cukup klik tab “Mailings” di bilah pita dan kemudian pilih opsi “Start Mail Merge”.
Selanjutnya, kamu harus memilih jenis dokumen yang akan kamu buat dengan Mail Merge. Di sini, kamu akan memilih salah satu dari tiga opsi yang tersedia: surat, label, atau email.
Setelah kamu memilih jenis dokumen yang ingin kamu buat, Microsoft Excel akan meminta file data yang akan digunakan sebagai basis dari dokumen yang akan dibuat. Untuk Mail Merge di Excel, file Excel yang kamu persiapkan sebelumnya akan dijadikan basis data.
Setelah file Excel terpilih, dokumen dasar akan terbuka di Microsoft Word. Selanjutnya, kamu dapat menambahkan isian ke dokumen dasar sebagaimana dijelaskan di atas.
Setelah kamu selesai menambahkan semua isian, dokumen dasar dan data Excel akan dari Mail Merge di Excel akan menjadi bentuk seperti di bawah ini:
“`
Dear <
We are pleased to invite you to attend our upcoming event on <
We truly hope you can make it and look forward to seeing you there!
Best regards,
<
“`
Sama seperti Mail Merge di Microsoft Word, kamu dapat mengatur tata letak dokumen dasar seperti yang kamu inginkan. Terakhir, kamu hanya perlu mengatur dan mengirim email atau surat di Excel.
Cukup pilih opsi “Finish & Merge” dan kemudian pilih “Send Email Messages”. Microsoft Excel akan meminta konfirmasi apakah kamu ingin mengirim email ke semua penerima atau hanya beberapa saja. Kamu juga dapat meninjau setiap email atau surat sebelum mengirimnya.
### Tips dan trik Mail Merge
– Buat file Excel yang rapi dan terstruktur dengan kolom untuk setiap informasi yang ingin kamu sertakan dalam dokumen. Ini akan memudahkan kamu dalam mengatur isian Mail Merge dan menghindari kesalahan.
– Periksa dan pastikan bahwa semua isian yang diatur dalam dokumen dasar yang kamu buat telah diatur dengan benar di Microsoft Word atau Excel.
– Jika kamu ingin mengirim iklan di Facebook atau Instagram, kamu dapat memanfaatkan fitur Mail Merge. Kamu dapat mengunduh daftar email pelanggan dari akun Facebook atau Instagram kamu dan menggunakan daftar itu sebagai basis data untuk Mail Merge.
– Jangan tidak memasukkan tag alt pada semua gambar yang kamu gunakan dalam dokumen dasar Mail Merge. Ini akan membantu optimasi SEO yang lebih baik dan membuat dokumenmu lebih mudah untuk ditemukan secara online.
– Jangan lupa untuk mencantumkan FAQ dalam artikelmu. Ini akan membantu membahas beberapa pertanyaan umum terkait Mail Merge, seperti “Bagaimana saya menghapus beberapa penerima dari daftar Mail Merge?” atau “Apakah saya bisa menggunakan jenis format file yang lain dalam Mail Merge?”
### FAQ
Q: Berapa banyak penerima yang bisa saya sertakan dalam Mail Merge?
A: Kamu dapat menyertakan hingga ribuan penerima dalam Mail Merge, tetapi ini tergantung pada spesifikasi komputer kamu. Idealnya, kamu harus mengirim email atau surat dalam jumlah yang tidak terlalu banyak agar tidak terdeteksi sebagai spam.
Q: Bagaimana saya dapat memastikan email atau surat saya terlihat profesional dan tidak terdeteksi sebagai spam?
A: Untuk memastikan email atau surat kamu terlihat profesional, pastikan kamu menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Selain itu, hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang terlalu agresif atau menjual. Di sisi lain, untuk menghindari email atau surat kamu terdeteksi sebagai spam, pastikan kamu hanya mengirimkan email atau surat kepada orang yang memang kamu kenakan dan tidak mengirimkannya terlalu banyak.
