Mungkin kamu pernah mendengar istilah Mail Merge ketika mengirimkan email atau surat dalam jumlah besar. Mail Merge merupakan fitur yang memungkinkan kamu untuk mengirimkan email atau surat dalam jumlah besar, dengan tetap mencantumkan informasi personalisasi pada setiap email atau surat yang dikirimkan. Misalnya, kamu ingin mengirimkan 100 email undangan ke acara pernikahanmu, dengan isi undangan yang sama namun tetap menampilkan informasi personalisasi seperti nama tamu undangan.
Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah fitur yang memungkinkan kamu untuk mengirimkan email atau surat dalam jumlah besar, dengan tetap mencantumkan informasi personalisasi pada setiap email atau surat yang dikirimkan. Fitur ini memungkinkan kamu untuk menghemat banyak waktu dan tenaga, karena kamu tidak perlu mengirimkan email atau surat satu-per-satu untuk setiap penerima. Dalam satu kali pengiriman, kamu dapat mengirimkan email atau surat yang jumlahnya ribuan, bahkan puluhan ribu!
Bagaimana Cara Membuat Mail Merge?
Untuk membuat Mail Merge, kamu memerlukan dua aplikasi, yaitu aplikasi pengolah kata (misalnya Microsoft Word) dan aplikasi spreadsheet (misalnya Microsoft Excel).
Langkah 1: Menyiapkan Data di Excel
Langkah pertama dalam membuat Mail Merge adalah menyiapkan data penerima di Excel. Data penerima ini berisi informasi personalisasi yang akan ditampilkan di setiap email atau surat yang kamu kirimkan. Misalnya, jika kamu ingin mengirimkan email undangan ke acara pernikahanmu, maka data penerima ini harus berisi nama tamu undangan, alamat email atau alamat surat, dan informasi lainnya yang ingin kamu tampilkan di dalam email undangan.
Untuk menyiapkan data di Excel, kamu dapat membuat tabel dengan kolom-kolom yang sesuai dengan informasi personalisasi yang ingin kamu tampilkan. Setiap baris di tabel ini akan mewakili satu penerima email atau surat. Berikut contoh data penerima untuk email undangan pernikahan:
| Nama | Alamat Email | Alamat Surat | Kehadiran |
|---|---|---|---|
| Andi | [email protected] | Jl. Ahmad Yani No. 12 | Ya |
| Budi | [email protected] | Jl. Pahlawan No. 24 | Tidak |
| Cindy | [email protected] | Jl. Sudirman No. 36 | Ya |
Setelah menyiapkan data di Excel, kamu harus menyimpannya dengan format .xlsx atau .xls. Selanjutnya, kamu perlu menandai tabel tersebut sebagai sumber data Mail Merge untuk dokumen Word.
Langkah 2: Menyiapkan Dokumen di Word
Langkah kedua dalam membuat Mail Merge adalah menyiapkan dokumen di Word. Dokumen ini adalah dokumen yang akan kamu kirimkan sebagai email atau surat. Misalnya, jika kamu ingin mengirimkan email undangan ke acara pernikahanmu, maka dokumen ini harus berisi isi email undangan dan format yang sesuai dengan keinginanmu.
Setelah dokumen siap, kamu harus menandai bagian dokumen yang akan diisi dengan informasi personalisasi dari data penerima yang sudah kamu siapkan di Excel. Misalnya, jika di dalam dokumen kamu ingin menampilkan nama tamu undangan dan alamat acara pernikahan, maka kamu harus menandai bagian-bagian dokumen yang berkaitan dengan kedua informasi ini.
Untuk menandai bagian dokumen yang akan diisi dengan informasi personalisasi, kamu harus menggunakan fitur Fields pada Word. Dengan fitur Fields, kamu dapat menandai bagian dokumen yang akan diisi dengan informasi personalisasi, seperti nama tamu undangan atau alamat acara pernikahan. Berikut langkah-langkah cara menandai bagian dokumen menggunakan fitur Fields:
- Pada dokumen Word, arahkan kursor ke bagian dokumen yang ingin kamu tandai.
- Klik Insert di menu bar, lalu pilih Quick Parts > Field.
- Pilih MergeField dari daftar Field Names.
- Pada Field Name box, ketik nama kolom di Excel yang berkaitan dengan informasi personalisasi yang ingin kamu tampilkan. Misalnya, jika kamu ingin menampilkan nama tamu undangan, maka ketik “Nama” pada Field Name box.
- Klik OK.
Setelah menandai bagian dokumen yang akan diisi dengan informasi personalisasi, kamu harus menambahkan kode Mail Merge yang menghubungkan dokumen Word dengan sumber data di Excel.
Langkah 3: Membuat Kode Mail Merge di Word
Langkah ketiga dan terakhir dalam membuat Mail Merge adalah membuat kode Mail Merge di Word. Kode Mail Merge ini berfungsi menghubungkan dokumen Word dengan sumber data di Excel. Tanpa kode Mail Merge, dokumen yang kamu kirimkan akan kosong, karena Word tidak tahu bagaimana cara mengambil informasi personalisasi dari sumber data di Excel.
Untuk membuat kode Mail Merge, kamu harus mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pada dokumen Word, klik Mailings > Start Mail Merge > E-mail Messages.
- Pada dokumen Word, klik Mailings > Select Recipients > Use Existing List.
- Temukan file Excel yang berisi data penerima, lalu klik Open.
- Pada dokumen Word, klik Mailings > Insert Merge Field, lalu pilih kolom-kolom di Excel yang sesuai dengan informasi personalisasi yang ingin kamu tampilkan di dokumen Word. Misalnya, jika kamu ingin menampilkan nama tamu undangan, pilih kolom yang berisi nama tamu undangan di Excel.
- Setelah menandai bagian dokumen yang akan diisi dengan informasi personalisasi dari data penerima, kamu dapat memeriksa hasil Mail Merge dengan mengeksekusi perintah “Preview Results”.
- Terakhir, kamu dapat mengirimkan email atau surat dengan cara mengeksekusi perintah “Finish & Merge”.
FAQ
1. Apakah Mail Merge hanya bisa digunakan di Microsoft Word?
Mail Merge merupakan fitur yang tersedia di Microsoft Word, namun ada juga aplikasi pengolah kata lainnya (misalnya LibreOffice Writer) yang menyediakan fitur serupa. Selain Mail Merge, fitur ini juga dikenal dengan istilah “Document Merge”.
2. Apakah ada batasan jumlah email atau surat yang dapat dikirimkan dalam Mail Merge?
Sebenarnya tidak ada batasan jumlah email atau surat yang dapat dikirimkan dalam Mail Merge, namun ada batasan teknis yang harus diperhatikan, seperti kapasitas server email atau kapasitas penyimpanan pada akun email. Jika kamu mengirimkan email atau surat dalam jumlah besar pada satu waktu, maka risiko menjadi terkena spam atau dilarang penggunaannya oleh provider email juga semakin tinggi. Oleh karena itu, disarankan untuk mengirimkan email atau surat dalam jumlah kecil-kecil dalam satu waktu.
Video Tutorial: Cara Membuat Mail Merge Menggunakan Microsoft Word dan Excel
Berikut adalah video tutorial tentang cara membuat Mail Merge menggunakan Microsoft Word dan Excel:
Galeri Gambar: Cara Membuat Mail Merge Menggunakan Microsoft Word dan Excel
Berikut adalah beberapa gambar yang menjelaskan cara membuat Mail Merge menggunakan Microsoft Word dan Excel:
Gambar 1. Tampilan dokumen Word sebelum dihubungkan dengan data penerima di Excel.
Gambar 2. Contoh dokumen Word yang sudah dihubungkan dengan data penerima di Excel.
Gambar 3. Tampilan data penerima di Excel yang sudah disiapkan untuk Mail Merge.
Gambar 4. Contoh surat keterangan lulus yang dibuat menggunakan Mail Merge di Microsoft Word.
Gambar 5. Tampilan sumber data di Excel yang sudah dipilih untuk Mail Merge di Microsoft Word.
If you are looking for Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah you’ve came to the right page. We have 5 Pics about Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah like Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah, Cara Membuat Mail Merge Word Excel untuk Surat Keterangan Lulus and also Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah. Here you go:
Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah
dehaliyah.com
Cara Membuat Mail Merge Word Excel Untuk Surat Keterangan Lulus
smpn6gnkencana.sch.id
merge excel lulus keterangan membuat sch silahkan kalian keluar
Cara Membuat Mail Merge Word Excel Untuk Surat Keterangan Lulus
smpn6gnkencana.sch.id
merge keterangan lulus surat
Cara Membuat Mail Merge Menggunakan Database Ms Excel – YouTube
www.youtube.com
merge
Cara Membuat Mail Merge Excel Select Table – Dehaliyah
dehaliyah.com
Cara membuat mail merge excel select table – dehaliyah. Cara membuat mail merge excel select table – dehaliyah. Merge excel lulus keterangan membuat sch silahkan kalian keluar
