Membuat Mail Merge di Word dan Excel dengan Mudah
Pada saat ini, tidak dapat dipungkiri bahwa Microsoft Word dan Excel adalah dua program yang paling sering digunakan oleh banyak orang dari berbagai kalangan. Baik itu untuk keperluan bisnis, pendidikan, maupun personal, kedua program ini memiliki fungsionalitas yang sangat banyak dan bermanfaat. Salah satu fitur yang cukup berguna dari kedua program ini adalah Mail Merge.
Mail Merge sendiri adalah proses penggabungan dokumen dari sumber yang sama dengan format yang sama dan serupa yang merupakan salah satu fitur penggabungan yang ada di dalam Microsoft Word. Fitur ini memungkinkan kita untuk menggabungkan data dari Microsoft Excel atau dari sumber data yang lain ke dalam dokumen Microsoft Word secara otomatis.
Misalnya suatu perusahaan harus mengirimkan dosier pribadi tiap karyawan untuk keperluan akhir tahun. Dalam dokumen tersebut terdapat data seperti nama, alamat, jabatan, departemen, dan lain-lain yang cukup banyak, dan sangat memerlukan waktu yang lama jika harus ditulis satu persatu. Oleh karena itu, Mail Merge sangatlah berguna untuk menyelesaikan pekerjaan ini dengan cepat dan akurat.
Berikut adalah cara membuat Mail Merge di Word dan Excel dengan mudah:
**Langkah 1: Membuat Dokumen Utama**
Langkah pertama adalah membuat dokumen utama yang akan digunakan sebagai sumber data untuk mail merge. Dokumen ini biasanya berupa dokumen Microsoft Word yang sudah diatur dengan layout atau format yang telah disesuaikan dengan kebutuhan. Misalkan kita akan membuat label alamat untuk surat promosi, maka dokumen utama dapat dibuat dengan menentukan format dan ukuran label yang diinginkan.
**Langkah 2: Menambahkan Field**
Setelah dokumen utama terbuat, selanjutnya tambahkan field atau tanda kurung kurawal di dalam dokumen, tempat data dari sumber data akan dimasukkan. Misalnya kita akan menambahkan field untuk kolom nama, alamat, dan kota pada label alamat, maka penulisan field-nya akan seperti berikut:
“`
Nama: Full Name
Alamat: Address
Kota: City
“`
Selain itu, Word juga sudah menyediakan fitur untuk menambahkan field secara otomatis melalui Mailings > Insert Merge Field. Kita hanya perlu memilih field yang diinginkan dari sumber data dan Word akan menambahkan field tersebut ke dalam dokumen secara otomatis.
**Langkah 3: Menambahkan Sumber Data**
Setelah dokumen utama dan field sudah dibuat, selanjutnya tambahkan sumber data pada dokumen utama. Sumber data ini bisa berupa file Microsoft Excel atau file teks yang berisi data-data yang ingin dimasukkan ke dalam dokumen. Misalnya kita akan mengambil data dari Excel, maka langkah selanjutnya adalah dengan membuka tab Mailings > Select Recipients > Use and Existing List, dan pilih file Excel yang akan digunakan sebagai sumber data.
**Langkah 4: Menyesuaikan Data**
Setelah sumber data berhasil ditambahkan ke dalam dokumen utama, kita dapat menyesuaikan data yang akan dimasukkan ke dalam dokumen. Hal ini dilakukan dengan mengklik tombol Edit Recipient List yang ada pada tab Select Recipients. Selanjutnya, kita dapat mengedit data yang ada pada file Excel agar sesuai dengan format dokumen.
**Langkah 5: Menyelesaikan Mail Merge**
Setelah dokumen utama, field, dan sumber data selesai dibuat, selanjutnya adalah menyelesaikan Mail Merge. Klik tab Finish & Merge dan pilih opsi yang diinginkan. Misalnya kita akan mencetak label alamat dalam File > Print Documents > Print. Kita juga dapat menyimpan file dokumen utama sambil membuat file terpisah yang berisi data yang sudah dimasukkan dengan klik Save As pada tab Finish & Merge.
Seperti itulah cara membuat Mail Merge di Word dan Excel. Prosesnya cukup mudah dan hanya membutuhkan beberapa langkah saja. Namun, tentu saja masih banyak hal yang perlu kita ketahui tentang Mail Merge. Berikut adalah beberapa hal yang bisa menjadi bantuan untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul:
FAQ:
1. Bagaimana cara menambahkan gambar pada dokumen Mail Merge?
Jawab:
Untuk menambahkan gambar pada dokumen Mail Merge, pertama-tama harus dipastikan bahwa gambar yang akan dimasukkan sudah ada pada sumber data yang digunakan. Setelah itu, tambahkan field pada dokumen utama dengan menaruh kursor pada tempat yang diinginkan dan tekan tombol “Insert Merge Field”. Pilih nama field yang sama dengan kolom gambar pada sumber data. Selanjutnya, klik objek “Picture” dan pilih “Insert Picture”. Pilih gambar yang ingin dimasukkan dan atur ukuran dan posisinya sesuai kebutuhan.
2. Apakah Mail Merge bisa digunakan untuk mengirim email secara massal?
Jawab:
Ya, Mail Merge juga bisa digunakan untuk mengirim email secara massal. Caranya adalah dengan mengatur dokumen utama yang berisi pesan email dan ballon sumber data yang berisi alamat email penerima. Setelah itu, pilih “email message” pada opsi Finish & Merge dan atur pesan email yang akan dikirim. Namun, untuk menggunakan fitur ini diperlukan akses ke server email dan pengaturan yang cukup rumit. Oleh karena itu, Mail Merge via email biasanya lebih mudah dilakukan menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Mailchimp atau Google Sheets.
Video Tutorial:
Berikut adalah video tutorial singkat tentang cara membuat Mail Merge di Word dan Excel:
[https://www.youtube.com/watch?v=U9STdfhBTYg]
Melalui video ini, diharapkan kita bisa lebih memahami dan menguasai cara membuat Mail Merge di Word dan Excel dengan mudah. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pengguna program Microsoft Word dan Excel untuk mempermudah pekerjaan mereka.
