Pertumbuhan bisnis yang pesat membuat para pengusaha semakin sibuk dan terkadang mengalami kesulitan dalam mengelola data pelanggan serta memberikan informasi produk atau layanan pada pelanggan secara pribadi. Namun, dengan teknologi saat ini, masalah tersebut dapat terselesaikan dengan mudah melalui Mail Merge di Word dan Excel.
Mail Merge adalah proses menggabungkan dokumen utama (dalam hal ini adalah dokumen surat) dengan sumber data (dalam hal ini adalah dokumen Excel). Data dari dokumen Excel akan diambil dan dimasukan ke dalam surat secara otomatis. Dalam panduan ini, akan diulas langkah-langkah bagaimana cara membuat Mail Merge di Word dan Excel.
Cara Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013 dan 2016
1. Siapkan dokumen di Word
Langkah pertama adalah membuat dokumen utama di Word. Dokumen ini akan menjadi template dari surat yang akan dikirim kepada pelanggan. Pastikan dokumen sudah sesuai dengan format surat yang diinginkan serta memiliki tempat untuk memasukkan data dari dokumen Excel.
2. Siapkan dokumen di Excel
Setelah dokumen utama di Word selesai, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan dokumen Excel sebagai sumber data. Pastikan dokumen Excel berisi data-data yang akan dimasukkan ke dalam surat. Data-data tersebut mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan lainnya yang diperlukan untuk membuat surat yang personal.
3. Membuat koneksi dengan Excel
Langkah selanjutnya adalah membuat koneksi antara dokumen utama di Word dengan dokumen Excel. Caranya adalah masuk ke menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Start Mail Merge”. Kemudian, pilih opsi “Step by Step Mail Merge Wizard”.
4. Pilih jenis dokumen dan sumber data
Di langkah ini, pilih jenis dokumen yang akan digunakan pada Mail Merge, dalam hal ini adalah surat. Kemudian, pilih opsi “Use the current document” untuk menggunakan dokumen yang sudah disiapkan. Selanjutnya, pada opsi “Select Recipients”, pilih opsi “Use Existing List” dan cari dokumen Excel yang sudah disiapkan sebelumnya.
5. Menyesuaikan surat
Setelah membuat koneksi dengan dokumen Excel, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan isi surat dengan data yang sudah ada di dokumen Excel. Caranya adalah masuk ke menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Edit Recipient List”. Pada menu ini, pilih kolom-kolom yang berisi data-data yang akan dimasukkan ke dalam surat dan aturlah posisi data tersebut di dalam surat.
6. Mengatur pengaturan surat
Setelah menyesuaikan isi surat, langkah selanjutnya adalah mengatur pengaturan surat. Caranya adalah masuk ke menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Finish & Merge”. Pada opsi tersebut, pilih “Edit Individual Documents” dan cari dokumen utama yang tadi sudah disiapkan. Pastikan untuk memilih opsi “All” agar semua data yang ada di dokumen Excel dimasukkan ke dalam surat.
7. Selesai
Setelah itu, Mail Merge sudah selesai dilakukan. Hasilnya adalah sebuah dokumen surat yang personal dengan data-data dari dokumen Excel sudah dimasukkan di dalamnya.
Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 Data Di Excel
1. Siapkan dokumen di Word
Persiapan yang sama dilakukan dengan cara sebelumnya, yaitu membuat dokumen utama di Microsoft Word. Pastikan dokumen tersebut sudah sesuai dengan format surat yang diinginkan serta memiliki tempat untuk memasukkan data dari dokumen Excel.
2. Siapkan dokumen di Excel
Setelah dokumen utama di Word selesai, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan dokumen Excel sebagai sumber data. Pastikan dokumen Excel berisi data-data yang akan dimasukkan ke dalam surat. Data-data tersebut mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan lainnya yang diperlukan untuk membuat surat yang personal.
3. Buat koneksi dengan Excel
Setelah dokumen utama dan dokumen Excel sudah siap, langkah selanjutnya adalah membuat koneksi antara kedua dokumen tersebut. Caranya adalah dengan memilih menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Start Mail Merge”. Kemudian, pilih opsi “Step by Step Mail Merge Wizard”.
4. Pilih jenis dokumen dan sumber data
Di langkah ini, pilih jenis dokumen yang akan digunakan pada Mail Merge, dalam kasus ini adalah surat. Selanjutnya, pilih opsi “Use the current document” untuk menggunakan dokumen yang sudah disiapkan. Kemudian, pada opsi “Select Recipients”, pilih opsi “Use Existing List” dan cari dokumen Excel yang sudah disiapkan sebelumnya.
5. Menyesuaikan surat
Setelah membuat koneksi dengan dokumen Excel, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan isi surat dengan data yang sudah ada di dokumen Excel. Caranya adalah masuk ke menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Edit Recipient List”. Pada menu ini, pilih kolom-kolom yang berisi data-data yang akan dimasukkan ke dalam surat dan aturlah posisi data tersebut di dalam surat.
6. Mengatur pengaturan surat
Setelah menyesuaikan isi surat, langkah selanjutnya adalah mengatur pengaturan surat. Caranya adalah masuk ke menu “Mailings” di Microsoft Word dan pilih opsi “Finish & Merge”. Pada opsi tersebut, pilih “Print Documents” dan pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak surat yang sudah dibuat.
7. Selesai
Setelah itu, Mail Merge sudah selesai dilakukan. Hasilnya adalah sebuah dokumen surat yang personal dengan data-data dari dokumen Excel sudah dimasukkan di dalamnya.
FAQ
Q: Apa keuntungan menggunakan Mail Merge di Word dan Excel?
A: Keuntungan menggunakan Mail Merge adalah mempermudah pengolahan data pelanggan secara personal serta meningkatkan efisiensi dalam pengiriman surat kepada pelanggan.
Q: Apakah Mail Merge hanya bisa digunakan untuk surat?
A: Tidak hanya surat, Mail Merge juga bisa digunakan untuk membuat email, brosur, dan lainnya.
Include video Youtube:
Cara Membuat Mail Merge di Word dan Excel
https://www.youtube.com/watch?v=1WHSB9VXmws
Conclusion
Mail Merge di Word dan Excel merupakan cara yang mudah dan efisien untuk mengelola data pelanggan serta memberikan informasi produk atau layanan secara personal. Dengan teknologi yang semakin canggih, Mail Merge dapat dilakukan dengan mudah dan hasilnya akan meningkatkan kualitas dalam pengiriman surat kepada pelanggan. Selain itu, Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat email, brosur, dan lainnya. Sekarang sudah waktunya bagi para pengusaha untuk merubah cara berbisnis mereka dengan Mail Merge di Word dan Excel.
