Mail Merge adalah salah satu fitur penting dalam program pengolah kata Microsoft Word. Dengan Mail Merge, pengguna dapat membuat dokumen yang personal dan terkustomisasi untuk setiap penerima. Contohnya bisa berupa surat resmi atau undangan dengan nama dan alamat yang berbeda-beda. Fitur ini sangat berguna terutama bagi mereka yang berkecimpung di bidang pemasaran atau layanan pelanggan.
Cara Mail Merge Excel ke Word
Mail Merge di Microsoft Word dapat memanfaatkan sumber data dari berbagai program seperti Microsoft Excel, Microsoft Access, Outlook, atau aplikasi lain yang mendukung format data seperti CSV. Namun, kali ini kita akan membahas Mail Merge dengan sumber data dari aplikasi Microsoft Excel.
1. Persiapkan Data di Microsoft Excel
Langkah pertama dalam melakukan Mail Merge adalah mempersiapkan data di Microsoft Excel. Data penerima akan berupa daftar nama dan alamat yang akan digunakan oleh Mail Merge untuk membuat dokumen yang personal. Berikut ini adalah beberapa tips dalam mempersiapkan data di Microsoft Excel:
- Pastikan setiap kolom di Excel memiliki judul yang jelas dan informatif.
- Hindari duplikasi data atau kolom kosong di dokumen Excel.
- Jika ada kolom dengan format yang tidak cocok (misalnya format angka atau tanggal), ubah formatnya menjadi teks.
Berikut contoh format data penerima yang disimpan di Microsoft Excel:
2. Buka Mail Merge di Microsoft Word
Setelah data penerima selesai dipersiapkan, langkah berikutnya adalah membuka Mail Merge di Microsoft Word. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka program Microsoft Word di komputer.
- Pilih tab Mailings di bagian atas layar.
- Pada grup Start Mail Merge, pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Pilih Dokumen yang Akan Dibuat
Setelah membuka Mail Merge di Microsoft Word, langkah selanjutnya adalah memilih dokumen yang akan dibuat. Dokumen ini akan menjadi dasar untuk semua surat atau undangan yang akan dikirimkan melalui Mail Merge. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pada layar Mail Merge Wizard, pilih opsi Letters.
- Pada layar Starting Document, pilih dokumen dasar yang akan digunakan (atau buat dokumen baru jika belum ada).
- Klik Next: Select Recipients pada bagian bawah layar.
4. Tambahkan Sumber Data
Setelah memilih dokumen yang akan dibuat, langkah selanjutnya adalah menambahkan sumber data yang akan digunakan oleh Mail Merge. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pada layar Select Recipients, pilih opsi Use an Existing List.
- Pilih file Excel yang berisi daftar penerima dengan mengklik tombol Browse.
- Pilih tab Sheet1 (or nama sheet yang digunakan) pada dialog box Select Table.
- Klik OK untuk menambahkan sumber data tersebut.
Setelah berhasil menambahkan sumber data, Microsoft Word akan menampilkan pratinjau dokumen dengan data penerima yang terkait.
5. Sesuaikan Dokumen dengan Isi Mail Merge
Setelah menambahkan sumber data, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan dokumen sesuai dengan isi Mail Merge. Misalnya, mengubah teks atau menambahkan kotak teks untuk data penerima yang akan dimasukkan oleh Mail Merge. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pada layar Write Your Letter, ketik teks surat atau undangan dengan menambahkan kotak teks untuk data penerima.
- Untuk menambahkan data penerima, klik tombol Insert Merge Field pada grup Write & Insert Fields.
- Pilih salah satu data penerima yang sudah ditambahkan sebelumnya (misalnya, Nama atau Alamat) pada dialog box Insert Merge Field dan klik Insert.
- Setelah itu, data penerima akan muncul di kotak teks.
Setelah selesai menyesuaikan dokumen, klik Preview Your Letters untuk melihat pratinjau isi dokumen sesuai dengan data penerima yang dipilih.
6. Print Out atau Kirim via Email
Setelah melihat pratinjau isi dokumen, langkah terakhir adalah mencetak dokumen atau mengirimnya via email. Caranya adalah sebagai berikut:
- Pada layar Finish & Merge, pilih opsi Print Documents.
- Pilih gaya pengaturan dokumen dan jumlah salinannya.
- Klik OK, maka Microsoft Word akan mencetak dokumen sesuai dengan data penerima yang dipilih.
Atau, jika ingin mengirimkan dokumen melalui email, pilih opsi Email Messages dan klik OK.
FAQ
1. Apakah Mail Merge hanya bisa digunakan di Microsoft Word?
Tidak. Selain di Microsoft Word, Mail Merge juga dapat digunakan di program pengolah kata lainnya seperti LibreOffice Writer atau Google Docs. Namun, cara penggunaannya mungkin sedikit berbeda tergantung pada programnya.
2. Bisakah Mail Merge digunakan untuk mengirimkan email massal?
Ya, Mail Merge dapat digunakan untuk mengirimkan email massal. Namun, dibutuhkan sumber daya dan software yang tepat untuk melakukan Mail Merge via email seperti Microsoft Outlook atau software khusus mailing list. Selain itu, pastikan bahwa email yang akan dikirim sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku dalam pengiriman email massal.
