Apakah kamu sedang mengelola keuangan perusahaan dan seringkali bingung dengan petty cash? Jangan khawatir, kamu tidak sendirian. Petty cash adalah dana kecil untuk pengeluaran rutin dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Namun, pengelolaannya seringkali sulit untuk diatur. Nah, artikel ini akan membahas mengenai pengertian dan metode pengelolaan petty cash yang baik di perusahaan.
Pengertian Petty Cash
Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai yang diberikan kepada seseorang di perusahaan atau organisasi untuk membeli barang atau jasa dalam jumlah kecil. Dana kecil ini biasanya digunakan untuk membeli kebutuhan kantor seperti peralatan tulis, makanan dan minuman kecil, atau untuk membayar tagihan seperti pengiriman surat atau dokumen. Setelah digunakan, pengguna petty cash akan menyetorkan kembali uang yang telah digunakan beserta bukti pembelian yang ada.
Jenis Petty Cash
Dalam pengelolaan petty cash, ada beberapa jenis yang dapat dikelola oleh perusahaan. Beberapa jenis petty cash adalah sebagai berikut:
- Office supply petty cash: digunakan untuk membeli kebutuhan kantor seperti pensil, kertas, pulpen, tinta printer, dan lain sebagainya
- Entertainment petty cash: digunakan untuk membeli makanan dan minuman saat meeting atau event perusahaan
- Travel petty cash: digunakan untuk keperluan kantor yang terkait dengan perjalanan, seperti pembelian tiket transportasi, penginapan, dan makanan selama perjalanan
Video Tutorial: Pengelolaan Petty Cash di Excel
Metode Pengelolaan Petty Cash
Setelah mengetahui pengertian dan jenis-jenis petty cash, berikut adalah metode pengelolaannya:
- Tentukan besarnya petty cash yang akan digunakan. Petty cash biasanya diisi dengan nominal kecil, seperti 50 ribu atau 100 ribu rupiah.
- Siapkan log book atau buku catatan kas kecil. Log book ini berfungsi untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan petty cash. Setiap kali ada pengeluaran petty cash, staf yang bertanggung jawab harus mencatat besaran pengeluaran, tanggal, keperluan, dan nama pihak yang mengeluarkan petty cash tersebut.
- Simpan bukti pengeluaran secara tertib dan akurat. Staf yang bertanggung jawab harus menyimpan bukti pengeluaran seperti kuitansi atau struk pembelanjaan. Bukti-bukti ini harus diarsipkan dengan tertib dan akurat untuk memudahkan proses analisis keuangan dan audit di kemudian hari.
- Periksa saldo kas kecil secara berkala. Staf yang bertanggung jawab harus memeriksa saldo kas kecil secara berkala untuk memastikan tidak terjadi kekurangan atau kelebihan penggunaan petty cash. Jika total pengeluaran sudah mencapai batas maksimum, maka harus diisi kembali dengan nominal yang telah ditentukan.
Contoh Laporan Petty Cash
Sebagai contoh, berikut adalah bentuk laporan petty cash yang biasanya digunakan:
| Tanggal | Deskripsi | Jumlah Pengeluaran | Jumlah Saldo |
|---|---|---|---|
| (tanggal pengeluaran) | (nama dan deskripsi pengeluaran) | (jumlah pengeluaran) | (jumlah saldo) |
| (tanggal pengeluaran) | (nama dan deskripsi pengeluaran) | (jumlah pengeluaran) | (jumlah saldo) |
| (tanggal pengeluaran) | (nama dan deskripsi pengeluaran) | (jumlah pengeluaran) | (jumlah saldo) |
| (tanggal pengeluaran) | (nama dan deskripsi pengeluaran) | (jumlah pengeluaran) | (jumlah saldo) |
FAQ: Pertanyaan Seputar Pengelolaan Petty Cash
Bagaimana cara menentukan jumlah kas kecil yang dibutuhkan?
Jumlah kas kecil yang dibutuhkan ditentukan berdasarkan perkiraan total pengeluaran dalam satu bulan. Jangan terlalu banyak atau terlalu sedikit mengeluarkan kas kecil, lakukan pengaturan dengan baik dan cermat.
Apakah pengelolaan petty cash dapat dipercayakan pada semua staf?
Tidak, pengelolaan petty cash harus dipercayakan pada staf yang memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Pilihlah staf yang dapat dipercaya serta memiliki kemampuan dalam analisis keuangan sehingga dapat melakukan pengelolaan petty cash dengan baik.
