Invoice merupakan dokumen yang sangat penting dalam dunia bisnis karena berguna untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Invoice umumnya diberikan oleh penyedia layanan atau penjualan barang kepada pelanggan sebagai bentuk permintaan pembayaran atas jasa atau produk yang telah diberikan. Ada beberapa komponen penting dalam invoice yang harus diperhatikan agar invoice tersebut efektif dan mudah dipahami oleh pelanggan, berikut ini adalah 7 komponen penting dalam invoice:
1. Nama dan alamat perusahaan
Komponen pertama yang harus ada dalam invoice adalah nama dan alamat perusahaan yang memberikan jasa atau menjual barang. Informasi ini akan sangat penting untuk memudahkan pelanggan dalam membuat pembayaran serta untuk identifikasi bagi pihak yang membayar.
Ilustrasi Invoice
2. Nomor invoice
Nomor invoice adalah tanda pengenal dari sebuah invoice. Nomor invoice harus unik dan harus terdiri dari beberapa angka atau huruf. Nomor invoice ini digunakan untuk memudahkan administrasi pada kedua belah pihak (penjual dan pembeli).
3. Tanggal pembuatan
Tanggal pembuatan akan menjadi referensi dalam membuat laporan keuangan bagi penjual. Tanggal pembuatan juga menjadi acuan dalam menentukan jatuh tempo pembayaran bagi pelanggan.
4. Deskripsi jasa atau produk yang dijual
Setiap jasa atau produk yang dijual harus dijelaskan dengan rinci dalam invoice. Deskripsi ini akan membantu pelanggan dan pihak penjual dalam memonitoring jasa atau produk yang telah diberikan.
5. Harga dan jumlah yang harus dibayar
Informasi harga dan jumlah adalah komponen yang sangat penting dalam invoice. Informasi ini akan membantu pelanggan mengetahui besarnya tagihan yang harus dibayar. Selain itu, informasi harga dan jumlah juga akan membantu pihak penjual dalam mengatur pembayaran dari pelanggan.
6. Total pembayaran
Total pembayaran adalah gabungan dari harga dan jumlah yang harus dibayar. Total pembayaran ini akan menjadi acuan bagi pelanggan dalam menentukan besarnya uang yang harus dibayarkan kepada penjual.
7. Metode pembayaran
Informasi mengenai metode pembayaran adalah komponen penting terakhir dalam invoice. Informasi ini digunakan untuk memudahkan pelanggan dalam membayar tagihan. Metode pembayaran yang umum digunakan antara lain transfer bank, kartu kredit, dan tunai.
Cara Membuat Invoice dengan Microsoft Excel
Membuat invoice bisa dilakukan dengan berbagai macam software, salah satunya saat ini yang populer adalah Microsoft Excel. Berikut ini langkah-langkah mudah untuk membuat invoice dengan Microsoft Excel:
1. Buka Microsoft Excel
Langkah pertama adalah membuka Microsoft Excel. Setelah itu, klik tab “File” dan pilih “New Workbook”.
2. Pilih Template Invoice
Setelah membuka lembar kerja baru, Anda akan disuguhkan oleh sejumlah template. Pilih template invoice yang sudah tersedia. Jika tidak ada pilihan template invoice, Anda bisa mencarinya di internet dan download untuk digunakan.
Ilustrasi Template Invoice
3. Isi data yang akan ditampilkan
Setelah memilih template invoice yang sesuai, langkah selanjutnya adalah mengisi data yang akan ditampilkan. Isi informasi yang diperlukan seperti nama perusahaan, nomor invoice, tanggal pembuatan, dan lain-lain.
4. Sesuaikan format dan ukuran
Setelah mengisi data yang diperlukan, selanjutnya adalah melakukan penyesuaian format dan ukuran. Sesuaikan dengan kebutuhan Anda yang disesuaikan dengan tema bisnis dan preferensi Anda.
5. Simpan dan cetak invoice
Setelah selesai melakukan semua tahap, langkah selanjutnya adalah menyimpan dan mencetak invoice. Sebaiknya menyimpan invoice dengan format yang universal seperti PDF agar mudah dibuka pada berbagai jenis perangkat.
Ilustrasi Proses Pembuatan Invoice di Microsoft Excel
Frequently Asked Questions (FAQs)
1. Apa yang harus dilakukan jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu?
Jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu, pertama-tama Anda harus menghubungi pelanggan tersebut untuk menanyakan mengapa pembayaran belum dilakukan. Jika pelanggan tidak memiliki alasan yang meyakinkan dan tetap tidak melakukan pembayaran, maka Anda dapat mengirimkan surat peringatan kedua dan mengancam untuk mengambil tindakan hukum.
2. Apa yang harus dilakukan jika pelanggan merasa terbebani dengan tagihan atau tidak mampu membayar?
Jika pelanggan merasa terbebani dengan tagihan atau tidak mampu membayar, sebaiknya Anda membuka bicara yang terbuka dan mencari solusi bersama. Solusi yang bisa dilakukan antara lain memberikan diskon pembayaran, menawarkan skema cicilan atau mengatur pembayaran secara fleksibel.
Video Tutorial Membuat Invoice
Berikut ini adalah video tutorial bagaimana membuat invoice dengan Microsoft Excel secara lengkap dan mudah dipahami:
