Pada saat melakukan pengolahan data, seringkali kita membutuhkan representasi visual agar lebih mudah dalam memahami data yang ada. Salah satu bentuk representasi visual yang paling umum digunakan adalah grafik atau diagram.
Dalam dunia profesional, aplikasi Excel merupakan salah satu aplikasi yang paling sering digunakan untuk membuat grafik. Dalam artikel ini, akan dibahas cara membuat grafik di Excel dengan mudah serta beberapa hal yang perlu diketahui terkait penggunaan grafik dalam konteks profesional.
Cara Mudah Membuat Grafik di Excel
1. Menentukan Data
Langkah pertama dalam membuat grafik adalah menentukan data yang akan digunakan. Data ini dapat berupa jumlah penjualan, pertumbuhan bisnis, atau angka-angka lain yang ingin direpresentasikan secara visual.
Kemudian buka aplikasi Excel dan buat tabel baru. Untuk contoh, kita akan menggunakan data penjualan sebuah produk selama 5 bulan sebagai berikut:
| Bulan | Jumlah Penjualan |
|——-|——————|
| Januari | 500 |
| Februari | 600 |
| Maret | 700 |
| April | 800 |
| Mei | 900 |
2. Memilih Tipe Grafik
Setelah data sudah ditentukan, langkah selanjutnya adalah memilih tipe grafik yang ingin digunakan. Excel menyediakan beberapa tipe grafik seperti grafik batang, grafik garis, grafik lingkaran, dan sebagainya.
Untuk memilih tipe grafik, klik pada data yang ingin digunakan sebagai sumber data untuk grafik dan pilih tab “Insert” pada toolbar Excel. Kemudian pilih tipe grafik yang diinginkan.
Misalkan pada contoh sebelumnya kita ingin menggunakan grafik batang, maka klik pada data yang ingin digunakan dan pilih tipe “Clustered Column” pada tab “Insert”.
3. Mengatur Tampilan Grafik
Setelah tipe grafik sudah dipilih, langkah selanjutnya adalah mengatur tampilan grafik. Excel menyediakan berbagai pilihan untuk mengatur tampilan grafik seperti mengganti warna, ukuran, font, dan sebagainya.
Untuk mengatur tampilan grafik, klik pada bagian grafik yang ingin diatur dan pilih opsi yang diinginkan pada tab “Format” pada toolbar Excel. Misalkan pada contoh sebelumnya kita ingin mengganti warna grafik menjadi biru, maka klik pada bagian grafik dan pilih opsi “Shape Fill” pada tab “Format”. Kemudian pilih warna yang diinginkan.
4. Menambahkan Label
Setelah tampilan grafik sudah diatur, langkah selanjutnya adalah menambahkan label agar grafik lebih mudah dipahami. Label yang dapat ditambahkan seperti judul, label sumbu, dan label data.
Untuk menambahkan label, klik pada bagian grafik yang ingin ditambahkan label dan pilih opsi “Add Chart Element” pada tab “Design” pada toolbar Excel. Kemudian pilih jenis label yang ingin ditambahkan, misalnya judul.
Pada contoh sebelumnya, kita akan menambahkan judul pada grafik. Klik pada bagian grafik dan pilih opsi “Chart Title” pada tab “Design”. Kemudian pilih tipe judul yang diinginkan dan masukkan judul pada kotak yang tersedia.
Setelah semua langkah di atas diikuti dengan benar, grafik sudah berhasil dibuat dan siap digunakan sebagai representasi visual dari data yang telah ditentukan sebelumnya.
Pentingnya Penggunaan Grafik dalam Konteks Profesional
Penggunaan grafik dalam konteks profesional sangat penting karena dapat membantu memudahkan dalam mengambil keputusan dan melakukan perencanaan bisnis yang lebih efektif.
Dalam presentasi bisnis atau laporan keuangan, penggunaan grafik dapat membantu audiens untuk lebih mudah memahami informasi yang disampaikan. Selain itu, grafik juga dapat membantu dalam mengidentifikasi tren atau pola dalam data yang dianalisis.
Namun, perlu diperhatikan bahwa penggunaan grafik juga harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak menyesatkan atau menampilkan informasi yang tidak akurat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan grafik adalah:
– Memilih tipe grafik yang tepat untuk data yang akan dipresentasikan.
– Menghindari penggunaan skala yang menyesatkan atau tidak proporsional.
– Memastikan label yang ditambahkan pada grafik jelas dan mudah dibaca.
– Menghindari penggunaan grafik yang terlalu rumit dan sulit dipahami oleh audiens.
FAQ
1. Bagaimana cara mengubah tipe grafik setelah grafik sudah dibuat?
Untuk mengubah tipe grafik setelah grafik sudah dibuat, klik pada grafik yang ingin diubah dan pilih opsi “Change Chart Type” pada tab “Design”. Kemudian pilih tipe grafik yang diinginkan, lalu klik “OK”.
2. Apakah grafik dapat diubah secara otomatis ketika data yang digunakan berubah?
Ya, grafik dapat diubah secara otomatis ketika data yang digunakan berubah. Untuk mengaktifkan fitur ini, klik pada grafik dan pilih opsi “Select Data” pada tab “Design”. Kemudian pilih opsi “Edit” dan atur sumber data yang baru. Setelah selesai, klik “OK”.
