Pandemi ini membuat banyak perusahaan mengalami kesulitan finansial dan terpaksa melakukan pemangkasan karyawan. Akan tetapi, apakah perusahaan telah memiliki data karyawan yang lengkap dan update? Salah satu cara untuk memastikan data karyawan perusahaan terorganisir dan terupdate adalah dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Aplikasi Excel dapat digunakan untuk membuat data karyawan, dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan kita dalam mengolah data dan membuat laporan-laporan. Dalam artikel ini, saya akan membahas cara membuat data karyawan dengan Excel seperti di web blog, dan juga cara membuat data otomatis di Excel.
Cara Membuat Data Karyawan dengan Excel seperti di Web Blog
Ada banyak cara untuk membuat data karyawan dengan Excel. Salah satunya adalah dengan menggunakan template seperti yang ada di web blog Hongkoong.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengunduh template yang disediakan oleh Hongkoong. Setelah itu, buka Excel dan pilih tab “File”. Pada bagian bawah, klik “New from template”. Kemudian pilih “Personal” dan cari template yang telah diunduh.
Setelah muncul template, kita dapat mengisi data karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun sebelum itu, kita perlu memodifikasi template agar sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, kita ingin menambahkan kolom untuk tanggal lahir karyawan. Kita dapat klik pada bagian sel kolom, kemudian pilih “Insert”. Pilih “Entire Column” untuk memasukkan kolom baru.
Setelah kolom tanggal lahir ditambahkan, kita dapat memasukkan data karyawan dengan cara mengisi data pada sel yang kosong. Ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan ketika mengisi data karyawan, di antaranya:
1. Nama
Pastikan nama karyawan dituliskan dengan benar dan sesuai dengan identitas karyawan di perusahaan. Hal ini perlu dilakukan agar data karyawan dapat terintegrasi dengan data karyawan lain dalam sistem perusahaan.
2. Alamat
Alamat karyawan penting untuk keperluan surat-menyurat atau untuk kontak dalam keadaan darurat. Selain itu, alamat juga dapat digunakan untuk memetakan lokasi karyawan jika perusahaan memiliki cabang di beberapa wilayah.
3. Jabatan
Jabatan karyawan harus sesuai dengan struktur organisasi dan tugas yang diemban. Hal ini dapat memudahkan dalam melakukan penilaian karyawan dan pengambilan keputusan dalam promosi atau transfer karyawan.
4. Kontak
Nomor telepon dan alamat email harus aktif dan mudah dihubungi. Hal ini penting terutama jika perusahaan memiliki sistem kerja remote atau alat komunikasi yang memerlukan koneksi internet.
Selain itu, kita juga dapat menambahkan kolom-kolom baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan seperti nomor ID karyawan, tanggal masuk, atau pendidikan terakhir. Cara menambahkan kolom telah dijelaskan di atas.
Setelah data karyawan terisi dengan lengkap, kita dapat memanfaatkan fitur- fitur Excel untuk mengolah data secara cepat dan mudah. Misalnya, kita ingin membuat laporan jumlah karyawan berdasarkan jabatannya. Kita dapat menggunakan fitur “PivotTable” di Excel.
Cara membuat PivotTable adalah dengan memilih seluruh data karyawan, kemudian klik “Insert” dan pilih “PivotTable”. Setelah itu, drag kolom “Jabatan” ke area “Rows” dan drag kolom “Nama” ke area “Values”. Excel akan secara otomatis membuat laporan jumlah karyawan berdasarkan jabatan yang terdapat di dalam sel.
Cara Membuat Data Karyawan otomatis di Excel
Selain cara di atas, kita juga dapat membuat data karyawan otomatis di Excel. Cara ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang banyak dan memerlukan pengelolaan data yang lebih praktis dan efisien. Cara membuat data karyawan otomatis di Excel adalah sebagai berikut:
1. Buatlah tabel dengan kolom-kolom yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti nama karyawan, tanggal lahir, jabatan, dan lain-lain.
2. Tambahkan rumus autofill untuk kolom-kolom yang diinginkan. Misalnya, kita ingin menambahkan nomor ID karyawan secara otomatis. Kita dapat mengetikkan =ROW()-1 pada sel pertama pada kolom ID karyawan, kemudian autofill formula tersebut sampai sel terakhir.
3. Beri nama kolom ID karyawan untuk memudahkan kita dalam mengidentifikasi data karyawan.
4. Setelah semua rumus autofill selesai, kita dapat menggunakan fitur “Data Validation” di Excel untuk memvalidasi data yang dimasukkan. Caranya adalah dengan memilih seluruh kolom yang diperlukan, kemudian klik “Data Validation” pada menu “Data”. Selanjutnya, kita dapat memilih tipe data yang diinginkan, seperti tipe data tanggal untuk kolom tanggal lahir.
5. Setelah semua data tervalidasi, kita dapat mengatur agar data terupdate secara otomatis setiap kali terdapat tambahan atau pengurangan karyawan di perusahaan. Caranya adalah dengan menambahkan data karyawan pada baris yang kosong di bawah tabel, dan menggunakan rumus autofill pada kolom-kolom yang diperlukan.
6. Terakhir, kita perlu mengunci kolom ID karyawan agar nomor ID tidak berubah saat ada penambahan atau pengurangan karyawan. Caranya adalah dengan memilih kolom ID karyawan, kemudian klik “Format Cells” dan pilih “Custom”. Ketikkan 00 pada bagian yang kosong, kemudian klik “OK”.
FAQ
Q: Apakah saya perlu mengisi seluruh kolom yang ada pada Excel?
A: Tidak perlu, Anda hanya perlu mengisi kolom-kolom yang penting dan relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Q: Apakah Excel dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan?
A: Ya, Excel memiliki fitur-fitur untuk membuat laporan keuangan seperti lembar kerja anggaran, neraca, dan laporan laba rugi.
Video Tutorial Membuat Data Karyawan di Excel
Berikut ini adalah tutorial video bagi yang ingin lebih memahami cara membuat data karyawan di Excel:
[youtube_video]https://www.youtube.com/watch?v=F9w2j-iJmk0[/youtube_video]Kesimpulan
Membuat data karyawan yang terorganisir dan terupdate sangat penting bagi perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi Excel, kita dapat dengan mudah membuat data karyawan yang otomatis dan praktis. Hal ini dapat memudahkan dalam pengolahan dan penyajian data karyawan, serta membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang strategis.
