Pilar dalam sebuah organisasi sangat penting karena memberikan dukungan dan fondasi yang kuat untuk mengembangkan organisasi tersebut. Salah satu pilar yang perlu diperkuat dalam organisasi adalah manajemen kehadiran atau absensi. Kehadiran anggota yang baik akan memperkuat organisasi dan meningkatkan efektifitas kerja. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memperhatikan manajemen kehadiran anggota, termasuk membuat daftar hadir secara berkala. Berikut adalah beberapa cara membuat daftar hadir yang efektif.
Format Daftar Hadir Rapat BPD
Dalam rapat BPD, daftar hadir sangat penting untuk mengetahui siapa saja yang hadir dan tidak dalam rapat tersebut. Pada umumnya, format daftar hadir rapat BPD terdiri dari:
- Nomor urut
- Nama lengkap
- Jabatan
- Tanda tangan/paraf
Pada nomor urut, gunakan angka yang dimulai dari 1 hingga jumlah anggota BPD. Nama lengkap dan jabatan anggota BPD dapat dicantumkan di kolom kedua dan ketiga. Sedangkan pada kolom keempat, anggota BPD dapat menandatangani atau mengeparaf daftar hadir sebagai tanda kehadiran.
Contoh Tabel Daftar Hadir
Selain format daftar hadir rapat BPD, juga ada contoh tabel daftar hadir untuk keperluan lain. Contoh tabel daftar hadir biasanya terdiri dari kolom untuk nomor urut, nama, tanggal, kehadiran, dan keterangan. Kolom nomor urut dan nama berfungsi untuk menunjukkan identitas anggota. Sedangkan kolom tanggal sebagai referensi waktu kehadiran dan keterangan untuk menunjukkan alasan ketidakhadiran atau keterlambatan.
Cara Membuat Daftar Hadir di Excel Absen Kelas dan Acara
Tidak hanya untuk organisasi, daftar hadir juga sangat penting di dalam dunia pendidikan. Dalam membuat daftar hadir untuk absen kelas atau acara, Microsoft Excel dapat menjadi salah satu tool yang sangat membantu.
- Buka Microsoft Excel, kemudian buatlah sebuah tabel dengan judul sesuai keperluan. Misalnya,”Absensi Karyawan”.
- Buat baris/barisan pada kolom pertama untuk menulis nama-nama karyawan atau peserta. Jangan lupa untuk menyertakan kolom untuk tanda tangan/paraf.
- Buat baris di atas kolom untuk hari/tanggal. Terdapat dua cara untuk melakukan hal ini. Pertama, cukup tulis tanggal atau hari sesuai keinginan pada kolom tertentu, kemudian memasukkan rumus “fill series”. Kedua, dapat langsung menggunakan “auto fill” dan masukkan urutan tanggal atau hari.
- Ketik nama kolom atau tambahkan kolom untuk menunjukkan kehadiran. Kolom ini biasanya berisi tanda centang /amplop, dipresentasikan dengan warna berbeda, atau diisi dengan simbol tegakan /miring yang menunjukkan apakah karyawan hadir atau tidak.
- Setelah semua data terisi, Anda dapat mengedit format tabel sesuai keinginan. Untuk mengetahui data yang telah diisikan, gunakan fungsi “sum” pada baris bawah kolom tanggal yang mana akan menyatakan jumlahhadir/absen atau hadir terlambat.
Cara Membuat Daftar Nilai
Selain daftar hadir, daftar nilai juga merupakan hal yang sangat penting dalam dunia pendidikan ataupun organisasi. Dalam membuat daftar nilai, Anda dapat menggunakan Excel atau program-serupa seperti Google Sheets. Berikut ini adalah cara membuat daftar nilai:
- Buka Microsoft Excel atau Google Sheets, kemudian buatlah sebuah tabel dengan judul pada baris pertama dan nama-nama siswa pada kolom pertama
- Masukkan jenis nilai (tugas, ujian, praktikum, atau nilai akhir) pada kolom kedua, kemudian isi nilai pada tiap baris dan kolom yang sesuai. Jangan lupa untuk menjumlahkan skor pada baris akhir.
- Hitung nilai rata-rata, nilai median, atau nilai tertinggi/terendah menggunakan fungsi Excel
- Menambahkan Grafik, menentukan nilai terbaik dengan warna background tertentu, atau menambah presentasi nilai untuk memudahkan siswa dalam memahami nilai mereka.
Cara Membuat Absen Di Word
Selain Excel, Microsoft Word juga dapat digunakan untuk membuat daftar hadir. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat daftar hadir sederhana di Microsoft Word:
- Buka dokumen Microsoft Word, kemudian klik “Insert” pada ribbon.
- Klik “Table” dan buatlah tabel dengan jumlah kolom dan baris sesuai kebutuhan. Biasanya format tabel yang digunakan adalah 3 kolom (Nomor, Nama dan Tanda Tangan) dan 10-50 baris, tergantung dari jumlah peserta.
- Atur format dan ukuran font dan lebar kolom agar tampilan terlihat menarik.
- Cetak dokumen tersebut dan siapkan untuk diisi.
FAQ
1. Mengapa daftar hadir sangat penting bagi organisasi?
Daftar hadir sangat penting bagi organisasi karena menunjukkan siapa saja yang hadir dan siapa yang tidak dalam suatu rapat atau kegiatan. Hal tersebut penting untuk mengevaluasi kinerja dan partisipasi anggota. Selain itu, daftar hadir juga penting untuk melacak kehadiran anggota dalam rangka menyusun strategi dan kebijakan.
2. Bagaimana cara membuat daftar hadir yang efektif?
Untuk membuat daftar hadir yang efektif, pastikan format yang digunakan jelas dan mudah dipahami oleh seluruh anggota. Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan tanggal, waktu, dan tempat rapat atau kegiatan. Selalu persiapkan daftar hadir sebelum rapat atau kegiatan dimulai dan pastikan seluruh anggota menandatanganinya.
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan tonton video tutorial berikut:
