CARA MEMBUAT BUKU BESAR AKUNTANSI DENGAN EXCEL

Pada dunia akuntansi, salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan adalah pencatatan transaksi keuangan. Untuk mengelola pencatatan keuangan tersebut, diperlukan sebuah alat yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi. Alat tersebut dikenal dengan nama buku besar. Buku besar adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi pada suatu perusahaan, baik itu pemasukan maupun pengeluaran. Dalam ilmu akuntansi, buku besar sendiri memiliki beberapa pengertian dan fungsi yang perlu diketahui.

Pengertian Buku Besar

Buku besar adalah salah satu alat yang digunakan dalam pencatatan keuangan yang mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi pada suatu perusahaan. Setiap transaksi yang terjadi akan dicatat secara terperinci dalam buku besar. Dalam buku besar, setiap transaksi yang terjadi akan dicatat berdasarkan jenis-jenis akun yang ada.

Dalam ilmu akuntansi, buku besar dikenal sebagai salah satu jurnal. Jurnal sendiri adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi secara kronologis. Setelah setiap transaksi dicatat dalam jurnal, selanjutnya transaksi tersebut akan dipindahkan ke dalam buku besar sesuai dengan jenis-jenis akun yang ada.

Buku besar sendiri akan digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan lainnya. Dengan adanya buku besar, akan memudahkan proses pencatatan transaksi keuangan dan penyusunan laporan keuangan.

Bentuk Buku Besar

Buku besar sendiri memiliki beberapa bentuk yang perlu diketahui, yaitu:

1. Buku besar single entry

Buku besar single entry merupakan jenis buku besar yang digunakan pada sistem pencatatan tunggal. Pada sistem pencatatan tunggal, hanya terdapat satu akun yaitu akun kas. Dalam jenis buku besar ini, setiap transaksi akan dicatat pada satu kolom yaitu kolom debet atau kredit.

2. Buku besar double entry

Buku besar double entry merupakan jenis buku besar yang digunakan pada sistem pencatatan rangkap. Pada sistem pencatatan rangkap, terdapat dua akun yaitu akun debet dan akun kredit. Dalam jenis buku besar ini, setiap transaksi akan dicatat pada kolom debet dan kredit sesuai dengan jenis akun yang terlibat.

3. Buku besar gabungan

Buku besar gabungan merupakan jenis buku besar yang digunakan pada sistem pencatatan kombinasi. Pada sistem pencatatan kombinasi, terdapat akun-akun yang dicatat pada kolom tunggal atau kolom debet-kredit.

Fungsi Buku Besar

Setelah mengetahui pengertian dan bentuk buku besar, selanjutnya perlu diketahui juga fungsi dari buku besar dalam ilmu akuntansi. Beberapa fungsi buku besar adalah:

1. Sebagai alat untuk mencatat transaksi keuangan

Buku besar digunakan sebagai alat untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi pada suatu perusahaan. Dalam pencatatan transaksi keuangan, setiap transaksi akan dicatat secara terperinci dan lengkap dalam buku besar. Dengan adanya pencatatan transaksi keuangan yang lengkap dan terperinci, akan memudahkan proses penyusunan laporan keuangan.

2. Sebagai dasar penyusunan laporan keuangan

Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan lainnya. Setiap transaksi keuangan yang tercatat dalam buku besar akan dipindahkan ke dalam laporan keuangan sesuai dengan jenis-jenis akun yang ada.

3. Sebagai sarana pengendalian internal perusahaan

Dalam suatu perusahaan, pencatatan keuangan menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan. Dengan adanya buku besar, akan memudahkan proses pengendalian internal dalam pencatatan keuangan. Pencatatan keuangan yang akurat dan teratur akan meminimalisir risiko terjadinya kesalahan pada transaksi keuangan yang terjadi.

Cara Membuat Buku Besar di Excel

Salah satu cara untuk membuat buku besar adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Dalam Microsoft Excel, terdapat beberapa fitur yang dapat digunakan untuk membuat buku besar dengan cepat dan mudah. Berikut adalah cara membuat buku besar otomatis di Excel:

Bagian I – Pengaturan Buku Besar

1. Buka Microsoft Excel dan buatlah file baru.
2. Buatlah daftar akun yang akan digunakan untuk pencatatan transaksi keuangan. Daftar akun ini akan menjadi dasar untuk membuat kolom-kolom buku besar. Buatlah daftar akun pada sheet yang berbeda dan beri nama sheet tersebut sebagai “Daftar Akun”.
3. Buatlahlah sheet baru dengan nama “Buku Besar”.
4. Pada sheet “Buku Besar”, buatlah 3 kolom yaitu Kolom A sebagai Tanggal, Kolom B sebagai Nama Akun, dan Kolom C sebagai Jumlah Transaksi.
5. Di Kolom B, ketikkan daftar akun yang sudah dibuat pada sheet “Daftar Akun”.
6. Pada Kolom A, ketikkan tanggal transaksi dan pada Kolom C, buatlah rumus untuk menghitung jumlah transaksi keuangan.
7. Setelah itu, buatlah sebuah tabel di bagian atas sheet yang berisi informasi mengenai nama perusahaan, tanggal pembuatan buku besar, dan informasi lainnya yang diperlukan.

Bagian II – Pembuatan Macro Otomatis

1. Buka Microsoft Visual Basic dengan menekan tombol Alt + F11 pada keyboard.
2. Pada jendela Microsoft Visual Basic, pilih Project1 (nama project akan berbeda jika Anda memilih nama lain).
3. Pada Project explorer, klik kanan pada sheet “Buku Besar” dan pilih “View Code”.
4. Setelah itu, masukkan kode program berikut ini:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
     On Error Resume Next
     If Target.Column = 2 Then
       If Target.Value <> "" Then
         Dim Tgl As String
         Tgl = Format(Date, "dd-mm-yyyy")
         Range("A" & Target.Row).Value = Tgl
         Range("C" & Target.Row).Formula = "=SUMIF('Jurnal'!C3:C1000,B" & Target.Row & ",'Jurnal'!D3:D1000)"
       End If
     End If
  End Sub

5. Simpan Visual Basic Editor dan kembali ke Microsoft Excel.
6. Setelah itu, ketikkan transaksi keuangan pada kolom yang sesuai dengan jenis akun yang terlibat. Jumlah transaksi otomatis akan terhitung di Kolom C sesuai dengan rumus yang dibuat pada langkah sebelumnya.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Pertanyaan 1: Apakah seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan harus dicatat dalam buku besar?

Jawaban: Ya, seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan harus dicatat dalam buku besar. Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses pencatatan transaksi keuangan dan penyusunan laporan keuangan.

Pertanyaan 2: Apa saja bentuk buku besar dalam ilmu akuntansi?

Jawaban: Buku besar dalam ilmu akuntansi memiliki 3 bentuk yaitu buku besar single entry, buku besar double entry, dan buku besar gabungan.

Video Tutorial Cara Membuat Buku Besar Otomatis di Excel