Pembuatan Struktur Organisasi dengan Microsoft Excel dan Word
Pada era digital sekarang ini, pembuatan struktur organisasi tidak hanya bisa dilakukan secara manual saja, tetapi juga dengan menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel dan Word. Cara ini dapat membantu memudahkan proses pembuatan struktur organisasi dengan lebih cepat, efisien, dan akurat.
Dalam pembuatan struktur organisasi, tentunya harus mengikuti beberapa langkah yang penting. Pertama, mengumpulkan data organisasi dan memahami posisi atau jabatan setiap orang yang berada dalam organisasi. Kemudian, membuat layout struktur organisasi terlebih dahulu agar nantinya tidak terjadi perubahan yang signifikan ketika sudah memasukkan data orang yang ada dalam organisasi.
Setelah membuat layout, selanjutnya bisa dimulai dengan pengisian data ke dalam struktur organisasi menggunakan Microsoft Excel atau Word. Menggunakan Microsoft Excel, biasanya lebih cocok untuk struktur organisasi yang kompleks dan memiliki banyak level, sedangkan Microsoft Word lebih cocok untuk struktur organisasi yang lebih sederhana.
Cara Membuat Struktur Organisasi dengan Microsoft Excel
Step 1: Membuat Layout Struktur Organisasi
Pertama-tama, kita akan membuat layout struktur organisasi terlebih dahulu. Layout ini bisa kita buat sendiri, atau dengan menggunakan layout yang telah tersedia. Dalam layout, kita harus menentukan bagaimana struktur organisasi akan dibentuk dan mengatur level dari pimpinan hingga karyawan.
Step 2: Mengisi Nama dan Jabatan
Setelah membuat layout, selanjutnya kita akan mulai mengisi data orang yang berada dalam organisasi. Pada bagian pertama struktur organisasi, biasanya terdapat nama dan jabatan dari pimpinan tertinggi atau direksi. Kemudian, data diisi ke dalam struktur organisasi dengan mengisi kolom di sebelah kiri sesuai dengan jabatan atau posisi.
Step 3: Menentukan Level dalam Struktur Organisasi
Jika dalam struktur organisasi terdapat banyak level atau hierarki, kita bisa menentukan level tersebut dengan melakukan format pada kolom yang ada. Misalnya, pada level yang lebih rendah, kita bisa menggunakan format indentasi untuk menentukan level ke bawah.
Step 4: Pemformatan Struktur Organisasi
Setelah mengisi data, selanjutnya adalah melakukan pemformatan pada struktur organisasi agar tampilannya lebih menarik dan mudah dibaca. Kita bisa melakukan pemformatan pada bagian header, seperti mengubah ukuran font, jenis font, hingga menambahkan gambar logo perusahaan atau organisasi.
Step 5: Menyimpan dan Mencetak Hasil
Setelah selesai melakukan semua proses diatas, hasil dari struktur organisasi tersebut bisa disimpan dan dicetak. Namun, sebelum mencetak, sebaiknya kita cek kembali apakah data telah tersusun dengan baik dan rapi agar tidak terjadi kesalahan data.
Cara Membuat Struktur Organisasi dengan Microsoft Word
Step 1: Menambahkan SmartArt
Pertama-tama, buka dokumen Microsoft Word kosong dan pilih tab Insert. Selanjutnya, pilih SmartArt di bagian Illustration dan pilih layout yang sesuai dengan keinginan, lalu klik OK.
Step 2: Mengisi Data
Setelah menambahkan SmartArt, selanjutnya kita akan mulai mengisi data ke dalam struktur organisasi. Untuk mengisi data, kita bisa klik pada masing-masing kotak dalam SmartArt dan mengisi nama dan jabatan orang yang berada dalam organisasi.
Step 3: Menambah atau Menghapus Tingkatan
Jika ada tingkatan atau level yang ingin ditambahkan, kita bisa menambahkan kotak baru dengan cara klik pada kotak di bawahnya dan pilih Add Shape. Kemudian, untuk menghapus kotak, klik pada kotak yang ingin dihapus dan pilih Delete.
Step 4: Pemformatan Struktur Organisasi
Setelah mengisi data ke dalam struktur organisasi, kita bisa melakukan pemformatan agar tampilannya lebih menarik dan mudah dibaca. Kita bisa melakukan pemformatan pada bagian header, seperti mengubah font, ukuran, hingga menambahkan gambar logo perusahaan atau organisasi.
Step 5: Menyimpan dan Mencetak Hasil
Setelah selesai melakukan semua proses diatas, hasil dari struktur organisasi tersebut bisa disimpan dan dicetak. Namun, sebelum mencetak, pastikan bahwa data telah tersusun dengan baik dan rapi agar tidak terjadi kesalahan data.
FAQ
Q: Apakah pembuatan struktur organisasi dengan Microsoft Excel dan Word lebih mudah daripada dengan cara manual?
A: Ya, pembuatan struktur organisasi dengan menggunakan Microsoft Excel dan Word lebih mudah dan efisien dibandingkan dengan cara manual.
Q: Berapa level atau hierarki yang bisa ditampilkan dalam struktur organisasi?
A: Microsoft Excel dan Word bisa menampilkan hingga ratusan level atau hierarki dalam struktur organisasi, tergantung dari kebutuhan dan kompleksitas organisasi.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial tentang cara membuat struktur organisasi dengan Microsoft Excel yang bisa menjadi referensi Anda.
Conclusion
Dalam era digital seperti saat ini, pembuatan struktur organisasi sudah dapat dilakukan dengan lebih cepat, mudah, dan efisien dengan menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel dan Word. Dalam membuat struktur organisasi, kita harus mengumpulkan data dengan benar dan memahami posisi dan jabatan setiap orang dalam organisasi, membuat layout struktur organisasi terlebih dahulu, dan selanjutnya bisa mulai mengisi data ke dalam struktur organisasi menggunakan Excel atau Word. Setelah selesai, lakukan pemformatan pada struktur organisasi agar tampilannya lebih menarik dan mudah dibaca, dan terakhir simpan dan cetak hasil setelah cek kembali sehingga data terpisah dengan baik.
