Memahami Invoice Penagihan dan Cara Pembuatan yang Mudah
Sebagai seorang pengusaha atau pebisnis, invoice merupakan salah satu dokumen yang sangat penting dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Invoice penagihan adalah dokumen yang digunakan untuk menginformasikan kepada pelanggan tentang biaya produk atau jasa yang mereka konsumsi. Dalam membuat invoice, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti jenis produk atau jasa, harga, jumlah, diskon, pajak, dan lain sebagainya.
Jika Anda seorang pebisnis atau pengusaha yang baru memulai usaha, mungkin Anda akan sedikit bingung tentang cara membuat invoice yang baik dan benar. Namun, jangan khawatir karena dalam artikel ini kita akan membahas mengenai invoice penagihan, pengertian, contoh serta cara pembuatannya yang mudah untuk memudahkan Anda dalam melakukan kegiatan bisnis dengan pelanggan Anda.
Pengertian Invoice Penagihan
Invoice penagihan adalah sebuah dokumen yang digunakan oleh perusahaan atau pemilik usaha untuk menginformasikan biaya produk atau jasa yang telah dikonsumsi oleh pelanggan. Invoice ini berfungsi untuk memperjelas jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan serta memberikan informasi lengkap mengenai biaya tersebut.
Invoice penagihan juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar produk atau jasa yang telah dikonsumsinya. Oleh sebab itu, invoice penagihan harus dibuat dengan detail dan benar.
Contoh Invoice
Sebelum membahas tentang cara membuat invoice, mari kita lihat contoh dari sebuah invoice penagihan untuk memudahkan pemahaman kita.
“`
Invoice
Nomor : INV/001
Tanggal : 01/08/2021
Kepada Yth,
Pelanggan
Jl. Raya No. 01
Jakarta Selatan
Terima kasih atas kepercayaan Anda menggunakan jasa kami. Berikut ini kami sertakan rincian dari biaya produk/jasa yang telah digunakan oleh Anda.
| Nama Produk/Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Total |
|:—————–|:——-:|:————-:|:——-:|
| Produk A | 5 | 100.000,- | 500.000,- |
| Produk B | 3 | 200.000,- | 600.000,- |
| Produk C | 1 | 500.000,- | 500.000,- |
Sub Total : 1.600.000,-
Diskon : 200.000,-
Pajak : 10% dari 1.400.000,- = 140.000,-
Total : 1.540.000,-
Silakan melakukan pembayaran ke:
Bank ABC
Nomor Rekening : 123-456-7890
Atas Nama : Nama Pemilik Usaha
Terima kasih atas perhatiannya.
“`
Dalam contoh invoice di atas terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti nomor invoice, tanggal penagihan, rincian biaya, diskon, pajak, dan total biaya yang harus dibayarkan. Selain itu, dalam contoh tersebut juga tertera informasi mengenai nomor rekening dan nama pemilik usaha tempat pembayaran dapat dilakukan.
Cara Membuat Invoice
Setelah mengetahui pengertian dan contoh invoice penagihan, selanjutnya kita akan membahas tentang cara membuat invoice yang mudah dan cepat. Berikut adalah beberapa tahapannya :
1. Tentukan Format dan Desain
Pertama-tama, tentukan format dan desain yang akan digunakan untuk invoice Anda. Anda dapat membuat format dan desain tersebut menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi invoice lainnya yang tersedia di internet. Pastikan format tersebut mudah untuk diisi dan menarik bagi pelanggan Anda.
2. Isi Informasi Pelanggan
Setelah itu, isi informasi pelanggan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email pada invoice yang telah Anda buat.
3. Masukkan Rincian Biaya
Selanjutnya, masukkan rincian biaya seperti jumlah produk/jasa, harga satuan, dan total biaya. Pastikan semua rincian biaya yang dimasukkan adalah benar dan jelas agar pelanggan tidak kesulitan dalam memahaminya.
4. Hitung Diskon dan Pajak (Jika Ada)
Jika Anda memberikan diskon atau pajak pada produk/jasa yang Anda tawarkan, maka hitung diskon dan pajak tersebut pada invoice yang telah Anda buat. Pastikan penjumlahan diskon dan pajak sudah sesuai dengan aturan atau regulasi yang berlaku.
5. Tentukan Tanggal Jatuh Tempo
Setelah semuanya terisi, tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran pada invoice yang telah Anda buat. Hal ini akan mempermudah pelanggan dalam melakukan pembayaran dan meminimalisir keterlambatan pembayaran.
6. Sebarkan Invoice kepada Pelanggan
Terakhir, sebarkan invoice yang telah Anda buat kepada pelanggan. Anda dapat mengirimkan invoice tersebut melalui email, surat, atau layanan pesan lainnya. Pastikan pelanggan menerima invoice tersebut dengan baik dan memahami rincian biaya yang diberikan.
FAQ
Q : Apa yang harus dilakukan jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu?
A : Jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu, jangan langsung menarik produk atau jasa yang telah diberikan. Lakukan komunikasi terlebih dahulu dengan pelanggan tersebut dan cari tahu apa yang menjadi kendalanya.
Q : Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan pada invoice yang telah dibuat?
A : Jika terdapat kesalahan pada invoice yang telah dibuat, segera perbaiki kesalahan tersebut dan berikan informasi yang jelas dan transparan kepada pelanggan. Hal ini akan memudahkan pelanggan dalam memahami rincian biaya yang diberikan.
Video Cara Membuat Invoice
Berikut adalah video panduan cara membuat invoice dengan Microsoft Excel yang dapat membantu Anda memahami cara pembuatan invoice yang mudah dan cepat:
Kesimpulan
Invoice penagihan merupakan dokumen yang sangat penting dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Dalam membuat invoice, perlu diperhatikan beberapa hal seperti rincian biaya, diskon, pajak, dan tanggal jatuh tempo. Dengan mengikuti tahapan yang telah disebutkan di atas, pembuatan invoice akan menjadi lebih mudah dan cepat. Selain itu, perlu diingat bahwa invoice yang dibuat harus jelas, benar, dan transparan agar pelanggan tidak kesulitan dalam memahaminya.