Surat jalan seringkali menjadi hal yang sangat penting dalam suatu bisnis. Surat jalan merupakan dokumen yang biasa digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai produk yang dikirimkan, serta memperjelas asal muasal hingga tujuan pengiriman. Surat jalan ini dilampirkan bersamaan dengan produk yang dikirimkan kepada pihak expedisi ataupun pengiriman. Dengan adanya surat jalan yang jelas dan akurat, jarak antara pihak penjual dan pembeli dapat teratasi.
Cara Membuat Surat Jalan Otomatis di Excel
Salah satu cara yang banyak digunakan untuk membuat surat jalan adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Membuat surat jalan otomatis di Excel dapat mempermudah pekerjaan kita dalam membuat dokumen tersebut. Dalam membuat surat jalan otomatis di Excel, kita dapat mengikuti beberapa langkah berikut:
- Buka Microsoft Excel dan buat tabel pada worksheet baru.
- Isikan kolom-kolom pada tabel dengan informasi produk yang akan dikirimkan. Informasi yang harus dicantumkan di dalam tabel ini meliputi nomor produk, jumlah produk, berat produk, nama penerima, alamat penerima, nomor telepon penerima, berat total produk, nama expedisi, nomor resi, serta tanggal pengiriman.
- Setelah kita membuat tabel tersebut, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengatur format pada tabel tersebut agar dapat dibuatkan menjadi surat jalan secara otomatis.
- Pilih tab Mailings pada ribbon Excel, lalu klik Start Mail Merge dan pilih Letters.
- Pilih Select Recipients dan klik Use Existing List. Pilih tabel yang sudah kita buat sebelumnya pada pilihan tersebut.
- Pilih Next: Write your letter pada ribbon Excel, dan klik Next: Arrange your document.
- Pada bagian ini, kita harus memasukkan informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat jalan otomatis tersebut.
- Klik Insert Merge Field dan pilih nama kolom pada tabel yang sudah kita buat sebelumnya.
- Setelah semua informasi diisi, klik pada Next: Preview your letters dan gunakan tombol Next atau Previous untuk mengatur tampilan surat jalan tersebut.
- Apabila sudah puas dengan tampilannya, klik Finish & Merge, lalu pilih Edit Individual Documents untuk mengatur format laporan terakhir.
- Terakhir, kopikan tabel tersebut ke dalam Microsoft Word untuk membuat dokumen surat jalan. Dokumen tersebut bisa disimpan dalam format PDF ataupun lainnya untuk kemudian dapat dicetak dan dilampirkan bersamaan dengan produk yang akan dikirimkan.
Aplikasi Cetak Surat Sekolah Otomatis
Tidak hanya bisnis saja yang membutuhkan surat jalan otomatis, pendidikan pun memerlukan beberapa dokumen penting untuk memperlancar kegiatan kampus dan sekolah. Salah satunya adalah surat sekolah yang harus dicetak setiap hari. Dengan adanya teknologi canggih, kini aplikasi cetak surat sekolah otomatis sudah tersedia untuk membantu mempermudah pekerjaan para tenaga pendidik.
Salah satu aplikasi cetak surat sekolah otomatis yang banyak digunakan adalah versi Excel. Dalam aplikasi ini, pekerjaan cetak surat sekolah dapat diproses secara otomatis dengan menggunakan template yang telah disediakan. Pada template tersebut, kita hanya perlu mengubah beberapa informasi sederhana seperti nama murid, kelas, dan jenis surat sekolah yang akan dicetak. Langkah-langkah untuk membuatnya adalah sebagai berikut:
- Buka aplikasi Excel dan buatlah kumpulan data siswa yang akan dicetak suratnya.
- Buat template surat sekolah dengan format yang sudah disediakan.
- Aturlah data yang sudah kita buat tadi agar tersusun rapih dan sesuai dengan template yang kita buat.
- Setelah itu, copy paste data tersebut ke dalam template surat sekolah yang kita buat.
- Lakukan pengeditan terhadap template agar sesuai dengan kriteria sekolah.
- Simpan template tersebut dan cetak sesuai dengan jumlah surat sekolah yang akan dikeluarkan.
Dengan adanya aplikasi cetak surat sekolah otomatis versi Excel, kegiatan cetak surat sekolah saat ini menjadi lebih mudah dan efisien. Para tenaga pendidik tidak perlu repot-repot mengetik ulang nama-nama siswa dalam pembuatan surat, sehingga dapat mempercepat waktu pekerjaan dan menghemat biaya cetak.
Memindahkan Tabel dari Excel ke Word
Banyak dokumen yang dibuat menggunakan Microsoft Excel kemudian dipindahkan ke dalam Microsoft Word. Tempatkan tabel di Word dan format tabel tersebut agar tidak terpotong dan seluruh isi tabel dapat tampil dengan rapih dan sesuai tampilan yang diinginkan.
Berikut adalah dua cara memindahkan tabel di Excel ke Word secara efisien dan tampilan tabel tetap rapih agar semua isi dapat terlihat dengan jelas.
Cara Pertama: Copy-Paste
Cara pertama adalah dengan melakukan copy-paste tabel yang sudah dibuat pada Excel ke dalam dokumen Word. Langkah-langkah dalam copy-paste tabel dari Excel ke Word adalah sebagai berikut:
- Buatlah tabel pada worksheet Microsoft Excel.
- Pilihlah tabel yang telah dibuat tersebut.
- Klik kanan pada pilihan tersebut lalu pilih Copy.
- Buka dokumen Microsoft Word yang akan ditempatkan tabel Excel.
- Pada menu Paste, pilihlah pilihan Keep Source Formatting atau Keep Text Only. Keep Source Formatting dapat mempertahankan tampilan tabel yang sudah dibuat di Microsoft Excel, sementara Keep Text Only akan membuat tabel yang dibuat dari Microsoft Excel menjadi tabel biasa di Microsoft Word.
- Pindahkan tabel ke tempat yang diinginkan, kemudian edit tabel agar tampilan tabel dalam dokumen Microsoft Word sesuai dengan keinginan.
Metode Kedua: Menyisipkan Tabel
Cara kedua adalah dengan menyisipkan tabel dari Microsoft Excel ke dalam dokumen Microsoft Word dengan cara kliklah ikon Object pada menu Insert dan lalu pilihlah Object. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buka dokumen Microsoft Word yang akan ditempatkan tabel dari Microsoft Excel.
- Pada menu Insert, klik ikon Object.
- Pada window Object, pilihlah Create from File. Klik Browse dan pilihlah file Microsoft Excel yang berisi tabel yang akan disisipkan.
- Setelah itu, kliklah Link to File agar tabel dapat di-update secara otomatis sesuai rekaman yang ada pada Microsoft Excel.
- Tambahkan keterangan tambahan pada file yang telah disisipkan dari Microsoft Excel tersebut.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Pertanyaan 1: Bagaimana cara membuat surat jalan otomatis di Excel?
Jawaban: Untuk membuat surat jalan otomatis di Excel, pertama kita harus membuat tabel pada worksheet baru di dalam Excel. Isikan kolom-kolom pada tabel dengan informasi produk yang akan dikirimkan. Setelah itu, set format pada tabel tersebut agar dapat dibuatkan menjadi surat jalan secara otomatis. Setelah semua informasi diisi, copy tabel tersebut ke dalam Microsoft Word untuk membuat dokumen surat jalan. Dokumen tersebut bisa disimpan dalam format PDF ataupun lainnya untuk kemudian dapat dicetak dan dilampirkan bersamaan dengan produk yang akan dikirimkan.
Pertanyaan 2: Apa saja aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat surat jalan otomatis?
Jawaban: Selain Microsoft Excel dan Microsoft Word, terdapat pula aplikasi lainnya yang dapat digunakan untuk membuat surat jalan otomatis seperti Google Docs dan aplikasi pembuatan dokumen lainnya.
