Apakah Anda sering merasa kebingungan dalam menyimpan surat-surat yang masuk?Mungkin Anda perlu mencoba menggunakan agenda surat masuk dan keluar. Dengan menggunakan agenda surat masuk dan keluar, Anda dapat dengan mudah menyimpan dan menjaga surat-surat tersebut agar tidak tercecer atau hilang.
Agenda surat masuk dan keluar adalah sebuah sistem pengarsipan surat pada sebuah instansi atau perusahaan yang bertujuan untuk mengarsipkan surat-surat yang masuk dan keluar. Sistem ini membantu pengguna untuk memonitor surat-surat yang diterima dan dikirim, serta membantu pengguna untuk melacak surat-surat tersebut dengan mudah. Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang beberapa contoh agenda surat masuk dan keluar yang dapat digunakan di tempat kerja.
Contoh Agenda Surat Masuk dan Keluar Berbasis Excel
Salah satu contoh agenda surat masuk dan keluar yang paling umum digunakan adalah yang berbasis Excel. Sistem ini sangat mudah digunakan dan dapat dioperasikan oleh siapa saja tanpa harus menguasai teknologi informatika yang kompleks. Untuk mulai menggunakan agenda surat masuk dan keluar berbasis Excel, Anda hanya perlu membuat template sederhana dengan menyusun tabel atau lembar kerja.
Diawali dari membuat sebuah lembar kerja, yang terdiri dari beberapa kolom seperti nomor agenda, nomor surat masuk, sumber surat masuk, tanggal surat masuk, perihal, tanggal balasan, sifat surat, nomor surat keluar dan lain sebagainya. Untuk menjaga kerapihan, sebaiknya Anda mengatur penomoran secara otomatis agar nomor agenda bisa terisi secara otomatis setiap kali Anda menambahkan baris atau entri baru.
Setelah lembar kerja selesai dibuat, Anda dapat mengubah penampilan lembar kerja tersebut dengan menggunakan format atau desain tertentu. Misalnya dengan menggunakan border atau garis pembatas untuk memisahkan antar baris. Anda juga dapat menambahkan logo atau header perusahaan untuk membuatnya lebih berkesan.
Aplikasi Surat Masuk dan Keluar Dengan Excel
Jika Anda ingin menggunakan agenda surat masuk dan keluar di tempat kerja dengan lebih mudah, Anda dapat mencoba menggunakan aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel. Aplikasi ini menggunakan Excel sebagai basisnya, tetapi ditambahkan beberapa fitur yang lebih canggih seperti reminder atau pengingat untuk batas waktu pengembalian surat, pembuatan laporan otomatis, pembuatan label yang mudah, dan lain sebagainya.
Aplikasi ini biasanya tersedia dalam bentuk stand alone atau cloud-based. Dalam aplikasi stand alone, user perlu menginstall aplikasi secara terpisah di komputer masing-masing. Sedangkan untuk cloud-based, user dapat mengakses aplikasi dimana saja dan kapan saja. Dalam aplikasi ini ada beberapa tampilan yang dapat kita gunakan untuk melihat surat-surat yang masuk dan keluar, seperti tampilan daftar dan tampilan kalender. Tampilan daftar biasanya memberikan informasi secara rinci seperti nomor surat, asal surat dan lainnya. Sedangkan tampilan kalender dapat membantu user untuk mengingatkan jatuh tempo balasan dan pengiriman surat.
Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk Dan Keluar
Selain menggunakan Excel ataupun aplikasi berbasis Excel, ada beberapa perusahaan atau instansi yang lebih memilih untuk menggunakan format buku agenda. Format buku agenda biasanya terdiri dari beberapa kolom yang berisi nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat, serta tanda terima surat. Format ini sering digunakan di instansi-instansi pemerintahan dan kantor-kantor yang masih menggunakan sistem manual pada pengarsipan surat-surat.
Pada umumnya, format buku agenda lebih terstruktur dan rapi, serta tidak memerlukan kemampuan teknologi yang kompleks. Namun, kekurangan dari format buku agenda adalah sulitnya melakukan pembaruan pada data-data yang sudah penuh. Terkadang perlu mencari buku agenda baru ketika data sudah penuh.
FAQ
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang penggunaan agenda surat masuk dan keluar:
1. Apakah saya bisa mengakses agenda surat masuk dan keluar secara online?
Ya, Anda bisa mengakses agenda surat masuk dan keluar secara online dengan menggunakan Aplikasi surat masuk dan keluar cloud-based. Dengan adanya aplikasi cloud-based, Anda bisa mengakses data dari mana saja dan kapan saja dengan koneksi internet.
2. Apakah agenda surat masuk dan keluar hanya bisa digunakan di tempat kerja?
Agenda surat masuk dan keluar tidak hanya bisa digunakan di tempat kerja, namun juga dapat digunakan di rumah pribadi atau organisasi. Agenda surat masuk dan keluar membantu Anda dalam mengarsipkan surat masuk dan keluar dengan rapi dan mudah untuk diakses kembali.
Demikianlah pembahasan mengenai beberapa contoh agenda surat masuk dan keluar yang dapat digunakan di tempat kerja. Anda dapat memilih contoh yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan mulai mengatur surat-surat Anda dengan lebih terorganisir dan mudah diakses. Jangan lupa untuk mempertimbangkan penggunaan sistem surat masuk dan keluar dalam melakukan aktivitas sehari-hari Anda.
