Cara Membuat Absensi Macro Excel 2013

Absensi atau pencatatan kehadiran karyawan merupakan salah satu hal yang penting bagi perusahaan. Absensi yang dilakukan dengan cara manual seringkali menimbulkan berbagai kendala, seperti kesalahan dalam penghitungan jam kerja, ketidaktepatan dalam memasukkan data, serta butuh waktu yang lebih lama untuk melakukan pengolahan data. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi absensi otomatis di Excel dapat membantu mengatasi kendala-kendala tersebut.

Cara Membuat Aplikasi Absensi Otomatis di Excel

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat aplikasi absensi otomatis menggunakan Microsoft Excel:

1. Buat Data Karyawan

Pertama-tama, buatlah data karyawan yang akan diabsenkan pada sebuah tabel di Excel. Data karyawan yang perlu dicantumkan antara lain nama, nomor induk karyawan, dan jabatan. Pastikan urutan data karyawan sudah benar dan terurut dengan baik.

2. Buat Tabel Absensi

Setelah membuat data karyawan, buatlah tabel absensi dengan kolom-kolom sebagai berikut:

• Nomor Induk
• Nama Karyawan
• Jam Masuk
• Jam Keluar
• Keterangan (Hadir, Sakit, Cuti, Alpha)

Untuk mengisi kolom Jam Masuk dan Jam Keluar dengan cara otomatis, gunakan rumus =NOW() pada kolom Jam Masuk dan rumus =IF(D5=”Hadir”,NOW(),”-“) pada kolom Jam Keluar (D5 merupakan kolom Keterangan). Rumus tersebut akan mengisi jam pada kolom Jam Masuk dan Jam Keluar secara otomatis sesuai dengan saat data itu diinputkan.

Buat Tombol Pengisian Absensi

Setelah membuat tabel absensi, maka pembuatan tombol pengisian absensi yang dinamakan “Absen” adalah langkah selanjutnya. Berikut cara membuatnya:

1. Pilih Developer > Insert > Button
2. Sisipkan nama tombol, misal “Absen”
3. Pilih tombol tadi dan klik kanan > Assign Macro > New
4. Buatlah sebuah VBA yang memiliki codingan di bawah ini :

Sub Absen()
    Dim i As Integer
    Dim lastrow As Integer
    For i = 5 To 100
        If Cells(i, 2) = "" Then
            lastrow = i - 1
            Exit For
        End If
    Next i
    Dim NIK As String
    Dim Nama As String
    Dim cell As Range
    NIK = InputBox("Masukkan Nomor Induk Karyawan")
    Nama = InputBox("Masukkan Nama Karyawan")
    For Each cell In Range("B5:B" & lastrow)
        If cell.Value = NIK Then
            Range("C" & cell.Row).Value = Now()
            Range("D" & cell.Row).Value = "Hadir"
            Exit For
        End If
    Next cell
    Range("B" & lastrow + 1).Value = NIK
    Range("C" & lastrow + 1).Value = Now()
    Range("D" & lastrow + 1).Value = "Hadir"
End Sub

Codingan di atas berfungsi untuk mengisi data absensi karyawan pada tabel absensi. Saat tombol Absen diklik, program akan menanyakan nomor induk karyawan dan nama karyawan, kemudian mengisi kolom-kolom pada baris yang kosong dengan data absensi karyawan.

Buat Tombol Rekap Absensi

Tombol Rekap Absensi digunakan untuk menyatukan data absensi yang tersebar di seluruh halaman ke dalam sebuah halaman.

1. Pilih Developer > Insert > Button
2. Sisipkan nama tombol, misal “Rekap Absensi”
3. Pilih tombol tadi dan klik kanan > Assign Macro > New
4. Buatlah sebuah VBA yang memiliki codingan di bawah ini :

Sub RekapAbsensi()
    Dim LastRow As Integer
    Dim AbsensiData As Worksheet
    Dim RekapData As Worksheet
    Dim AbsensiRow As Integer
    Set AbsensiData = Worksheets("Data Absensi")
    Set RekapData = Worksheets("Rekap Data Absensi")
    AbsensiRow = 6
    LastRow = AbsensiData.Cells.SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Row
    For i = 6 To LastRow
        If AbsensiData.Range("B" & i) <> "" Then
            NIK = AbsensiData.Range("B" & i).Value
            Nama = AbsensiData.Range("C" & i).Value
            JamMasuk = AbsensiData.Range("D" & i).Value
            JamKeluar = AbsensiData.Range("E" & i).Value
            Keterangan = AbsensiData.Range("F" & i).Value
    
            RekapData.Cells(AbsensiRow, 1) = NIK
            RekapData.Cells(AbsensiRow, 2) = Nama
            RekapData.Cells(AbsensiRow, 3) = JamMasuk
            RekapData.Cells(AbsensiRow, 4) = JamKeluar
            RekapData.Cells(AbsensiRow, 5) = Keterangan
    
            AbsensiRow = AbsensiRow + 1
        End If
    Next i
End Sub

Codingan tersebut akan menyalin seluruh data absensi karyawan yang terdapat pada tabel absensi di tiap halaman ke dalam satu halaman khusus (misalnya, “Rekap Data Absensi”).

FAQ Aplikasi Absensi Otomatis pada Excel

1. Apa saja keuntungan menggunakan aplikasi absensi otomatis di Excel?

Aplikasi absensi otomatis pada Excel memiliki banyak keuntungan antara lain:

• Mempercepat proses pengolahan absensi karyawan
• Mengurangi risiko kesalahan dalam penghitungan jam kerja
• Memudahkan supervisor dan HR dalam memonitor kehadiran karyawan

2. Apakah aplikasi absensi otomatis di Excel dapat digunakan pada setiap perusahaan?

Ya, aplikasi absensi otomatis di Excel dapat digunakan pada setiap perusahaan, asalkan setiap karyawan telah memiliki nomor induk karyawan yang unik serta jabatan yang jelas.

Galeri Gambar

1. Tutorial Membuat Aplikasi Absensi Otomatis di Ms Excel

2. Cara Simple Menciptakan Macro Excel

3. Cara Membuat Absensi di Excel

4. Cara Membuat Form Absensi Di Microsoft Excel

5. Cara Membuat Absensi Otomatis dengan Excel 2007