Terbiasa membuat absen harian kerja tentunya menjadi hal yang penting bagi setiap perusahaan. Absensi harian kerja digunakan sebagai suatu dokumen yang merekam kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dalam perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat absen harian kerja secara manual dan menggunakan Excel.
Cara Membuat Absen Harian Kerja Manual
Langkah-langkah untuk membuat absen harian kerja manual adalah sebagai berikut:
- Buat tabel kosong dengan kolom-kolom untuk nama karyawan, tanggal dan tanda tangan. Kolom juga dapat ditambahkan untuk alasan ketidakhadiran seperti sakit, cuti, dan sebagainya.
- Cetak tabel tersebut sehingga tersedia untuk diisi setiap hari kerja.
- Minta karyawan untuk menandatangani tabel setiap hari yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut sudah masuk kerja pada tanggal tersebut. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa semua alasan ketidakhadiran dicantumkan dengan benar.
- Simpan catatan tersebut dengan rapi agar mudah didapatkan saat membutuhkannya.
Mendapatkan catatan absen harian kerja secara manual memang cukup mudah dan sederhana. Namun, terkadang membuat absen harian secara manual menjadi kurang efektif jika jumlah karyawan terlalu banyak.
Cara Membuat Absen Harian Kerja dengan Excel
Membuat absen harian kerja menggunakan Excel bisa menjadi alternatif yang lebih efektif, apalagi jika jumlah karyawan yang harus dicatat hadir atau tidaknya banyak. Berikut adalah cara untuk membuat absen menggunakan Excel:
- Buka lembar kerja Excel baru dan buat judul tabel “Absen Harian Kerja”.
- Tambahkan kolom seperti tanggal, nama karyawan, jam masuk, jam keluar, alasan, dan status.
- Pilih sel kosong di bawah Nama Karyawan dan masukkan nama karyawan. Salin nama karyawan tersebut ke sel-sel di bawahnya agar tidak perlu mengetik kembali nama karyawan.
- Masukkan formula tanggal pada kolom Tanggal agar tanggal otomatis terisi saat Anda menyalin formula ke sel-sel di bawahnya. Contoh formula yang bisa digunakan adalah “=TODAY()”.
- Masukkan formula jam masuk pada kolom Jam Masuk dan formula jam keluar pada kolom Jam Keluar. Kedua kolom tersebut harus diformat apa bila digunakan sebagai waktu. Untuk mengisi sel kosong secara otomatis, gunakan formula “=IF(ISBLANK(cell1),””,cell2)”. Formula ini akan mengambil nilai dari cell2 ke cell1 dan menjadi kosong bila cell2 kosong.
- Tambahkan kolom Alasan dan beri daftar turun dengan pilihan kemungkinan alasan ketidakhadiran seperti sakit, cuti, denda, dan sebagainya.
- Pada kolom Status, masukkan formula “=IF(ISBLANK(cell),”Masuk”,”Tidak Masuk”)”. Formula ini akan menandai karyawan sebagai hadir jika jam kerja masuk dan keluar telah ditetapkan.
- Simpan lembar kerja Excel ini sebagai dokumen absen harian kerja dan update setiap hari kerja.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa perbedaan menggunakan absen harian secara manual dan menggunakan Excel?
Jika jumlah karyawan yang harus dicatat hadir atau tidaknya sedikit, maka membuat absen harian secara manual bisa dilakukan. Namun, bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, membuat absen harian secara manual akan memakan banyak waktu dan tenaga. Itulah mengapa alternatif menggunakan Excel dapat menjadi lebih efektif. Selain itu, dengan membuat absen harian dengan Excel, maka perusahaan akan memiliki database yang rapi dan mudah diakses.
2. Apa manfaat dari membuat absen harian kerja?
Menerima absen harian kerja merupakan suatu hal yang lazim dilakukan pada setiap perusahaan. Absen harian kerja memiliki beberapa manfaat untuk perusahaan dianataranya:
- Meminimalkan penipuan jam kerja yang dilakukan oleh karyawan.
- Memudahkan manajemen dalam menghitung gaji karyawan atau pembayaran lembur.
- Memantau kinerja karyawan dan memastikan karyawan yang bekerja sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
- Menghilangkan kesenjangan dalam persyaratan tunjangan atau asuransi bagi karyawan.
Video Tutorial: Cara Membuat Daftar Absen untuk 1 Bulan di Excel
Video tutorial ini merupakan panduan lengkap cara membuat absen harian kerja menggunakan Excel. Tutorial ini akan membantu Anda dalam membuat absen harian kerja dengan mudah dan cepat.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, maka perusahaan dapat mengatur absen harian kerja secara teratur dan efisien. Perlu diingat bahwa absen harian kerja adalah suatu dokumen yang penting bagi perusahaan, sehingga pastikan untuk membuatnya dengan hati-hati dan menyalin data dengan benar.
