Cara Membuat Mail Merge dari Excel ke Word
Mail Merge atau Seret Surat adalah salah satu fitur yang sangat membantu dalam pembuatan dokumen seperti surat, label, dan amplop. Dari sederhana hingga kompleks, Mail Merge menggunakan data yang tersimpan dalam tabel Excel dan menggabungkannya ke dalam dokumen Word.
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menggunakan Mail Merge antara Excel dan Word untuk membuat surat atau dokumen lain. Terlebih lagi, kita akan melihat beberapa contoh dan tips untuk membuat Mail Merge secara efisien.
Apa itu Mail Merge?
Mail Merge atau Seret Surat adalah fitur yang memungkinkan kita untuk membuat dokumen atau surat gabungan dengan memasukkan data dari sebuah dokumen Excel ke dalam dokumen Word.
Dalam contoh sederhana, kita dapat menggunakan Mail Merge untuk membuat surat undangan. Jenis surat ini memiliki bagian konstan seperti nama penerima dan tanggal, sedangkan bagian isi surat terkadang berbeda-beda antara penerimanya.
Misalnya, surat undangan tersebut ditujukan untuk beberapa orang dengan jenis kegiatan yang sama namun terdapat beberapa variabel seperti waktu, tempat, atau bahkan jenis kegiatan yang sedikit berbeda.
Dalam kondisi seperti ini, Mail Merge menjadi sebuah alat yang sangat membantu untuk menghasilkan dokumen yang efektif dan efisien.
Bagaimana Cara Membuat Mail Merge?
Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat Mail Merge dengan lebih mudah. Pastikan Microsoft Word dan Microsoft Excel telah terpasang pada komputer anda.
Buka Microsoft Word dan pilih Mailings. Setelah itu, klik Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Pada langkah pertama, kita harus memilih dokumen yang akan dihasilkan. Misalnya, Anda dapat memilih Surat atau Amplop.
Pada langkah kedua, kita harus memilih sumber yang akan digunakan untuk mengambil data. Pilih New List untuk membuat daftar baru atau pilih Existing List untuk menggunakan daftar yang sudah tersimpan dalam Excel.
Jika Anda belum mempunyai data, buatlah sebuah tabel Excel dan isi dengan data yang diperlukan seperti nama, alamat surat, atau bahkan nomor peserta dalam acara tertentu. Kemudian simpan tabel tersebut dalam format Excel. Pastikan nama kolom teratur dengan baik, misalnya Kolom pertama adalah Nama, Kolom kedua adalah Alamat, Kolom ketiga adalah Kota, dan seterusnya.
Setelah sumber data telah dimasukkan, silahkan pilih perintah Next.
Pada halaman ketiga, silahkan tentukan hanya nama kolom yang akan ditampilkan pada surat nanti. Anda juga dapat memilih jenis salam dalam surat seperti masihkan, Hai, atau tidak menggunakan salam sama sekali. Pilih Next setelah menyelesaikan tugas ini.
Pada halaman keempat atau langkah terakhir, kita memasukkan teks atau pesan yang akan disertakan pada surat. Pilih Insert Merge Field untuk memasukkan kolom yang terdapat pada tabel Excel. Gunakan tombol Preview Results untuk melihat hasil yang dihasilkan.
Setelah membaca hasil cetak ulang dapat anda sesuaikan dengan desain yang anda inginkan, setelah selesai maka klik Finish to Print.
Untuk lebih memudahkan, langkah-langkah singkat dapat dilihat pada video tutorial berikut ini: https://www.youtube.com/watch?v=vlPgN5G0WeU
Apa Tips Membuat Mail Merge yang Efisien?
Berikut adalah beberapa tips yang dapat dilakukan untuk membuat Mail Merge yang lebih efisien:
– Pastikan nama kolom teratur dengan baik. Ini akan mempermudah proses pengisian data dan penggunaan Mail Merge pada langkah selanjutnya.
– Kelompokkan data yang serupa menjadi satu dalam tabel. Misalnya, semua alamat yang berada di Kota Jakarta dikelompokkan menjadi satu agar lebih mudah dibaca dan diproses oleh Mail Merge.
– Cek kembali data pada tabel Excel sebelum melakukan Mail Merge. Pastikan tidak ada kesalahan pengisian data seperti nama yang salah atau alamat yang belum lengkap.
– Jangan lupa untuk menambahkan salam penghormatan pada surat seperti Hai atau Masihkan agar lebih sopan dan dapat menjaga etika dalam pengiriman surat.
– Cobalah untuk menyesuaikan desain surat agar lebih menarik dan unik. Namun, pastikan desain tidak mengganggu isi pesan pada surat.
FAQ
Q: Apakah Mail Merge hanya dapat digunakan untuk membuat surat undangan?
A: Tidak. Mail Merge dapat digunakan untuk membuat dokumen seperti amplop, label, sertifikat, dan sebagainya.
Q: Apakah Mail Merge dapat digunakan untuk membuat surat elektronik?
A: Tidak. Mail Merge hanya dapat digunakan untuk membuat dokumen atau surat cetak. Untuk surat elektronik, Anda dapat menggunakan-fitur Email Merge pada Microsoft Outlook.
Demikianlah penjelasan mengenai cara membuat Mail Merge dari Excel ke Word beserta tips dan FAQ yang dapat membantu Anda dalam penggunaan Mail Merge secara efektif dan efisien. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda dalam mempermudah proses pembuatan dokumen dan surat.
