Microsoft Excel adalah salah satu program pengolah spreadsheet yang menjadi kebutuhan penting bagi pekerja kantoran. Dalam Excel, terdapat berbagai fitur yang membantu pengelolaan data menjadi lebih mudah dan efisien. Salah satu fitur yang sering digunakan oleh pengguna Excel adalah filter data. Pada artikel Pilar kali ini, akan dibahas tentang cara menggunakan filter data dalam Microsoft Excel.
1. Pengertian dan Fungsi Filter Data
Filter data adalah fitur pada Excel yang memungkinkan pengguna untuk menampilkan data tertentu dalam sebuah tabel atau daftar. Dengan filter data, pengguna dapat memilih data berdasarkan kriteria tertentu, seperti rentang angka, tanggal atau teks. Fitur ini membantu pengguna untuk menemukan data yang diinginkan tanpa perlu melihat semua data dalam tabel. Misalnya, jika kita memiliki sebuah tabel daftar karyawan dengan kolom Nama, Jabatan, Gaji, dan Tanggal Masuk, maka kita dapat menggunakan filter data untuk menampilkan hanya karyawan yang bergaji di atas Rp 5 juta atau hanya karyawan yang masuk pada tahun 2020.
Fungsi filter data sangat penting dalam pengelolaan data karena memungkinkan pengguna untuk menyaring dan menemukan data dengan cepat. Tanpa fitur filter data, pengguna mungkin perlu menggunakan cara manual untuk mencari data yang diinginkan, yang tentunya akan memakan waktu dan tidak efektif. Selain itu, filter data juga memudahkan pengguna untuk menganalisis data dalam sebuah tabel atau daftar karena hanya menampilkan data yang relevan dengan kriteria yang diberikan.
2. Cara Menggunakan Filter Data
Untuk memulai menggunakan filter data, pertama-tama kita perlu memiliki sebuah tabel atau daftar data. Berikut ini adalah contoh tabel sederhana karyawan.
| Nama | Jabatan | Gaji | Tanggal Masuk |
|---|---|---|---|
| Andi | Manajer | 8.000.000 | 01/05/2010 |
| Budi | Supervisor | 6.000.000 | 01/06/2012 |
| Cindy | Staff | 4.500.000 | 01/01/2014 |
| Dodi | Supervisor | 6.500.000 | 01/01/2018 |
| Eva | Staff | 4.000.000 | 01/08/2013 |
| Fani | Staff | 4.200.000 | 01/06/2015 |
Setelah memiliki sebuah tabel atau daftar data, langkah berikutnya adalah memilih kolom yang ingin difilter. Misalnya, jika kita ingin menampilkan hanya karyawan yang bergaji di atas Rp 5 juta, maka kita perlu memilih kolom Gaji dan menetapkan kriteria filte. Caranya adalah dengan mengklik tanda panah kecil di bagian atas kolom Gaji, kemudian memilih pilihan Number Filters kemudian GreaterThan.
Setelah itu, masukkan angka 5.000.000 pada kolom dialog. Excel akan secara otomatis menampilkan hanya baris yang memenuhi kriteria tersebut. Hasilnya akan menjadi seperti ini:
| Nama | Jabatan | Gaji | Tanggal Masuk |
|---|---|---|---|
| Andi | Manajer | 8.000.000 | 01/05/2010 |
| Budi | Supervisor | 6.000.000 | 01/06/2012 |
| Dodi | Supervisor | 6.500.000 | 01/01/2018 |
Selain menggunakan filter berdasarkan kriteria tertentu, kita juga dapat menggunakan fitur filter untuk menampilkan data yang unik atau menghapus filter yang telah diterapkan. Fitur ini sangat berguna ketika kita ingin mengetahui jumlah data unik dalam sebuah tabel atau menghapus filter yang tidak diperlukan.
3. Menggunakan Fungsi FILTER pada Excel
Selain menggunakan filter data yang disediakan oleh Excel, kita juga dapat menggunakan fungsi FILTER untuk menampilkan data tertentu dalam sebuah tabel atau daftar. Fungsi FILTER merupakan salah satu fungsi database di Excel yang memungkinkan pengguna untuk mengekstrak data dari sebuah tabel berdasarkan kriteria tertentu. Fungsi FILTER dapat digunakan dalam rumus Excel, sehingga memudahkan pengguna untuk menampilkan data yang diinginkan pada halaman lain atau lembar kerja baru.
Berikut ini adalah sintaks fungsi FILTER yang dapat digunakan dalam rumus Excel:
=FILTER(array, include, [if_empty])
array merupakan kisaran atau daftar data yang ingin difilter.
include merupakan array atau kondisi filter yang ingin digunakan.
[if_empty] merupakan nilai yang akan ditampilkan jika tidak ada data yang cocok. Argumen ini bersifat opsional.
Berikut ini adalah contoh rumus yang menggunakan fungsi FILTER untuk menampilkan daftar karyawan yang bergaji di atas Rp 5 juta:
=FILTER(A2:D7,D2:D7>5000000)
Pada rumus di atas, array A2:D7 merupakan daftar karyawan yang akan difilter. Sedangkan include D2:D7>5000000 merupakan kondisi filter yang akan digunakan, yaitu hanya menampilkan karyawan yang bergaji di atas Rp 5 juta. Hasilnya akan menjadi seperti ini:
| Nama | Jabatan | Gaji | Tanggal Masuk |
|---|---|---|---|
| Andi | Manajer | 8.000.000 | 01/05/2010 |
| Budi | Supervisor | 6.000.000 | 01/06/2012 |
| Dodi | Supervisor | 6.500.000 | 01/01/2018 |
Fungsi FILTER juga dapat digunakan untuk memfilter data dengan lebih kompleks, seperti penggabungan dari beberapa kriteria dan penggunaan operator logika. Misalnya, jika kita ingin menampilkan hanya karyawan yang bergaji di atas Rp 5 juta dan masuk pada tahun 2010 atau setelahnya, maka kita dapat menggunakan rumus berikut:
=FILTER(A2:D7,(D2:D7>5000000)*(YEAR(D2:D7)>=2010))
Pada rumus di atas, kita menggunakan operator “*” untuk menggabungkan dua kriteria, yaitu gaji di atas Rp 5 juta dan tahun masuk di 2010 atau setelahnya. Kita juga menggunakan fungsi YEAR untuk mengekstrak tahun dari kolom Tanggal Masuk. Hasilnya akan menjadi seperti ini:
| Nama | Jabatan | Gaji | Tanggal Masuk |
|---|---|---|---|
| Andi | Manajer | 8.000.000 | 01/05/2010 |
| Cindy | Staff | 4.500.000 | 01/01/2014 |
| Dodi | Supervisor | 6.500.000 | 01/01/2018 |
4. FAQ
1. Apa bedanya filter data dengan fungsi FILTER di Excel?
Filter data adalah fitur pada Excel yang memungkinkan pengguna untuk menampilkan data tertentu dalam sebuah tabel atau daftar berdasarkan kriteria tertentu. Sedangkan fungsi FILTER adalah salah satu fungsi database di Excel yang memungkinkan pengguna untuk mengekstrak data dari sebuah tabel berdasarkan kriteria tertentu. Perbedaan yang mencolok adalah fungsi FILTER bisa memfilter data dalam rumus Excel sehingga pengguna dapat menampilkan data yang diinginkan pada halaman lain atau lembar kerja baru.
2. Apa manfaat filter data dalam pengelolaan data di Excel?
Fitur filter data memudahkan pengguna dalam menemukan data yang diinginkan tanpa perlu melihat semua data dalam tabel yang lebih besar, serta membantu pengguna untuk menganalisis data dalam sebuah tabel atau daftar karena hanya menampilkan data yang relevan dengan kriteria yang diberikan. Filter data sangat membantu ketika pengguna ingin melakukan analisis data dengan cepat namun dengan cara yang efisien.
5. Video Tutorial: Cara Filtering Data di Excel
Berikut adalah video tutorial singkat yang menjelaskan cara menggunakan filter data di Excel.
